Eine Tanzvorstellung organisieren – von der Planung bis zum Applaus
Bei einer Tanzvorstellung hängen Programm, Technik und Publikumsablauf eng zusammen. Lege zuerst Ort, Datum und die Reihenfolge der Auftritte fest, bevor du Einladungen und Anmeldungen öffnest. Danach sammelst du Musikdateien, Präsentationstexte und Crew-Aufgaben und prüfst alles vor dem Veranstaltungstag. Plane außerdem genug Zeit für Umkleiden, Bühnenboden, Sitzplätze und den Empfang ein – diese Punkte werden bei Tanzveranstaltungen besonders häufig zu spät bedacht.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Programm und Zeitplan festlegen
2 Personen
- 3
Tanzgruppen und Auftritte festhalten
2 Personen
- 4
Einladungen erstellen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldeformular öffnen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Reservierungen bestätigen
- 10
Publikumsinformationen versenden
- 11
Musikdateien sammeln
2 Personen
- 12
Musikdateien prüfen
2 Personen
- 13
Präsentationstexte schreiben
- 14
Auftrittsreihenfolge ausdrucken
- 15
Crew-Einteilung drucken
- 16
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Lagerfähiges Catering bereitstellen
2 Personen
- 19
Getränke kühlen
2 Personen
- 20
Standortschlüssel abholen
- 21
Ort und Sanitärraum kontrollieren
2 Personen
- 22
Bühnenboden prüfen
2 Personen
- 23
Publikumsbereich freiräumen
3 Personen
- 24
Stühle aufstellen
4 Personen
- 25
Tische für den Empfang aufstellen
2 Personen
- 26
Garderobe einrichten
2 Personen
- 27
Eingang und Beschilderung anbringen
2 Personen
- 28
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 29
Licht und Strom kontrollieren
2 Personen
- 30
Lautsprecher und Mikrofon anschließen
2 Personen
- 31
Musik pro Auftritt bereitstellen
2 Personen
- 32
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 33
Umkleidekabinen einrichten
2 Personen
- 34
Programm mit Tanzgruppen durchgehen
3 Personen
- 35
Technik-Durchlauf durchführen
3 Personen
Event
- 36
Künstler empfangen
2 Personen
- 37
Besucher empfangen
4 Personen
- 38
Programm verteilen
2 Personen
- 39
Garderobe verwalten
2 Personen
- 40
Eintritte und Spenden erfassen
2 Personen
- 41
Eröffnung ankündigen
- 42
Erste Tanzgruppe begleiten
3 Personen
- 43
Pause ankündigen
- 44
Pausencatering servieren
4 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 46
Zweiten Tanzblock begleiten
3 Personen
- 47
Künstler betreuen
2 Personen
- 48
Publikumsfragen entgegennehmen
- 49
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen
- 50
Abendprogramm bereitstellen
3 Personen
- 51
Abendbuffet servieren
5 Personen
- 52
Abendgetränke auffüllen
2 Personen
- 53
Dritten Tanzblock begleiten
3 Personen
- 54
Publikumsinteraktion begleiten
2 Personen
- 55
Finale ankündigen
- 56
Finale betreuen
3 Personen
- 57
Dankeswort sprechen
- 58
Letzte Getränke servieren
3 Personen
- 59
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 60
Garderobe leeren
2 Personen
- 61
Übrig gebliebenes Essen verpacken
2 Personen
- 62
Geschirr sammeln
3 Personen
- 63
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
- 64
Stühle und Tische wegräumen
4 Personen
- 65
Dekoration entfernen
3 Personen
- 66
Geräte ausschalten
2 Personen
- 67
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 68
Location reinigen
4 Personen
- 69
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 70
Fundsachen sammeln
- 71
Foto- und Videomaterial sicher speichern
- 72
Dankesnachricht versenden
- 73
Spendenaufkommen erfassen
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- StühleAnz. 160
- KlappischeAnz. 12
- BarhockerAnz. 6
- GarderobenständerAnz. 3
- KleiderbügelAnz. 180
- UmkleidetischeAnz. 4
- UmkleidestühleAnz. 16
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- FunkmikrofoneAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- Laptop
- Ersatz-Laptop
- USB-SticksAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- Gaffer TapeAnz. 4
Beleuchtung
- LED-SpotsAnz. 6
- StimmungsbeleuchtungAnz. 4
- BatterienAnz. 24
Dekoration
- HintergrundtuchAnz. 2
- BallonbögenAnz. 2
- TischdeckenAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 8
- PfeiltafelnAnz. 10
- ProgrammrahmenAnz. 4
- NamensschilderAnz. 40
Geschirr
- Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 180
- WeingläserAnz. 80
- KaffeetassenAnz. 80
- Dinner-TellerAnz. 180
- KuchenplattenAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- ServierlöffelAnz. 12
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 6
- KühlboxenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 8
- SchälchenAnz. 20
- SchneidebretterAnz. 4
- KüchenmesserAnz. 4
- ZangenAnz. 8
- KorkenzieherAnz. 3
- AbfallbehälterAnz. 8
Reinigung
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- MikrofasertücherAnz. 12
- ToilettenbürstenAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Fixiere die Auftrittsreihenfolge spätestens zwei Wochen vorher. So können Präsentationstexte, Programmrahmen und ausgedruckte Ablaufpläne rechtzeitig erstellt werden.
- Fordere Musikdateien mit einer klaren Frist an und prüfe jede Datei mindestens 7 Tage vor der Vorstellung. Speichere sie zusätzlich auf einem zweiten Laptop und auf einem USB-Stick.
- Plane für den Aufbau mindestens 3 Stunden vor Einlass ein. In dieser Zeit lassen sich Lautsprecher, Mischpult, Funkmikrofone, LED-Spots und Verlängerungskabel testen, ohne dass Publikum oder Gruppen warten.
- Kontrolliere den Bühnenboden, den Publikumsbereich und die Sanitäranlagen am Veranstaltungstag vor dem Eintreffen der Tanzgruppen. Für Umkleiden werden außerdem Tische, Stühle, Kleiderbügel und Garderobenständer schnell knapp.
- Kühle Getränke erst nach dem Technikcheck und stelle lagerfähiges Catering getrennt vom Bühnen- und Umkleidebereich bereit. Rechne beim Empfang pro angemeldeter Person mit einem Trinkglas und halte einige Namensschilder zusätzlich bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Tanzvorstellung planen?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Tanzgruppen und Programm. Einladungen und Anmeldungen können danach geöffnet werden; Musik und Präsentationstexte sollten spätestens 2 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wann muss die Musik für eine Tanzvorstellung abgegeben werden?
- Setze eine Abgabefrist von mindestens 3 Wochen vor der Vorstellung. Prüfe alle Dateien spätestens 7 Tage vorher auf Lautstärke, Format und Vollständigkeit und speichere eine Ersatzkopie auf USB-Stick oder Laptop.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Tanzvorstellung?
- Plane mindestens 3 Stunden für Aufbau und Technikprobe ein, bei mehreren Tanzgruppen besser 4 Stunden. Der Bühnenboden, die Lautsprecher, Mikrofone, Beleuchtung, Stühle und Umkleiden sollten vor dem Einlass vollständig geprüft sein.
- Wann sollte man die Auftrittsreihenfolge verschicken?
- Verschicke die verbindliche Reihenfolge spätestens 7 Tage vor der Veranstaltung. Drucke zusätzlich mehrere Exemplare für Crew, Moderation und Backstage aus, damit Änderungen am Veranstaltungstag nicht nur auf einem Handy stehen.
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