Eine Urlaubsmesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Urlaubsmesse entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Lege zuerst Datum und Öffnungszeiten fest, gewinne passende Aussteller und öffne danach die Anmeldung. Sobald die Anmeldungen vorliegen, planst du Standaufteilung, Besucherroute und Präsentationen. Später folgen Beschilderung, Namensschilder, Technik, Catering und der Transport zum Veranstaltungsort. Die größten Verzögerungen entstehen meist, wenn Ausstellerinformationen, Parkhinweise oder technische Proben zu spät verschickt werden.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
2
Teilnehmende Aussteller ansprechen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen öffnen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Ausstellerliste finalisieren
2 Personen
8
Standaufteilung erstellen
2 Personen
9
Standnummern zuweisen
10
Route für Besucher festlegen
2 Personen
11
Besucherplan erstellen
2 Personen
12
Informationen an Aussteller senden
2 Personen
13
Parkinformationen versenden
14
Beschilderung entwerfen
15
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
16
Infotafeln drucken
17
Werbematerial sammeln
2 Personen
18
Präsentationsplan erstellen
2 Personen
19
Reservierungen für Präsentationen machen
20
Catering bestellen
2 Personen
21
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
4 Personen
24
Ausstellungsmaterial sortieren
3 Personen
25
Location öffnen
2 Personen
26
Eingang und Anmeldung einrichten
3 Personen
27
Standplätze markieren
3 Personen
28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
29
Partyzelte und Rückwände aufstellen
4 Personen
30
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
31
Tonanlage testen
2 Personen
32
Beleuchtung anbringen und testen
2 Personen
33
Beschilderung anbringen
2 Personen
34
Dekoration aufhängen
2 Personen
35
Aussteller empfangen
3 Personen
36
Aussteller zu den Ständen begleiten
3 Personen
37
Standmaterial aufbauen
4 Personen
38
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
39
Getränke kalt stellen
2 Personen
40
Snacks bereitstellen
3 Personen

Event

41
An der Registrierungstheke Dienst machen
2 Personen
42
Besucher begrüßen
3 Personen
43
Programm verteilen
2 Personen
44
Besucher zu den Ständen leiten
2 Personen
45
Präsentationen ankündigen
46
Präsentationen betreuen
2 Personen
47
Mikrofon weitergeben
48
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
49
Snacks servieren
3 Personen
50
Getränke nachfüllen
2 Personen
51
Mülleimer leeren
2 Personen
52
Toiletten kontrollieren
53
Geschirrvorrat auffüllen
54
Besucherfragen beantworten
2 Personen
55
Fundgegenstände registrieren
56
Letzte Präsentationen abschließen
2 Personen
57
Besucher zum Ausgang begleiten
2 Personen

Nachbereitung

58
Aussteller abbauen lassen
4 Personen
59
Kasse und Registrierung schließen
2 Personen
60
Übrig gebliebenes Catering verpacken
2 Personen
61
Geschirr sammeln
3 Personen
62
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
63
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
64
Dekoration entfernen
2 Personen
65
Tonanlage ausschalten
2 Personen
66
Location reinigen
4 Personen
67
Beschilderung entfernen
2 Personen
68
Materialien zurückbringen
3 Personen
69
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
70
Fundgegenstände aufbewahren
71
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
72
Foto- und Werbematerial archivieren
73
Dankesnachricht an Aussteller senden
74
Dankesnachricht an Besucher senden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 24
KlappstühleAnz. 80
PartyzelteAnz. 8
HintergründeAnz. 16
BarhockerAnz. 16
Lounge-SesselAnz. 8
StehtischeAnz. 10
ThekenAnz. 4
ProspektständerAnz. 16
KleiderständerAnz. 4

Ausstattung

LaptopsAnz. 4
TabletsAnz. 4
DruckerAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
FunkmikrofoneAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
LadekabelAnz. 12
KühlboxenAnz. 6
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 8
KassenboxenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
FunkgeräteAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
KaffeetassenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServiertablettsAnz. 12
SuppenkellenAnz. 4
ZuckerschälchenAnz. 6

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
WeltkartenAnz. 8
Koffer als DekorationAnz. 6
BallonbündelAnz. 12
TischdeckenAnz. 24
PflanzenAnz. 16
Fotowand
KreidetafelnAnz. 8
TischdekorationAnz. 24

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 12
LichterkettenAnz. 8
BatterienAnz. 24

Catering

WasserspenderAnz. 3
KaffeekannenAnz. 3
KühlkistenAnz. 6
ServierschalenAnz. 20
EtagerenAnz. 8
ThermosflaschenAnz. 12
WasserkannenAnz. 12
AufbewahrungsboxenAnz. 20
Einkäufe

Registrierung

NamensschilderAnz. 120
BadgehalterAnz. 120
LanyardsAnz. 120
KlemmbretterAnz. 6
TresenstifteAnz. 24
BesucherformulareAnz. 600
AusstellerformulareAnz. 100
ProgrammhefteAnz. 600
PläneAnz. 600
ArmbänderAnz. 600
BargeldschälchenAnz. 2
KassenbonrollenAnz. 12

Präsentation

PräsentationsfernbedienungAnz. 2
FlipchartsAnz. 2
Flipchart-PapierAnz. 10
StifteAnz. 24
SprecherkärtchenAnz. 40
ZeitmesserAnz. 2
NotizblöckeAnz. 40
KugelschreiberAnz. 80

Verpackung

KartonsAnz. 40
LuftpolsterfolieAnz. 2
VerpackungsbandAnz. 12
SeilAnz. 4
EtikettenAnz. 500

Werkzeug

HammerAnz. 3
SchraubendreherAnz. 6
InbusschlüsselAnz. 3
MessbänderAnz. 3
KabelbinderAnz. 500
Gaffa-TapeAnz. 12
SchereAnz. 12
CuttermesserAnz. 4
ArbeitshandschuheAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 20
MüllbeutelAnz. 60
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
BodenabzieherAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 12
PapierhandtücherAnz. 24
ToilettenbürstenAnz. 4
PutzlappenAnz. 30

Tipps

Beginne mit Datum, Öffnungszeiten und Ausstelleransprache. Plane für Rückmeldungen mindestens drei bis vier Wochen ein, bevor du die Ausstellerliste und Standnummern endgültig festlegst.
Öffne die Besucheranmeldung erst, wenn Standaufteilung und Programm belastbar sind. Erfasse dabei Ernährungswünsche direkt, damit das Catering nicht erst am Veranstaltungstag angepasst werden muss.
Erstelle zwei Pläne: einen Besucherplan mit Route sowie einen Präsentationsplan mit reservierten Zeitfenstern. Schicke Ausstellern außerdem spätestens sieben Tage vorher Standinformationen und Parkhinweise.
Prüfe die Technik nicht nur auf Vollständigkeit, sondern im Aufbau: Beamer, Projektionsleinwand, Lautsprecher, Mischpult und Funkmikrofone müssen zusammen funktionieren. Teste jede Präsentation mindestens einmal vor der Öffnung.
Sortiere Ausstellungsmaterial, Prospekte, Namensschilder und Infotafeln vor dem Transport nach Standnummern. Öffne die Location mindestens zwei Stunden vor dem Einlass, damit Mobiliar, Beschilderung, Kassenboxen und Catering noch korrigiert werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Urlaubsmesse organisieren?: Starte idealerweise sechs bis acht Wochen vor dem Termin. Die ersten zwei Wochen brauchst du für Datum, Ausstelleransprache und Anmeldungsstart; danach bleiben vier bis sechs Wochen für Planung, Drucksachen und Technik.
Wann sollte die Ausstellerliste endgültig feststehen?: Schließe die Ausstellerliste etwa drei Wochen vor der Messe. Danach kannst du Standaufteilung, Standnummern, Besucherplan und die Informationen für Aussteller ohne laufende Änderungen fertigstellen.
Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Urlaubsmesse?: Plane mindestens zwei Stunden für den Aufbau ein, bei vielen Ständen oder Präsentationstechnik eher drei bis vier Stunden. Mobiliar, Beschilderung, Prospektständer und Technik sollten vor dem Einlass vollständig getestet sein.
Wann muss man Catering und Ernährungswünsche klären?: Erfasse Ernährungswünsche bei der Anmeldung und bestelle das Catering spätestens sieben Tage vor der Messe. Prüfe die endgültige Teilnehmerzahl anschließend noch einmal zwei bis drei Tage vorher.

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