Organiser un spectacle de danse sans perdre le fil

Un spectacle de danse se prépare dans un ordre précis : d’abord la date et le lieu, puis les groupes, le programme et les inscriptions. Ensuite, il faut verrouiller les fichiers musicaux, les besoins alimentaires et les informations envoyées au public. Les dernières heures servent surtout à contrôler la scène, les sanitaires, l’accueil et les branchements. Ce plan vous aide à répartir les 73 tâches et à vérifier les 51 éléments nécessaires sans attendre le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Définir le programme et le planning
2 personnes
3
Recenser les groupes de danse et les prestations
2 personnes
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer les réservations
10
Envoyer les informations au public
11
Rassembler les fichiers musicaux
2 personnes
12
Vérifier les fichiers musicaux
2 personnes
13
Rédiger les textes de présentation
14
Imprimer l’ordre de passage
15
Imprimer la répartition des équipes
16
Vérifier la liste des courses
2 personnes
17
Faire les courses
2 personnes
18
Préparer la restauration longue conservation
2 personnes
19
Refroidir les boissons
2 personnes
20
Récupérer les clés du lieu
21
Vérifier le lieu et les sanitaires
2 personnes
22
Vérifier le plancher de la scène
2 personnes
23
Libérer l’espace du public
3 personnes
24
Installer les chaises
4 personnes
25
Installer des tables d'accueil
2 personnes
26
Aménager le vestiaire
2 personnes
27
Installer l'entrée et la signalisation
2 personnes
28
Installer la décoration
3 personnes
29
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
30
Brancher les enceintes et le micro
2 personnes
31
Préparer la musique pour chaque performance
2 personnes
32
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
33
Aménager les vestiaires
2 personnes
34
Passer en revue le programme avec les groupes de danse
3 personnes
35
Effectuer le déroulé technique
3 personnes

Événement

36
Accueillir les artistes
2 personnes
37
Accueillir les visiteurs
4 personnes
38
Distribuer le programme
2 personnes
39
Gérer le vestiaire
2 personnes
40
Enregistrer les entrées et les dons
2 personnes
41
Annoncer l'ouverture
42
Animer le premier bloc de danse
3 personnes
43
Annoncer la pause
44
Servir le service de pause
4 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Animer le deuxième bloc de danse
3 personnes
47
Accompagner les artistes
2 personnes
48
Répondre aux questions du public
49
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
50
Préparer le programme de la soirée
3 personnes
51
Servir le buffet du soir
5 personnes
52
Réapprovisionner les boissons du soir
2 personnes
53
Encadrer le troisième bloc de danse
3 personnes
54
Animer les interactions avec le public
2 personnes
55
Annoncer la finale
56
Encadrer la finale
3 personnes
57
Prononcer le discours de remerciement
58
Servir les dernières boissons
3 personnes
59
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

60
Vider le vestiaire
2 personnes
61
Emballer les restes
2 personnes
62
Rassembler la vaisselle
3 personnes
63
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
64
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
65
Retirer la décoration
3 personnes
66
Éteindre l’équipement
2 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Rendre les articles empruntés
2 personnes
70
Rassembler les objets perdus
71
Stocker en toute sécurité le matériel photo et vidéo
72
Envoyer un message de remerciement
73
Gérer les recettes des dons
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 160
Tables pliantesqté 12
Tabourets de barqté 6
Portantsqté 3
Cintresqté 180
Tables de logeqté 4
Chaises des vestiairesqté 16

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Ordinateur portable
Ordinateur portable de secours
Clés USBqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Ruban gafferqté 4

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Éclairage d’ambianceqté 4
Pilesqté 24

Décoration

Bâche de fondqté 2
Arches de ballonsqté 2
Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux de directionqté 10
Cadres du programmeqté 4
Badges nominatifsqté 40

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à gâteauqté 180
Couvertsqté 180
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 20
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 8
Tire-bouchonsqté 3
Poubellesqté 8

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Commencez par confirmer la date et le lieu, puis construisez le programme autour des groupes et des prestations réellement disponibles. Gardez une version datée de l’ordre de passage pour éviter les changements contradictoires.
Ouvrez les inscriptions dès que le programme est assez stable et fixez une date de clôture au moins 7 jours avant le spectacle. Vous aurez ainsi le temps de traiter les réponses et de recueillir les besoins alimentaires.
Rassemblez les fichiers musicaux plusieurs jours à l’avance et testez chaque piste sur l’ordinateur prévu pour la régie. Conservez une copie sur clé USB et prévoyez un ordinateur portable de secours : un fichier illisible découvert avant l’ouverture coûte beaucoup moins cher qu’une pause imprévue.
Réservez un créneau d’au moins 2 heures avant l’accueil pour vérifier le plancher de scène, libérer l’espace du public, installer les chaises et monter les tables d’accueil. Testez aussi les microphones, la table de mixage, les rallonges et les multiprises avant l’arrivée des danseurs.
Préparez les loges avec les portants, cintres, tables et chaises avant de décorer la salle. Refroidissez les boissons suffisamment tôt et placez les panneaux de direction à l’entrée, aux sanitaires et vers les vestiaires : ce sont des détails souvent repoussés jusqu’au moment où le public arrive.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un spectacle de danse ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date. Les premières étapes sont la confirmation du lieu, le recensement des groupes et la construction du programme ; les inscriptions et invitations viennent ensuite.
Quand envoyer les invitations pour un spectacle de danse ?: Envoyez-les environ 4 à 6 semaines avant le spectacle, avec une date limite d’inscription fixée au moins 7 jours avant l’événement. Cela laisse le temps de traiter les inscriptions et d’envoyer les informations pratiques au public.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au minimum 2 heures avant l’ouverture des portes pour les chaises, les tables d’accueil, les loges et les contrôles techniques. Ajoutez 30 minutes si la scène, l’éclairage ou la sonorisation doivent être installés sur place.
Quand vérifier les musiques et l’ordre de passage ?: Faites une première vérification des fichiers musicaux 3 à 5 jours avant, puis un dernier test le jour même. Imprimez l’ordre de passage et la répartition des équipes avant l’accueil, avec une copie de secours conservée en régie.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.