Organiser un salon professionnel, étape par étape

Un salon professionnel se construit dans un ordre précis : date et lieu, exposants, plan des stands, inscriptions, programme, puis logistique d’accueil. Commence par verrouiller les contraintes du lieu avant de vendre les emplacements ou d’ouvrir les inscriptions. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les informations de parking, les présentations des intervenants et les branchements électriques. Termine par une vérification des badges, du plan imprimé et du matériel réellement livré.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu du salon
2 personnes
2
Établir la liste des exposants
2 personnes
3
Concevoir le plan du salon
2 personnes
4
Attribuer les emplacements
2 personnes
5
Rédiger les conditions des exposants
2 personnes
6
Ouvrir l’enregistrement des participants
2 personnes
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Publier le programme du salon
2 personnes
9
Confirmer les intervenants et les démonstrations
2 personnes
10
Réserver le catering
11
Vérifier les données d’inscription
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
13
Commander les badges et les bracelets
14
Commander le matériel du salon
2 personnes
15
Envoyer les informations aux exposants
2 personnes
16
Traiter les inscriptions
2 personnes
17
Envoyer les infos de parking
18
Rassembler les présentations
19
Confirmer le personnel du stand
2 personnes
20
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
21
Imprimer les panneaux de direction
22
Imprimer les numéros de stand
23
Exporter la liste des visiteurs
24
Vérifier les informations du badge
2 personnes
25
Faire les courses
2 personnes
26
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Vérifier le sol et l’entrée
2 personnes
29
Monter les cloisons de stand
4 personnes
30
Installer les tables hautes et les chaises
4 personnes
31
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
32
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
33
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
34
Tester le projecteur et l'écran
2 personnes
35
Tester le micro et l’ordinateur portable
2 personnes
36
Vérifier l'éclairage et les câbles
2 personnes
37
Installer la signalisation
2 personnes
38
Répartir le matériel promotionnel par stand
2 personnes
39
Mettre en place les points café et eau
2 personnes
40
Préparer les en-cas
3 personnes
41
Préparer les badges
2 personnes

Événement

42
Accueillir les exposants
3 personnes
43
Guider les exposants vers les stands
3 personnes
44
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
45
Accueillir les visiteurs
3 personnes
46
Distribuer les badges
2 personnes
47
Expliquer le programme et le parcours
2 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
3 personnes
51
Animer les présentations
2 personnes
52
Accueillir les intervenants
53
Annoncer les présentations
54
Gérer la technique pendant les présentations
55
Répondre aux questions sur les stands
2 personnes
56
Vider les poubelles
2 personnes
57
Vérifier les toilettes
58
Installer l’apéritif du soir
3 personnes
59
Servir l’apéritif du soir
3 personnes
60
Accompagner les départs
2 personnes
61
Désinscrire les exposants
2 personnes

Suivi

62
Sécuriser le matériel de présentation
2 personnes
63
Démonter le matériel du stand
4 personnes
64
Rassembler le mobilier
4 personnes
65
Retirer la décoration
2 personnes
66
Emballer le matériel
2 personnes
67
Faire la vaisselle
3 personnes
68
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
69
Nettoyer le sol et les tables
3 personnes
70
Nettoyer les toilettes
2 personnes
71
Vérifier le matériel emprunté
2 personnes
72
Retourner les matériels
2 personnes
73
Ranger le stock restant
2 personnes
74
Enregistrer les objets trouvés
75
Envoyer un message de remerciement aux exposants
76
Envoyer des messages de suivi aux visiteurs
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Panneaux de standqté 50
Tables de standqté 50
Chaises pour les visiteursqté 120
Tables pliantesqté 12
Comptoir d'inscriptionqté 2
Fauteuils loungeqté 12
Tables hautesqté 12
Tables de maquillageqté 4
Poubellesqté 16
Portants à vêtementsqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verres à eauqté 180
Verres à vinqté 120
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Cuillèresqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Carafes d’eauqté 12

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Micro sans filqté 2
Cliqueur de présentation
Rallongesqté 20
Multiprisesqté 20
Rallonges à enrouleurqté 6
Clés USBqté 4
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 3
Plaques chauffantesqté 4
Scanners portatifsqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 4
Louchesqté 8
plateauxqté 12
Pains de glaceqté 24

Décoration

Drapeaux d'entrepriseqté 12
Plantesqté 24
Nappesqté 20
Bannièresqté 12
Porte-nomsqté 60
Mur photo

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 12
Lampadaires LEDqté 8
Éclairage de secoursqté 4

Catering

Porte-badgesqté 350
Lanyardsqté 350
Serviettesqté 500
Gobelets en papierqté 400
Étiquettes nominativesqté 400
Sets de stylosqté 30
Blocs-notesqté 350
Plateauxqté 12
Courses

Nettoyage

Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 4
Spray nettoyantqté 6
Chiffons microfibresqté 30
Supports de sacs poubelleqté 16
Brosses de toilettesqté 4
Gants en caoutchoucqté 12

Conseils

Fixe la date et le lieu avant d’établir la liste des exposants : le plan dépend de la surface disponible, des accès, des prises électriques et des zones de circulation.
Attribue les emplacements après avoir défini le plan du salon. Envoie ensuite à chaque exposant son numéro de stand, les conditions de participation et les horaires d’installation.
Ouvre les inscriptions suffisamment tôt pour exporter une liste fiable des visiteurs. Demande les besoins alimentaires avant de confirmer le catering et vérifie les données des badges avant impression.
Rassemble les présentations et confirme les intervenants au plus tard quelques jours avant l’ouverture. Teste le projecteur, l’écran, l’ordinateur portable, le micro sans fil et le cliqueur sur place.
Prépare l’accueil la veille : badges nominatifs, bracelets, panneaux de direction, numéros de stand, comptoir d’inscription et informations de parking. Vérifie aussi les rallonges, multiprises et rallonges à enrouleur, souvent oubliées jusqu’au montage.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un salon professionnel ?: Commence idéalement 6 à 12 mois avant l’ouverture. Les premières semaines servent à fixer la date et le lieu, établir la liste des exposants et vérifier les contraintes techniques du site.
Quand ouvrir les inscriptions à un salon professionnel ?: Ouvre les inscriptions environ 8 à 12 semaines avant le salon, une fois le lieu, le programme initial et les informations pratiques confirmés. Prévois une relance 2 à 3 semaines avant l’événement.
Combien de temps avant faut-il finaliser le plan des stands ?: Finalise un plan exploitable au moins 6 semaines avant l’ouverture, puis bloque les modifications 10 à 14 jours avant le montage. Ce délai permet d’imprimer les numéros de stand et d’informer correctement les exposants.
Que vérifier la veille d’un salon professionnel ?: Contrôle les badges, la liste des visiteurs, les panneaux, le matériel audiovisuel et les branchements électriques. Réserve au moins 2 heures pour un test sur place et pour corriger les livraisons manquantes.

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