Cómo organizar un espectáculo de danza sin contratiempos

Organizar un espectáculo de danza requiere coordinar actuaciones, público, música, vestuarios y equipo técnico en un orden muy concreto. Empieza cerrando la fecha y el recinto; después confirma los grupos, prepara el programa y abre las inscripciones. En las semanas siguientes tendrás que revisar archivos de música, preferencias dietéticas y reservas. El día del espectáculo, reserva tiempo para comprobar el suelo, montar el sonido, preparar los vestuarios y despejar la zona del público antes de recibir a nadie.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Establecer el programa y el horario
2 personas
3
Confirmar grupos de baile y actuaciones
2 personas
4
Redactar invitaciones
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Confirmar las reservas
10
Enviar información al público
11
Reunir archivos de música
2 personas
12
Comprobar los archivos de música
2 personas
13
Escribir los textos de presentación
14
Imprimir el orden de actuaciones
15
Imprimir la asignación del equipo
16
Comprobar la lista de la compra
2 personas
17
Hacer la compra
2 personas
18
Preparar catering no perecedero
2 personas
19
Enfriar bebidas
2 personas
20
Recoger las llaves del recinto
21
Comprobar el recinto y el aseo
2 personas
22
Comprobar el suelo del escenario
2 personas
23
Despejar la zona del público
3 personas
24
Colocar las sillas
4 personas
25
Colocar las mesas de recepción
2 personas
26
Montar el guardarropa
2 personas
27
Colocar la entrada y la señalización
2 personas
28
Colgar la decoración
3 personas
29
Comprobar la iluminación y la electricidad
2 personas
30
Conectar los altavoces y el micrófono
2 personas
31
Preparar la música para cada actuación
2 personas
32
Montar el buffet de catering
3 personas
33
Preparar los vestuarios
2 personas
34
Revisar el programa con los grupos de baile
3 personas
35
Realizar la revisión técnica
3 personas

Evento

36
Recibir a los artistas
2 personas
37
Recibir a los visitantes
4 personas
38
Repartir el programa
2 personas
39
Gestionar el guardarropa
2 personas
40
Registrar la entrada y las donaciones
2 personas
41
Anunciar la apertura
42
Coordinar el bloque de baile inicial
3 personas
43
Anunciar el descanso
44
Servir el catering del descanso
4 personas
45
Rellenar las bebidas
2 personas
46
Coordinar el segundo bloque de baile
3 personas
47
Acompañar a los artistas
2 personas
48
Atender preguntas del público
49
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
50
Preparar el programa de la noche
3 personas
51
Servir el buffet de la noche
5 personas
52
Reponer las bebidas de la tarde
2 personas
53
Guiar el tercer bloque de baile
3 personas
54
Guiar la interacción con el público
2 personas
55
Anunciar la final
56
Coordinar la final
3 personas
57
Dar las gracias
58
Servir las últimas bebidas
3 personas
59
Despedir a los visitantes
3 personas

Seguimiento

60
Vaciar el guardarropa
2 personas
61
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
62
Recoger la vajilla
3 personas
63
Clasificar y retirar residuos
3 personas
64
Retirar sillas y mesas
4 personas
65
Retirar la decoración
3 personas
66
Apagar el equipo
2 personas
67
Lavar la vajilla
3 personas
68
Limpiar el lugar
4 personas
69
Devolver los objetos prestados
2 personas
70
Recoger objetos perdidos
71
Guardar de forma segura el material fotográfico y de vídeo
72
Enviar mensaje de agradecimiento
73
Administrar los ingresos de donaciones
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 160
Mesas plegablescant. 12
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 3
Perchascant. 180
Mesas de vestuariocant. 4
Sillas del vestuariocant. 16

Equipo

Altavoces activoscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes de micrófonocant. 2
Portátil
Portátil de reserva
Memorias USBcant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 6
Cinta gaffercant. 4

Iluminación

Focos LEDcant. 6
Iluminación ambientalcant. 4
Bateríascant. 24

Decoración

Lona de fondocant. 2
Arcos de globoscant. 2
Mantelescant. 12
Arreglos floralescant. 8
Paneles de flechascant. 10
Marcos del programacant. 4
Tarjetas de nombrecant. 40

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Copas de vinocant. 80
Tazas de cafécant. 80
Platos de cenacant. 180
Platos para postrecant. 180
Cubiertoscant. 180
Cucharonescant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Cuencoscant. 20
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Pinzascant. 8
Sacacorchoscant. 3
Papeleracant. 8

Limpieza

Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Paños de microfibracant. 12
Escobillas de bañocant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra el programa antes de enviar las invitaciones. Incluye el orden de las actuaciones, la duración aproximada y la hora de llegada de cada grupo para evitar cambios de última hora.
Pide las inscripciones y las preferencias dietéticas con una fecha límite de al menos 7 días antes del espectáculo. Así puedes confirmar reservas y comprar comida y bebidas con cantidades reales.
Reúne los archivos de música en una sola carpeta y comprueba cada pista en el portátil principal. Lleva un portátil de reserva y memorias USB con una copia completa; depender de un único archivo el día del evento suele causar retrasos.
Reserva como mínimo 2 horas para preparar el recinto. Comprueba el suelo del escenario, coloca las sillas, despeja la zona del público y prueba altavoces, micrófonos, focos, cables y regletas antes de abrir las puertas.
Prepara los vestuarios por grupos, con mesas, sillas, percheros y perchas suficientes. Enfría las bebidas con antelación y deja listos los productos no perecederos para que el equipo no tenga que abandonar la recepción durante la llegada del público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un espectáculo de danza?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes para confirmar fecha, recinto, grupos y programa. Deja cerradas las inscripciones, las reservas y los archivos de música al menos 7 días antes.
¿Cuándo debo enviar las invitaciones para un espectáculo de danza?: Envíalas entre 4 y 6 semanas antes, cuando ya conozcas la fecha, la ubicación y el horario provisional. Incluye la fecha límite de inscripción, preferiblemente 10 o 14 días antes del espectáculo.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar el escenario y el público?: Calcula al menos 2 horas para revisar el recinto, comprobar el suelo, montar sonido e iluminación, colocar las sillas y preparar las mesas de recepción. Añade 30 minutos si el equipo técnico no conoce el espacio.
¿Cómo preparo la música para un espectáculo de danza?: Reúne todos los archivos entre 7 y 10 días antes y prueba cada uno en el equipo que se utilizará. Guarda una copia en dos memorias USB y en un portátil de reserva para poder continuar si falla el equipo principal.

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