Cómo organizar una feria de vacaciones sin perder el control

Organizar una feria de vacaciones empieza mucho antes de colocar las mesas. Primero fija la fecha y el horario, confirma a los expositores y abre las inscripciones; después convierte esa información en un plano, un recorrido y un programa claros. La mayoría de los problemas aparecen cuando se dejan para el final la señalización, el aparcamiento, las preferencias dietéticas o la conexión del equipo audiovisual. Trabaja con plazos concretos y reserva tiempo para clasificar y transportar todo el material antes de abrir el recinto.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2 personas
2
Contactar a los expositores participantes
2 personas
3
Enviar invitaciones
2 personas
4
Abrir inscripciones
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Recoger preferencias dietéticas
7
Finalizar la lista de expositores
2 personas
8
Hacer el plano de puestos
2 personas
9
Asignar números de stand
10
Definir la ruta para los visitantes
2 personas
11
Crear un mapa para los visitantes
2 personas
12
Enviar información a los expositores
2 personas
13
Enviar la información de aparcamiento
14
Diseñar la señalización
15
Preparar acreditaciones
2 personas
16
Imprimir los carteles informativos
17
Recoger material promocional
2 personas
18
Crear el programa de presentaciones
2 personas
19
Hacer reservas para las presentaciones
20
Pedir el catering
2 personas
21
Comprobar la lista de la compra
2 personas
22
Hacer la compra
3 personas
23
Llevar materiales al lugar
4 personas
24
Clasificar el material de los expositores
3 personas
25
Abrir la ubicación
2 personas
26
Montar la entrada y el registro
3 personas
27
Marcar los puestos
3 personas
28
Colocar mesas y sillas
4 personas
29
Montar carpas y fondos
4 personas
30
Preparar el espacio de presentación
3 personas
31
Probar el equipo de sonido
2 personas
32
Colocar y probar la iluminación
2 personas
33
Colgar señalización
2 personas
34
Colgar la decoración
2 personas
35
Recibir a los expositores
3 personas
36
Guiar a los expositores a sus stands
3 personas
37
Montar el material del stand
4 personas
38
Preparar café y té
2 personas
39
Enfriar las bebidas
2 personas
40
Preparar los aperitivos
3 personas

Evento

41
Atender la mesa de registro
2 personas
42
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
43
Repartir el programa
2 personas
44
Indicar a los visitantes los stands
2 personas
45
Anunciar presentaciones
46
Coordinar presentaciones
2 personas
47
Pasar el micrófono
48
Servir café y té
2 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
52
Comprobar los baños
53
Reponer la vajilla
54
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
55
Registrar objetos perdidos
56
Terminar las presentaciones finales
2 personas
57
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas

Seguimiento

58
Hacer desmontar a los expositores
4 personas
59
Cerrar caja e inscripción
2 personas
60
Empaquetar el catering sobrante
2 personas
61
Recoger la vajilla
3 personas
62
Clasificar y retirar residuos
3 personas
63
Desmontar mesas y sillas
4 personas
64
Retirar la decoración
2 personas
65
Apagar el equipo de sonido
2 personas
66
Limpiar el lugar
4 personas
67
Retirar la señalización
2 personas
68
Devolver los materiales
3 personas
69
Devolver el material alquilado
2 personas
70
Guardar los objetos perdidos
71
Guardar el stock sobrante
2 personas
72
Archivar el material fotográfico y promocional
73
Enviar mensaje de agradecimiento a los expositores
74
Enviar mensaje de agradecimiento a los visitantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 24
Sillas plegablescant. 80
Carpas de fiestacant. 8
Fondoscant. 16
Taburetes de barcant. 16
Sillones loungecant. 8
Mesas altascant. 10
Mostradorescant. 4
Expositores para folletoscant. 16
Percheroscant. 4

Equipo

Portátilescant. 4
Tabletscant. 4
Impresorascant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Cables de cargacant. 12
Neveras portátilescant. 6
Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Termoscant. 8
Cajas de cajacant. 2
Datáfonoscant. 2
Walkie-talkiescant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 12
Cucharones para sopacant. 4
Azucareroscant. 6

Decoración

Guirnaldascant. 12
Mapas del mundocant. 8
Maletas como decoracióncant. 6
Racimos de globoscant. 12
Mantelescant. 24
Plantascant. 16
Photowall
Pizarrascant. 8
Decoración de mesacant. 24

Iluminación

Focos LEDcant. 12
Guirnaldas de lucescant. 8
Bateríascant. 24

Catering

Dispensadores de aguacant. 3
Termos de cafécant. 3
Cajas isotérmicascant. 6
Bandejas de servircant. 20
Etagèrescant. 8
Botellas térmicascant. 12
Jarras de aguacant. 12
Cajas de almacenamientocant. 20
Compras

Registro

Credencialescant. 120
Portabadgescant. 120
Lanyardscant. 120
Portapapelescant. 6
Bolígrafos para la recepcióncant. 24
Formularios de visitantescant. 600
Formularios de expositorescant. 100
Folletos del programacant. 600
Planoscant. 600
Pulserascant. 600
Bandejas para efectivocant. 2
Rollos de recibocant. 12

Presentación

Mando de presentacióncant. 2
Pizarras de hojascant. 2
Papel para rotafoliocant. 10
Rotuladorescant. 24
Tarjetas para ponentescant. 40
Relojes de tiempocant. 2
Bloc de notascant. 40
Bolígrafoscant. 80

Promoción

Banners enrollablescant. 8
Cartelescant. 24
Folletoscant. 2000
Pegatinascant. 1000
Bolsas totecant. 500
Postalescant. 1000
Juego de bolígrafoscant. 500
Etiquetas de equipajecant. 500
Selloscant. 8
Tarjetas de selloscant. 600

Embalaje

Cajas de cartóncant. 40
Plástico de burbujascant. 2
Cinta de embalajecant. 12
Cuerdacant. 4
Etiquetascant. 500

Herramientas

Martillocant. 3
Destornilladorescant. 6
Llaves Allencant. 3
Cintas métricascant. 3
Bridascant. 500
Cinta gaffercant. 12
Tijerascant. 12
Cúterescant. 4
Guantes de trabajocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 20
Bolsas para cubos de basuracant. 60
Escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Limpiacristalescant. 2
Guantes de limpiezacant. 12
Toallas de papelcant. 24
Escobillas de bañocant. 4
Paños de limpiezacant. 30

Consejos

Cierra la lista de expositores antes de diseñar el plano de puestos. Así podrás asignar números definitivos y evitar rehacer el mapa, los carteles y la información enviada a los participantes.
Abre las inscripciones con antelación suficiente para recoger preferencias dietéticas y reservas para las presentaciones. Revisa esos datos al menos una semana antes de pedir el catering.
Define una ruta única para los visitantes y coloca el mapa, la señalización y la información de aparcamiento en los puntos donde decidirán hacia dónde ir: entrada, aparcamiento y zona de puestos.
Comprueba el equipo audiovisual antes del montaje: prueba el proyector, la pantalla, los altavoces, los micrófonos inalámbricos, la mesa de mezclas y los cables con tiempo para sustituir lo que falle.
Clasifica el material de cada expositor antes de llevarlo al lugar. Etiqueta las cajas por número de stand y deja preparadas las acreditaciones, los carteles y el material promocional para no buscarlos durante la apertura.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de vacaciones?: Empieza al menos 6 semanas antes: fija la fecha, contacta con los expositores y abre las inscripciones. Deja la última semana para cerrar el plano, confirmar el catering, imprimir la señalización y comprobar el equipo.
¿Cuándo hay que cerrar la lista de expositores?: Ciérrala entre 10 y 14 días antes de la feria. Necesitas ese margen para asignar los números de stand, terminar el plano, definir la ruta de visitantes y enviar la información definitiva.
¿Cuándo se debe pedir el catering para una feria?: Pídelo al menos 7 días antes, cuando ya tengas las inscripciones y las preferencias dietéticas revisadas. Confirma las cantidades 48 horas antes si esperas cambios de última hora.
¿Qué hay que comprobar el día anterior a la feria?: El día anterior verifica el acceso al recinto, el aparcamiento, el plano, las acreditaciones, los carteles, las cajas de cada expositor y todas las conexiones eléctricas. Reserva entre 2 y 3 horas para transportar y ordenar los materiales antes de abrir.

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