Zo organiseer je een vakbeurs zonder last-minute chaos
Begin met de beursdatum, locatie en doelgroep; die keuzes bepalen vrijwel alles wat daarna volgt. Stel vervolgens de exposantenlijst samen, maak de beursplattegrond en leg voorwaarden, standplaatsen en het programma vast. Open daarna de registratie en regel tegelijk catering, badges, techniek en routeaanduiding. De laatste week draait vooral om controleren: aanmeldingen, dieetwensen, presentaties, standbemanning en parkeerinformatie moeten dan compleet zijn.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Beursdatum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Exposantenlijst samenstellen
2 personen
- 3
Beursplattegrond ontwerpen
2 personen
- 4
Standplaatsen toewijzen
2 personen
- 5
Exposantenvoorwaarden opstellen
2 personen
- 6
Deelnemersregistratie openen
2 personen
- 7
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Beursprogramma publiceren
2 personen
- 9
Sprekers en demonstraties bevestigen
2 personen
- 10
Catering reserveren
- 11
Registratiegegevens controleren
2 personen
- 12
Dieetwensen verzamelen
2 personen
- 13
Badges en polsbandjes bestellen
- 14
Beursmaterialen bestellen
2 personen
- 15
Exposanteninformatie versturen
2 personen
- 16
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 17
Parkeerinformatie versturen
- 18
Presentaties verzamelen
- 19
Standbemanning bevestigen
2 personen
- 20
Naambadges voorbereiden
2 personen
- 21
Routeborden printen
- 22
Standnummers printen
- 23
Bezoekerslijst exporteren
- 24
Badgegegevens controleren
2 personen
- 25
Boodschappen doen
2 personen
- 26
Materialen naar locatie brengen
3 personen
- 27
Locatie openen
2 personen
- 28
Vloer en entree controleren
2 personen
- 29
Standwanden opbouwen
4 personen
- 30
Standtafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 31
Standnummers ophangen
2 personen
- 32
Registratiebalie opbouwen
2 personen
- 33
Presentatieruimte inrichten
3 personen
- 34
Projector en scherm testen
2 personen
- 35
Microfoon en laptop testen
2 personen
- 36
Verlichting en kabels controleren
2 personen
- 37
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
- 38
Promotiemateriaal per stand verdelen
2 personen
- 39
Koffie- en waterpunten inrichten
2 personen
- 40
Hapjes klaarzetten
3 personen
- 41
Badges klaarleggen
2 personen
Event
- 42
Exposanten ontvangen
3 personen
- 43
Exposanten naar stands begeleiden
3 personen
- 44
Registratiebalie bemannen
3 personen
- 45
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 46
Badges uitdelen
2 personen
- 47
Programma en route uitleggen
2 personen
- 48
Koffie en thee serveren
2 personen
- 49
Dranken bijvullen
2 personen
- 50
Hapjes serveren
3 personen
- 51
Presentaties begeleiden
2 personen
- 52
Sprekers ontvangen
- 53
Presentaties aankondigen
- 54
Techniek tijdens presentaties bedienen
- 55
Vragen bij stands beantwoorden
2 personen
- 56
Afvalbakken legen
2 personen
- 57
Toiletten controleren
- 58
Avondborrel klaarzetten
3 personen
- 59
Avondborrel serveren
3 personen
- 60
Afscheid en vertrek begeleiden
2 personen
- 61
Exposanten afmelden
2 personen
Nazorg
- 62
Presentatiematerialen veiligstellen
2 personen
- 63
Standmaterialen afbreken
4 personen
- 64
Meubilair verzamelen
4 personen
- 65
Decoratie verwijderen
2 personen
- 66
Apparatuur inpakken
2 personen
- 67
Servies afwassen
3 personen
- 68
Afval sorteren en afvoeren
2 personen
- 69
Vloer en tafels schoonmaken
3 personen
- 70
Toiletten schoonmaken
2 personen
- 71
Geleende materialen controleren
2 personen
- 72
Materialen retourneren
2 personen
- 73
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
- 74
Gevonden voorwerpen registreren
- 75
Bedankbericht aan exposanten sturen
- 76
Opvolgcontacten aan bezoekers sturen
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Standwandenaantal 50
- Standtafelsaantal 50
- Bezoekersstoelenaantal 120
- Klaptafelsaantal 12
- Registratiebalieaantal 2
- Loungefauteuilsaantal 12
- Statafelsaantal 12
- Kleedtafelsaantal 4
- Afvalbakkenaantal 16
- Kledingrekkenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 150
- Waterglazenaantal 180
- Wijnglazenaantal 120
- Bordenaantal 150
- Vorkenaantal 150
- Messenaantal 150
- Lepelsaantal 150
- Serveerschalenaantal 20
- Serveertangenaantal 12
- Koffiekannenaantal 6
- Waterkannenaantal 12
Apparatuur
- Projector
- Projectiescherm
- Laptop
- Draadloze microfoonaantal 2
- Presentatieklikker
- Verlengsnoerenaantal 20
- Stekkerdozenaantal 20
- Kabelhaspelsaantal 6
- USB-sticksaantal 4
- Koelboxenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 4
- Waterkokersaantal 3
- Warmhoudplatenaantal 4
- Handscannersaantal 2
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koks messenaantal 4
- Maatbekersaantal 4
- Opscheplepelsaantal 8
- dienbladenaantal 12
- Koelelementenaantal 24
Decoratie
- Bedrijfsvlaggenaantal 12
- Plantenaantal 24
- Tafelkledenaantal 20
- Bannersaantal 12
- Naambordhoudersaantal 60
- Fotowand
Verlichting
- LED-lichtsnoerenaantal 12
- LED-staande lampenaantal 8
- Noodverlichtingaantal 4
Catering
- Badgehoudersaantal 350
- Lanyardsaantal 350
- Servettenaantal 500
- Papieren bekersaantal 400
- Naamstickersaantal 400
- Pennensetsaantal 30
- Notitieblokkenaantal 350
- Dienbladenaantal 12
- Boodschappen
Schoonmaak
- Dweilsetsaantal 3
- Emmersaantal 4
- Bezemsetsaantal 3
- Handvegersaantal 4
- Reinigingssprayaantal 6
- Microvezeldoekenaantal 30
- Afvalzakhoudersaantal 16
- Toiletborstelsaantal 4
- Rubberen handschoenenaantal 12
Tips
- Maak de beursplattegrond voordat je exposanten definitief indeelt. Reserveer naast stands ook ruimte voor registratie, bezoekersstromen, presentaties, catering en minimaal één vrije doorgang.
- Open de deelnemersregistratie zodra datum, locatie en programma op hoofdlijnen vaststaan. Plan een controle van de registratiegegevens 7 dagen voor de beurs en exporteer daarna de bezoekerslijst.
- Verzamel presentaties en demonstratie-informatie uiterlijk 3 werkdagen vooraf. Test projector, projectiescherm, laptop, draadloze microfoon en presentatieklikker samen op locatie, inclusief verlengsnoeren en stekkerdozen.
- Vraag dieetwensen bij de registratie uit en geef het definitieve aantal aan de cateraar door zodra de inschrijving sluit. Tel voor badges, polsbandjes, stoelen en catering niet alleen bevestigde deelnemers, maar ook exposanten en standbemanning mee.
- Stuur parkeerinformatie en exposanteninformatie niet pas op de beursdag. Verstuur route, opbouwtijden, standnummer, toegangsregels en contactgegevens uiterlijk 5 dagen vooraf; print routeborden en standnummers daarna als reserve.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een vakbeurs organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 9 maanden vooraf met datum, locatie en exposantenwerving. Plan registratie, catering en techniek uiterlijk 8 weken voor de beurs, zodat je nog kunt bijsturen.
- Wanneer maak je de beursplattegrond?
- Maak een eerste plattegrond zodra je de ruimte en het verwachte aantal exposanten kent, meestal 3 tot 4 maanden vooraf. Bevries de standindeling uiterlijk 3 weken voor de beurs en communiceer standnummers daarna niet meer vrijblijvend.
- Wanneer sluit je de registratie voor een vakbeurs?
- Sluit de registratie 5 tot 7 werkdagen voor de beurs als badges en catering vooraf geregeld worden. Gebruik de laatste week voor het controleren van gegevens, dieetwensen en bezoekersaantallen.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een vakbeurs?
- Reken voor een kleine tot middelgrote vakbeurs minimaal 4 uur opbouwtijd en voor een grotere beurs 6 tot 8 uur. Plan techniek, standwanden, standtafels, registratiebalie en bewegwijzering in die volgorde, met minstens 30 minuten voor een eindcontrole.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.