Eine Tanzvorstellung Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Tanzvorstellung müssen künstlerischer Ablauf, Technik und Publikumsorganisation gleichzeitig funktionieren. Beginne deshalb mit Termin, Ort und den bestätigten Tanzgruppen, bevor du Einladungen und Ticketverkauf startest. Sammle technische Anforderungen und Musikdateien frühzeitig, damit die Probe nicht zum ersten Funktionstest wird. Plane außerdem Garderobe, Sitzplätze, Catering und den Ladeweg so, dass sie am Veranstaltungstag nicht mit dem Bühnenaufbau kollidieren.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
2
Programm und Spielplan festlegen
2 Personen
3
Tanzgruppen und Choreografen bestätigen
2 Personen
4
Technische Anforderungen sammeln
2 Personen
5
Reservierungen für die Location vornehmen
6
Genehmigungen und Versicherungen prüfen
2 Personen
7
Einladungen gestalten
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Ticketverkauf öffnen
2 Personen
10
Anmeldungen bearbeiten
11
Ernährungswünsche erfassen
12
Werbung in sozialen Medien posten
13
Pressemitteilung versenden
14
Catering bestellen
2 Personen
15
Technische Probe planen
2 Personen
16
Musikdateien sammeln
2 Personen
17
Musikdateien prüfen
2 Personen
18
Ablaufplan ausarbeiten
2 Personen
19
Programm drucken
20
Namensschilder vorbereiten
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Materialien zusammenstellen
3 Personen
23
Dekoration vorsortieren
2 Personen
24
Location öffnen
2 Personen
25
Lade- und Entladezone freimachen
2 Personen
26
Materialien ausladen
4 Personen
27
Bühnenboden prüfen
2 Personen
28
Tanzfläche reinigen
2 Personen
29
Publikumssitze aufstellen
4 Personen
30
Tische am Eingang aufstellen
2 Personen
31
Garderobe einrichten
2 Personen
32
Dekoration aufhängen
3 Personen
33
Eingang und Beschilderung anbringen
2 Personen
34
Lichttechnik aufbauen
3 Personen
35
Tontechnik anschließen
3 Personen
36
Mikrofone testen
2 Personen
37
Musik und Cues testen
2 Personen
38
Catering bereitstellen
3 Personen
39
Getränke kalt stellen
2 Personen
40
Snacks vorbereiten
3 Personen
41
Programme und Namensschilder bereitlegen
2 Personen
42
Backstage einrichten
3 Personen
43
Umkleidekabinen vorbereiten
2 Personen

Event

44
Tänzer empfangen
3 Personen
45
Tänzer registrieren
2 Personen
46
Technisches Briefing geben
3 Personen
47
Türen öffnen
2 Personen
48
Tickets kontrollieren
3 Personen
49
Besucher begrüßen
3 Personen
50
Programme ausgeben
2 Personen
51
Garderobe besetzen
2 Personen
52
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
53
Snacks servieren
2 Personen
54
Getränke nachfüllen
2 Personen
55
Publikum in den Saal begleiten
3 Personen
56
Erste Vorstellung begleiten
4 Personen
57
Pause organisieren
3 Personen
58
Zweite Vorstellung begleiten
4 Personen
59
Abendessen für Tänzer bereitstellen
3 Personen
60
Tänzer mit Essen versorgen
2 Personen
61
Abendvorstellung begleiten
4 Personen
62
Publikum zum Ausgang begleiten
3 Personen
63
Ausgabe an der Garderobe organisieren
2 Personen
64
Letzte Getränke servieren
2 Personen

Nachbereitung

65
Tonanlage ausschalten
2 Personen
66
Lichttechnik ausschalten
2 Personen
67
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
68
Abfall sammeln
3 Personen
69
Geschirr abwaschen
3 Personen
70
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
71
Dekoration entfernen
3 Personen
72
Location reinigen
4 Personen
73
Materialien einladen
4 Personen
74
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
75
Ausrüstung zurückbringen
2 Personen
76
Materialien zurückgeben
2 Personen
77
Unbenutzte Einkäufe verstauen
78
Fundgegenstände registrieren
79
Dankesnachricht versenden
80
Fotos und Dateien archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PublikumssitzeAnz. 180
KlappischeAnz. 12
BiertischeAnz. 4
UmkleidestühleAnz. 20
KleiderständerAnz. 6
GarderobentischeAnz. 2
GarderobenständerAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 8

Geschirr

Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 220
KaffeetassenAnz. 80
UntertassenAnz. 80
Dinner-TellerAnz. 80
DesserttellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierplattenAnz. 20
KaraffenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6
TeekannenAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
MusikabspielgeräteAnz. 2
Aktive LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
Gaffer TapeAnz. 6
ErsatzbatterienAnz. 24

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 8
LichtstativeAnz. 4
StimmungsbeleuchtungAnz. 12
Ersatz-LED-LampenAnz. 6

Dekoration

HintergrundtuchAnz. 2
Dekorative StoffeAnz. 8
BlumenarrangementsAnz. 10
TischdeckenAnz. 12
BühnenschilderAnz. 10
WegweiserAnz. 12
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
SeilAnz. 2
AbdeckbandAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
ServierlöffelAnz. 6
KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 4
ThermoskannenAnz. 8
InduktionsplattenAnz. 2
WasserkocherAnz. 3
KorkenzieherAnz. 3
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltedosenAnz. 12

Reinigung

BesenAnz. 3
StaubsaugerAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
MikrofasertücherAnz. 20
ReinigungshandschuheAnz. 8
AbfallcontainerAnz. 4
DesinfektionssprayAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

Einkäufe
FlaschenöffnerAnz. 4
WeinkühlerAnz. 4
GetränkespenderAnz. 4
TablettsAnz. 8
Kaffee schöpfenAnz. 4
BrotkörbeAnz. 10
EtagerenAnz. 6
GetränkekistenAnz. 12
KühlelementeAnz. 24
FutternäpfeAnz. 250
TablettbezügeAnz. 8

Papierkram

ProgrammhefteAnz. 220
TeilnehmerausweiseAnz. 80
TicketlistenAnz. 4
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 6
NamensaufkleberAnz. 100
AnmeldeformulareAnz. 100
AbläufeAnz. 15
KlebezettelAnz. 6

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
TaschenlampenAnz. 6
WarnwestenAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
FeuerlöscherAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 10

Backstage

SpiegelAnz. 6
KleiderbügelAnz. 100
KleiderhüllenAnz. 50
Make-up-SpiegelAnz. 6
Make-up-BeleuchtungAnz. 6
KlappkistenAnz. 20
HandtücherAnz. 30
Kleidungshüllen-EtikettenAnz. 100

Transport

TransportwagenAnz. 4
SpanngurteAnz. 12
SchutzdeckenAnz. 10

Tipps

Bestätige Datum, Ort, Tanzgruppen und Choreografen zuerst schriftlich. Lege danach Programm und Spielplan fest, damit Einladungen, Pressemitteilung und Werbung mit verlässlichen Angaben erscheinen.
Sammle die Musikdateien spätestens zwei Wochen vor der Vorstellung und prüfe jedes Format auf dem vorgesehenen Abspielgerät. Halte Laptop, Musikabspielgerät und Ersatzbatterien für den Technikbereich bereit.
Plane die technische Probe nicht nur als kurzen Soundcheck: Teste Mischpult, aktive Lautsprecher, Funkmikrofone, Mikrofonständer und LED-Spots vollständig. Markiere Verlängerungskabel mit Gaffer Tape und lege die Lichtstative vor Beginn des Aufbaus fest.
Öffne den Ticketverkauf erst, wenn Sitzplatzkapazität, Programm und Einlassablauf geklärt sind. Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche fortlaufend, statt sie erst in der letzten Woche zusammenzusuchen.
Lege für den Veranstaltungstag feste Zeitfenster für Öffnung, Entladen, Aufbau, technische Probe und Einlass fest. Stelle Publikumssitze, Umkleidestühle, Kleiderständer sowie Garderoben- und Abfallbehälter getrennt vom Bühnenweg auf.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Tanzvorstellung organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Termin, Ort und der Bestätigung der Tanzgruppen. Technik, Genehmigungen, Versicherungen und Catering sollten spätestens 4 Wochen vor dem Termin geklärt sein.
Wann sollte der Ticketverkauf für eine Tanzvorstellung starten?: Öffne den Ticketverkauf, sobald Sitzplatzanzahl, Programm und Einlassregeln feststehen – meist 4 bis 6 Wochen vor der Vorstellung. So bleibt genügend Zeit, Anmeldungen und Ernährungswünsche zu bearbeiten.
Wie lange vor der Tanzvorstellung sollte die technische Probe stattfinden?: Plane die vollständige technische Probe am Veranstaltungstag mindestens 3 Stunden vor dem Einlass. Musik, Mikrofone, Lautsprecher, Mischpult und Licht sollten dabei mit dem tatsächlichen Ablauf getestet werden.
Wie viele Sitzplätze braucht man für eine Tanzvorstellung?: Richte die Zahl der Publikumssitze nach der zulässigen Kapazität der Location und der erwarteten Besucherzahl. Kläre diese Zahl spätestens vor dem Ticketverkauf und halte zusätzliche Klappstühle nur bereit, wenn die Location das erlaubt.

Starte diesen Plan in Lizzt

Jede Aufgabe und jeder Artikel von dieser Seite, fertig in deinem eigenen Event. Lade Leute ein, verteilt die Arbeit und seht, wer was erledigt hat.