Organiser un salon des seniors, étape par étape
Un salon des seniors se prépare d’abord autour du lieu, de la date et des exposants, puis autour du parcours des visiteurs. Prévoyez rapidement les inscriptions, les besoins alimentaires et l’accessibilité des stands comme des espaces de circulation. Les dernières semaines servent à verrouiller le programme, le matériel, la signalétique et les consignes envoyées aux exposants. Le jour même, l’accueil, les badges, les listes de visiteurs et les boissons doivent être prêts avant l’ouverture.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu du salon
- 2
Fixer la date du salon
2 personnes
- 3
Recruter des exposants
2 personnes
- 4
Inviter les exposants
2 personnes
- 5
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Distribuer les affiches promotionnelles
2 personnes
- 8
Traiter les inscriptions
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Recueillir les informations des exposants
- 11
Préparer le plan du stand
2 personnes
- 12
Établir le programme
2 personnes
- 13
Confirmer les intervenants
- 14
Commander le catering
- 15
Réserver le matériel de location
- 16
Créer les informations de stationnement
- 17
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
- 18
Créer des badges nominatifs
2 personnes
- 19
Imprimer les listes de visiteurs
- 20
Envoyer les consignes aux exposants
- 21
Vérifier les stocks
2 personnes
- 22
Faire les courses
2 personnes
- 23
Préparer le matériel
3 personnes
- 24
Refroidir les boissons
2 personnes
- 25
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 26
Vérifier les espaces
2 personnes
- 27
Installer les tables
4 personnes
- 28
Installer les chaises
4 personnes
- 29
Marquer les emplacements
2 personnes
- 30
Aménager les stands des exposants
6 personnes
- 31
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
- 32
Monter le buffet traiteur
3 personnes
- 33
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 34
Installer les points d'information
2 personnes
- 35
Accrocher les affiches du parcours et du programme
2 personnes
- 36
Tester le matériel sonore
2 personnes
- 37
Vérifier les toilettes
- 38
Briefer les bénévoles
2 personnes
Événement
- 39
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
- 40
Accueillir les visiteurs
4 personnes
- 41
Expliquer le programme
2 personnes
- 42
Aider les exposants
2 personnes
- 43
Servir le café et le thé
3 personnes
- 44
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 46
Vider les poubelles
2 personnes
- 47
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
- 48
Accompagner les intervenants
2 personnes
- 49
Annoncer les présentations
- 50
Gérer les micros
- 51
Vérifier la zone de repos
- 52
Enregistrer les objets trouvés
- 53
Accompagner les derniers visiteurs à la sortie
3 personnes
- 54
Démonter les stands des exposants
2 personnes
Suivi
- 55
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 56
Trier les déchets
3 personnes
- 57
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
- 58
Retirer la décoration
2 personnes
- 59
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 60
Nettoyer la cuisine
3 personnes
- 61
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 62
Inventorier le matériel
2 personnes
- 63
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 64
Rassembler le matériel des exposants
2 personnes
- 65
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
- 66
Gérer les objets trouvés
- 67
Envoyer un message de remerciement
- 68
Rassembler les factures
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 24
- Chaisesqté 180
- Tabourets de barqté 8
- Tables de buffetqté 4
- Table d'inscription
- Porte-manteauxqté 4
- Tables accessibles en fauteuil roulantqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 180
- Verresqté 180
- Gobelets en papierqté 100
- Assiettesqté 180
- Fourchettesqté 180
- Couteauxqté 180
- Cuillèresqté 180
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
Équipement
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Glacièresqté 4
- Enceintes mobilesqté 2
- Microphones sans filqté 2
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Ordinateur portable
- Écran de présentation
- Téléphone mobileqté 2
Décoration
- Nappesqté 24
- Compositions floralesqté 8
- Panneau d’accueil
- Plantesqté 10
- Panneaux indicateursqté 12
- Panneaux numérotés des standsqté 30
- Badges nominatifsqté 200
- Décoration de tableqté 24
Éclairage
- Lampadairesqté 6
- Guirlandes LEDqté 4
Cuisine
- Thermosqté 8
- Carafes d’eauqté 8
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Caisses réfrigéréesqté 4
- Gants de cuisineqté 2
- Plateaux de serviceqté 8
Nettoyage
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
- Poubellesqté 8
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Distributeurs de serviettes en papierqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par réserver le lieu et fixer la date, puis recrutez les exposants avant d’ouvrir les inscriptions. Sans cette séquence, vous risquez de communiquer un programme incomplet ou de modifier plusieurs fois les invitations.
- Demandez les informations des exposants et leurs besoins alimentaires dès l’inscription. Fixez une date limite au moins 3 semaines avant le salon pour établir le plan des stands et commander le catering sur des bases fiables.
- Prévoyez des tables accessibles en fauteuil roulant et vérifiez la largeur des passages sur le plan du stand. Une table standard ne convient pas automatiquement à tous les visiteurs ni à tous les exposants.
- Envoyez les consignes pratiques aux exposants 7 jours avant l’événement : horaires d’arrivée, emplacement, stationnement, matériel disponible et personne à contacter. Préparez aussi les panneaux de direction avant l’installation, pas le matin même.
- Ouvrez le lieu avec une marge d’au moins 2 heures. Installez la table d’inscription, les badges, les listes imprimées, les microphones, les rallonges et les boissons refroidies avant l’arrivée du public.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un salon des seniors ?
- Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les premières semaines servent à réserver le lieu, fixer la date et recruter les exposants ; gardez les 2 dernières semaines pour les inscriptions, le programme, la signalétique et les confirmations.
- Quand ouvrir les inscriptions pour un salon des seniors ?
- Ouvrez le formulaire dès que le lieu, la date et les informations essentielles sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le salon. Arrêtez le traitement principal des inscriptions environ 7 jours avant pour imprimer les listes et préparer l’accueil.
- Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?
- Demandez une confirmation définitive au plus tard 3 semaines avant l’événement. Envoyez ensuite les consignes pratiques 7 jours avant, avec le plan du stand, les horaires, le stationnement et le matériel prévu.
- À quelle heure ouvrir la salle le jour du salon ?
- Ouvrez la salle environ 2 heures avant l’arrivée du public. Ce délai permet d’installer les tables, les chaises, les badges, la signalétique, le matériel audiovisuel et le buffet, puis de corriger un oubli avant l’accueil.
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