Zo organiseer je een dansvoorstelling
Begin met de vaste basis: bevestig de datum en locatie, leg de dansgroepen vast en maak een programma met tijden. Werk daarna de publiekskant uit met uitnodigingen, aanmeldingen en duidelijke informatie over aankomst en reserveringen. Regel techniek en muziek niet pas op de dag zelf: controleer bestanden, microfoons, speakers en de podiumvloer vooraf. Plan ten slotte een opbouwvolgorde voor ontvangst, kleedkamers, stoelen, catering en licht, zodat de voorstelling rustig kan starten.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
- 2
Programma en tijdschema vaststellen
2 personen
- 3
Dansgroepen en optredens vastleggen
2 personen
- 4
Uitnodigingen opstellen
2 personen
- 5
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Aanmeldformulier openen
- 7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 8
Dieetwensen verzamelen
- 9
Reserveringen bevestigen
- 10
Publieksinformatie versturen
- 11
Muziekbestanden verzamelen
2 personen
- 12
Muziekbestanden controleren
2 personen
- 13
Presentatieteksten schrijven
- 14
Optreedvolgorde afdrukken
- 15
Crewindeling afdrukken
- 16
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 17
Boodschappen doen
2 personen
- 18
Houdbare catering klaarzetten
2 personen
- 19
Dranken koelen
2 personen
- 20
Locatiesleutels ophalen
- 21
Locatie en sanitaire ruimte controleren
2 personen
- 22
Podiumvloer controleren
2 personen
- 23
Publieksruimte vrijmaken
3 personen
- 24
Stoelen opstellen
4 personen
- 25
Tafels voor ontvangst plaatsen
2 personen
- 26
Garderobe inrichten
2 personen
- 27
Entree en bewegwijzering plaatsen
2 personen
- 28
Decoratie ophangen
3 personen
- 29
Licht en stroom controleren
2 personen
- 30
Speakers en microfoon aansluiten
2 personen
- 31
Muziek per optreden klaarzetten
2 personen
- 32
Cateringbuffet inrichten
3 personen
- 33
Kleedkamers inrichten
2 personen
- 34
Programma met dansgroepen doornemen
3 personen
- 35
Doorloop van techniek uitvoeren
3 personen
Event
- 36
Artiesten ontvangen
2 personen
- 37
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 38
Programma uitdelen
2 personen
- 39
Garderobe beheren
2 personen
- 40
Entree en donaties registreren
2 personen
- 41
Opening aankondigen
- 42
Eerste dansblok begeleiden
3 personen
- 43
Pauze aankondigen
- 44
Pauzecatering serveren
4 personen
- 45
Dranken bijvullen
2 personen
- 46
Tweede dansblok begeleiden
3 personen
- 47
Artiesten begeleiden
2 personen
- 48
Publieksvragen opvangen
- 49
Bezoekers naar uitgang begeleiden
2 personen
- 50
Avondprogramma klaarzetten
3 personen
- 51
Avondbuffet serveren
5 personen
- 52
Avonddranken bijvullen
2 personen
- 53
Derde dansblok begeleiden
3 personen
- 54
Publieksinteractie begeleiden
2 personen
- 55
Finale aankondigen
- 56
Finale begeleiden
3 personen
- 57
Dankwoord uitspreken
- 58
Laatste dranken serveren
3 personen
- 59
Bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 60
Garderobe leegmaken
2 personen
- 61
Overgebleven eten verpakken
2 personen
- 62
Servies verzamelen
3 personen
- 63
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
- 64
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
- 65
Decoratie verwijderen
3 personen
- 66
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 67
Servies afwassen
3 personen
- 68
Locatie schoonmaken
4 personen
- 69
Geleende spullen retourneren
2 personen
- 70
Verloren voorwerpen verzamelen
- 71
Foto- en videomateriaal veilig opslaan
- 72
Bedankbericht versturen
- 73
Donatieopbrengst administreren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 160
- Klaptafelsaantal 12
- Barkrukkenaantal 6
- Garderoberekkenaantal 3
- Kledinghangersaantal 180
- Kleedkamertafelsaantal 4
- Kleedkamerstoelenaantal 16
Apparatuur
- Actieve speakersaantal 2
- Mengpaneel
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 2
- Laptop
- Reserve-laptop
- USB-sticksaantal 3
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 6
- Gaffer tapeaantal 4
Verlichting
- LED-spotsaantal 6
- Sfeerverlichtingaantal 4
- Batterijenaantal 24
Decoratie
- Achtergronddoekaantal 2
- Ballonnenbogenaantal 2
- Tafelkledenaantal 12
- Bloemstukkenaantal 8
- Pijlenbordenaantal 10
- Programmaframesaantal 4
- Naamkaartjesaantal 40
Servies
- Herbruikbare drinkglazenaantal 180
- Wijnglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 80
- Dinerbordenaantal 180
- Gebaksbordenaantal 180
- Besteksetsaantal 180
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Serveerbladenaantal 8
- Schaaltjesaantal 20
- Snijplankenaantal 4
- Keukenmessenaantal 4
- Tangenaantal 8
- Kurkentrekkersaantal 3
- Afvalbakkenaantal 8
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Microvezeldoekenaantal 12
- Toiletborstelsaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Maak het tijdschema pas definitief nadat alle dansgroepen hun optreedduur en opbouwtijd hebben bevestigd. Houd per optreden enkele minuten wisseltijd aan en druk de optreedvolgorde af voor de crew.
- Verzamel muziekbestanden uiterlijk 7 dagen vooraf en controleer elk bestand op de laptop waarop het wordt afgespeeld. Neem de bestanden ook mee op USB-sticks en houd een reserve-laptop klaar.
- Plan de publieksinrichting vóór de technische opbouw: maak de publieksruimte vrij, zet stoelen en ontvangsttafels neer en plaats pijlenborden bij entree, garderobe en sanitaire ruimte.
- Controleer de podiumvloer, actieve speakers, het mengpaneel en de draadloze microfoons vóórdat publiek binnenkomt. Leg verlengkabels en stekkerdozen vast met gaffer tape en houd reservebatterijen bij de hand.
- Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en bevestig reserveringen voordat je boodschappen doet. Zet houdbare catering klaar, koel dranken op tijd en gebruik aparte tafels voor ontvangst en catering zodat de entree niet blokkeert.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een dansvoorstelling organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en dansgroepen. Verstuur uitnodigingen zodra programma en reserveringsinformatie vaststaan, bij voorkeur 4 tot 6 weken voor de voorstelling.
- Wanneer moet je de muziek voor een dansvoorstelling aanleveren?
- Vraag alle muziekbestanden uiterlijk 7 dagen vooraf op. Controleer ze daarna op de afspeellaptop en test het geluid tijdens de technische voorbereiding, niet pas vlak voor het eerste optreden.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een dansvoorstelling op te bouwen?
- Reserveer minimaal 3 uur voor locatiecontrole, podiumvloer, licht, geluid, stoelen, ontvangst en kleedkamers. Plan daarnaast tijd voor een korte soundcheck en het klaarzetten van de optreedvolgorde.
- Wanneer verstuur je publieksinformatie voor een dansvoorstelling?
- Stuur de praktische informatie 5 tot 7 dagen vooraf. Vermeld daarin de aanvangstijd, locatie, reservering, entree, garderobe, sanitaire ruimte en eventuele wijzigingen in het programma.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!