Cómo organizar un espectáculo de danza sin perder el control

Un espectáculo de danza se organiza desde la producción, no desde la decoración. Empieza cerrando fecha, ubicación, grupos y programa; después confirma permisos, necesidades técnicas y venta de entradas. La música, el sonido y el ensayo técnico necesitan más margen del que suele calcularse. Este plan también contempla acreditaciones, catering, vestuario, público y la preparación del espacio para que el día de la función el equipo pueda centrarse en el escenario.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Definir el programa y la lista de reproducción
2 personas
3
Confirmar grupos de baile y coreógrafos
2 personas
4
Recopilar necesidades técnicas
2 personas
5
Hacer reservas para la ubicación
6
Comprobar permisos y seguros
2 personas
7
Diseñar invitaciones
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Abrir la venta de entradas
2 personas
10
Gestionar inscripciones
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Publicar promoción en redes sociales
13
Enviar nota de prensa
14
Pedir el catering
2 personas
15
Planificar el ensayo técnico
2 personas
16
Reunir archivos de música
2 personas
17
Comprobar los archivos de música
2 personas
18
Desarrollar el programa
2 personas
19
Imprimir el programa
20
Preparar acreditaciones
21
Hacer la compra
2 personas
22
Reunir los materiales
3 personas
23
Preclasificar la decoración
2 personas
24
Abrir la ubicación
2 personas
25
Despejar la zona de carga y descarga
2 personas
26
Descargar el material
4 personas
27
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
28
Limpiar la pista de baile
2 personas
29
Colocar las sillas para el público
4 personas
30
Colocar mesas en la entrada
2 personas
31
Montar el guardarropa
2 personas
32
Colgar la decoración
3 personas
33
Colocar la entrada y la señalización
2 personas
34
Montar la iluminación
3 personas
35
Conectar el equipo de sonido
3 personas
36
Probar los micrófonos
2 personas
37
Probar la música y las señales
2 personas
38
Preparar la restauración
3 personas
39
Enfriar las bebidas
2 personas
40
Preparar aperitivos
3 personas
41
Preparar programas y acreditaciones
2 personas
42
Montar backstage
3 personas
43
Preparar los vestuarios
2 personas

Evento

44
Recibir a los bailarines
3 personas
45
Registrar a los bailarines
2 personas
46
Dar la reunión técnica
3 personas
47
Abrir las puertas
2 personas
48
Comprobar las entradas
3 personas
49
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
50
Repartir programas
2 personas
51
Atender el guardarropa
2 personas
52
Servir café y té
2 personas
53
Servir aperitivos
2 personas
54
Rellenar las bebidas
2 personas
55
Guiar al público al recinto
3 personas
56
Guiar la primera función
4 personas
57
Organizar la pausa
3 personas
58
Coordinar la segunda función
4 personas
59
Preparar la cena para los bailarines
3 personas
60
Proporcionar comida a los bailarines
2 personas
61
Coordinar la función de la noche
4 personas
62
Guiar al público hacia la salida
3 personas
63
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
64
Servir las últimas bebidas
2 personas

Seguimiento

65
Apagar el equipo de sonido
2 personas
66
Apagar la iluminación
2 personas
67
Empaquetar la comida de catering sobrante
2 personas
68
Recoger la basura
3 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Recoger mesas y sillas
4 personas
71
Retirar la decoración
3 personas
72
Limpiar el lugar
4 personas
73
Cargar los materiales
4 personas
74
Cerrar el recinto
2 personas
75
Devolver el equipo
2 personas
76
Devolver los materiales
2 personas
77
Guardar los víveres no utilizados
78
Registrar objetos perdidos
79
Enviar mensaje de agradecimiento
80
Archivar fotos y archivos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Asientos para el públicocant. 180
Mesas plegablescant. 12
Mesas de cervezacant. 4
Sillas del vestuariocant. 20
Percheroscant. 6
Mesas para guardarropacant. 2
Percheroscant. 4
Papeleracant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 220
Tazas de cafécant. 80
Platilloscant. 80
Platos de cenacant. 80
Platos de postrecant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas para servircant. 20
Jarrascant. 12
Jarras de cafécant. 6
Teterascant. 4

Equipo

Portátilescant. 2
Dispositivos de reproducción de músicacant. 2
Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 3
Soportes para micrófonocant. 3
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Cinta gaffercant. 6
Baterías de repuestocant. 24

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 12
Lámparas LED de repuestocant. 6

Decoración

Lona de fondocant. 2
Paños decorativoscant. 8
Arreglos floralescant. 10
Mantelescant. 12
Carteles para el escenariocant. 10
Carteles de flechascant. 12
Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Cuerdacant. 2
Cinta de pintorcant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cucharonescant. 6
Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 4
Termoscant. 8
Placas de induccióncant. 2
Teterascant. 3
Sacacorchoscant. 3
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 12

Limpieza

Escobacant. 3
Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de microfibracant. 20
Guantes de limpiezacant. 8
Contenedores de basuracant. 4
Spray desinfectantecant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Compras
Abrebotellascant. 4
Enfriadores de vinocant. 4
Dispensadores de bebidascant. 4
Bandejascant. 8
Sacar cafécant. 4
Cestas de pancant. 10
Etagèrescant. 6
Cajas de bebidascant. 12
Acumuladores de fríocant. 24
Recipientes para comidacant. 250
Fundas para bandejascant. 8

Papeleo

Folletos del programacant. 220
Credenciales de participantescant. 80
Listas de ticketscant. 4
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 6
Pegatinas con nombrecant. 100
Formularios de inscripcióncant. 100
Guionescant. 15
Notas adhesivascant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Linternascant. 6
Chalecos fluorescentescant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12
Extintorescant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 10

Backstage

Espejoscant. 6
Perchascant. 100
Fundas para ropacant. 50
Espejos de maquillajecant. 6
Iluminación de maquillajecant. 6
Cajas plegablescant. 20
Toallascant. 30
Etiquetas para fundas de ropacant. 100

Transporte

Carros de transportecant. 4
Correas de amarrecant. 12
Mantas de proteccióncant. 10

Consejos

Cierra la fecha y la ubicación antes de anunciar nada. Reserva al menos 8 semanas para confirmar grupos, coreógrafos, permisos, seguros y condiciones de carga y descarga.
Pide a cada grupo sus necesidades técnicas por escrito y reúne los archivos de música en una carpeta única. Comprueba cada archivo al menos 7 días antes y lleva una copia de seguridad en otro dispositivo.
Programa un ensayo técnico separado del ensayo artístico. Reserva entre 2 y 3 horas para probar música, mesa de mezclas, altavoces, micrófonos, focos LED y posiciones de entrada y salida.
Abre la venta de entradas cuando el programa básico esté confirmado y controla las inscripciones semanalmente. Recoge las preferencias dietéticas antes de pedir el catering, idealmente con 10 días de margen.
Prepara el espacio por zonas antes de abrirlo: público, vestuario, guardarropa, catering y carga. Deja listas las acreditaciones, el programa impreso, los cables, las regletas, la cinta gaffer y las baterías de repuesto como mínimo 2 horas antes de recibir al público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de danza?: Calcula entre 8 y 12 semanas para un espectáculo con varios grupos. Ese plazo permite reservar la ubicación, revisar permisos y seguros, cerrar el programa, vender entradas y organizar un ensayo técnico sin trabajar a última hora.
¿Cuándo hay que hacer el ensayo técnico de un espectáculo de danza?: Hazlo entre 3 y 7 días antes si el montaje es complejo, o el mismo día con un bloque mínimo de 2 a 3 horas. Prueba todos los archivos de música, micrófonos, altavoces, iluminación y cambios de escena con las personas responsables.
¿Cuándo se debe pedir el catering para un espectáculo de danza?: Pide el catering entre 7 y 10 días antes, cuando ya tengas una cifra razonable de participantes y asistentes. Recoge las preferencias dietéticas antes de confirmar el pedido y separa las raciones del público de las del elenco y el equipo.
¿Qué se suele olvidar en un espectáculo de danza?: Lo que más se retrasa son los permisos, las copias de los archivos de música y la zona de carga y descarga. Compruébalos al menos 7 días antes y deja preparada la carga, el material técnico y las acreditaciones 2 horas antes de abrir las puertas.

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