Eine Fachmesse Schritt für Schritt organisieren

Eine Fachmesse steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Zuerst legst du Termin und Ort fest, danach planst du Aussteller, Standflächen, Programm und Besucherregistrierung. Viele Probleme entstehen nicht am Messetag, sondern wenn Badge-Daten, Präsentationen oder Standpersonal zu spät geprüft werden. Plane deshalb rückwärts vom Eröffnungstermin und halte für Technik, Catering und Einlass feste Prüftermine fest.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Messetermin und -ort festlegen
2 Personen
2
Ausstellerliste zusammenstellen
2 Personen
3
Messeplan entwerfen
2 Personen
4
Standplätze zuweisen
2 Personen
5
Ausstellerbedingungen erstellen
2 Personen
6
Teilnehmerregistrierung öffnen
2 Personen
7
Einladungen verschicken
2 Personen
8
Messeprogramm veröffentlichen
2 Personen
9
Referenten und Vorführungen bestätigen
2 Personen
10
Catering reservieren
11
Registrierungsdaten prüfen
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
2 Personen
13
Bänder und Armbänder bestellen
14
Messematerialien bestellen
2 Personen
15
Ausstellerinformationen versenden
2 Personen
16
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
17
Parkinformationen versenden
18
Präsentationen sammeln
19
Standpersonal bestätigen
2 Personen
20
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
21
Wegweiser drucken
22
Standnummern drucken
23
Besucherliste exportieren
24
Badge-Daten prüfen
2 Personen
25
Einkaufen gehen
2 Personen
26
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
27
Location öffnen
2 Personen
28
Boden und Eingang kontrollieren
2 Personen
29
Stellwände aufbauen
4 Personen
30
Stehtische und Stühle aufstellen
4 Personen
31
Standnummern aufhängen
2 Personen
32
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
33
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
34
Projektor und Leinwand testen
2 Personen
35
Mikrofon und Laptop testen
2 Personen
36
Beleuchtung und Kabel prüfen
2 Personen
37
Beschilderung anbringen
2 Personen
38
Werbematerial auf die Stände verteilen
2 Personen
39
Kaffee- und Wasserstationen einrichten
2 Personen
40
Snacks bereitstellen
3 Personen
41
Badges bereitlegen
2 Personen

Event

42
Aussteller empfangen
3 Personen
43
Aussteller zu den Ständen begleiten
3 Personen
44
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
45
Besucher empfangen
3 Personen
46
Namensschilder ausgeben
2 Personen
47
Programm und Route erläutern
2 Personen
48
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
49
Getränke nachfüllen
2 Personen
50
Snacks servieren
3 Personen
51
Präsentationen betreuen
2 Personen
52
Referenten empfangen
53
Präsentationen ankündigen
54
Technik bei Präsentationen bedienen
55
Fragen an den Ständen beantworten
2 Personen
56
Mülleimer leeren
2 Personen
57
Toiletten kontrollieren
58
Abend-Getränkerunde vorbereiten
3 Personen
59
Abendgetränk servieren
3 Personen
60
Verabschiedung und Abreise begleiten
2 Personen
61
Aussteller abmelden
2 Personen

Nachbereitung

62
Präsentationsmaterialien sichern
2 Personen
63
Messestandmaterial abbauen
4 Personen
64
Mobiliar zusammensuchen
4 Personen
65
Dekoration entfernen
2 Personen
66
Geräte einpacken
2 Personen
67
Geschirr abwaschen
3 Personen
68
Abfall trennen und entsorgen
2 Personen
69
Boden und Tische reinigen
3 Personen
70
Toiletten reinigen
2 Personen
71
Geliehene Materialien prüfen
2 Personen
72
Materialien zurückgeben
2 Personen
73
Restbestand einlagern
2 Personen
74
Fundgegenstände registrieren
75
Dankesnachricht an Aussteller senden
76
Nachfasskontakte an Besucher senden
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StandwändeAnz. 50
StehtischeAnz. 50
Besucher-StühleAnz. 120
KlappischeAnz. 12
RegistrierungsthekeAnz. 2
Lounge-SesselAnz. 12
StehtischeAnz. 12
UmkleidetischeAnz. 4
AbfallbehälterAnz. 16
KleiderständerAnz. 4

Geschirr

KaffeetassenAnz. 150
WassergläserAnz. 180
WeingläserAnz. 120
TellerAnz. 150
GabelnAnz. 150
MesserAnz. 150
LöffelAnz. 150
ServierschalenAnz. 20
ServierzangenAnz. 12
KaffeekannenAnz. 6
WasserkannenAnz. 12

Ausstattung

Projektor
Projektionsleinwand
Laptop
Kabelloses MikrofonAnz. 2
Präsentationsklicker
VerlängerungskabelAnz. 20
VerlängerungskabelAnz. 20
KabeltrommelnAnz. 6
USB-SticksAnz. 4
KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 4
WasserkocherAnz. 3
WarmhalteplattenAnz. 4
HandscannerAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 4
MessbecherAnz. 4
ServierlöffelAnz. 8
TablettsAnz. 12
KühlelementeAnz. 24

Dekoration

FirmenflaggenAnz. 12
PflanzenAnz. 24
TischdeckenAnz. 20
BannerAnz. 12
NamensschildhalterAnz. 60
Fotowand

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 12
LED-StehlampenAnz. 8
NotbeleuchtungAnz. 4

Catering

BadgehalterAnz. 350
LanyardsAnz. 350
ServiettenAnz. 500
PapierbecherAnz. 400
NamensaufkleberAnz. 400
StiftesetsAnz. 30
NotizblöckeAnz. 350
TablettsAnz. 12
Einkäufe

Reinigung

WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 4
BesensetsAnz. 3
HandfegerAnz. 4
ReinigungssprayAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 30
MüllbeutelhalterAnz. 16
ToilettenbürstenAnz. 4
GummihandschuheAnz. 12

Tipps

Lege Termin und Ort zuerst fest und erstelle danach den Messeplan. Weise Standplätze erst zu, wenn die Ausstellerliste belastbar ist; sonst musst du Standnummern und Wegweiser mehrfach ändern.
Öffne die Teilnehmerregistrierung frühzeitig und verschicke Einladungen mit Parkinformationen. Exportiere die Besucherliste spätestens 3 bis 5 Tage vor Beginn, damit fehlerhafte Badge-Daten noch korrigiert werden können.
Fordere Präsentationen, Standinformationen und Namen des Standpersonals mindestens 7 Tage vorher an. So bleiben Zeit für Namensschilder, Standnummern und die Kontrolle von USB-Sticks, Laptop, Projektor und Präsentationsklicker.
Bestätige Referenten und Vorführungen spätestens 2 Wochen vor der Messe. Prüfe danach Projektionsleinwand, kabelloses Mikrofon, Verlängerungskabel und Kabeltrommeln gemeinsam am Veranstaltungsort.
Plane Catering nach bestätigten Anmeldungen und erfasse Ernährungswünsche beim Anmeldeprozess. Bestelle Geschirr und Getränke nicht erst am Vortag: Kaffeetassen, Wassergläser, Teller und Serviergeschirr müssen vor dem Aufbau vollständig vor Ort sein.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man eine Fachmesse organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 12 Monate vor dem Messetermin. Termin, Ort und Aussteller sollten zuerst stehen; Programm, Catering und Registrierung folgen danach. Die technische Endkontrolle sollte in der letzten Woche erfolgen.
Wann sollte die Anmeldung für eine Fachmesse öffnen?: Öffne die Registrierung etwa 8 bis 12 Wochen vor der Messe. Schließe die Erfassung von Ernährungswünschen und Teilnehmerdaten mindestens 7 Tage vorher, damit Catering und Namensschilder geplant werden können.
Wann müssen Aussteller ihre Unterlagen für eine Fachmesse einreichen?: Fordere Präsentationen, Standinformationen und das Standpersonal spätestens 7 Tage vor Beginn an. Badge-Daten und Standnummern sollten 3 bis 5 Tage vorher geprüft und anschließend für Druck und Einlass vorbereitet werden.
Welche Technik braucht man für eine Fachmesse?: Für Präsentationen brauchst du mindestens Laptop, Projektor, Projektionsleinwand und Präsentationsklicker. Plane zusätzlich ein kabelloses Mikrofon sowie mehrere Verlängerungskabel und Kabeltrommeln ein und teste alles spätestens am Vortag.

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