Eine Seniorenmesse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Seniorenmesse entscheidet die Reihenfolge der Planung über einen ruhigen Veranstaltungstag. Beginne mit Termin und Messestandort, bevor du Aussteller und Referenten anfragst. Danach folgen Anmeldung, Standaufteilung, Programm, Besucherinformationen und Catering. Plane außerdem früh die barrierefreie Ausstattung, verständliche Wegweiser und einen Registrierungstisch ein. Die letzten 24 Stunden gehören nicht mehr der Konzeption, sondern dem Prüfen, Kühlen, Drucken und Bereitstellen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Messestandort reservieren
- 2
Messetermin festlegen
2 Personen
- 3
Aussteller werben
2 Personen
- 4
Aussteller einladen
2 Personen
- 5
Anmeldeformular öffnen
- 6
Einladungen verschicken
2 Personen
- 7
Promotionsplakate verteilen
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Ausstellerdaten sammeln
- 11
Standaufteilung erstellen
2 Personen
- 12
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 13
Referenten bestätigen
- 14
Catering bestellen
- 15
Leihmaterialien reservieren
- 16
Parkinformationen erstellen
- 17
Routenschilder vorbereiten
2 Personen
- 18
Namensschilder erstellen
2 Personen
- 19
Besucherlisten drucken
- 20
Ausstelleranweisungen versenden
- 21
Bestand prüfen
2 Personen
- 22
Einkaufen gehen
2 Personen
- 23
Materialien bereitstellen
3 Personen
- 24
Getränke kühlen
2 Personen
- 25
Location öffnen
2 Personen
- 26
Räume kontrollieren
2 Personen
- 27
Tische aufstellen
4 Personen
- 28
Stühle aufstellen
4 Personen
- 29
Standplätze markieren
2 Personen
- 30
Ausstellerstände einrichten
6 Personen
- 31
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
- 32
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 33
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 34
Infopunkte einrichten
2 Personen
- 35
Routen- und Programmplakate aufhängen
2 Personen
- 36
Tonanlage testen
2 Personen
- 37
Toiletten kontrollieren
- 38
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 39
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
- 40
Besucher empfangen
4 Personen
- 41
Programm erläutern
2 Personen
- 42
Aussteller unterstützen
2 Personen
- 43
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 44
Snacks servieren
3 Personen
- 45
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 46
Mülleimer leeren
2 Personen
- 47
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 48
Redner betreuen
2 Personen
- 49
Präsentationen ankündigen
- 50
Mikrofone bedienen
- 51
Ruheraum überprüfen
- 52
Fundgegenstände registrieren
- 53
Letzte Besucher verabschieden
3 Personen
- 54
Aussteller den Abbau durchführen lassen
2 Personen
Nachbereitung
- 55
Geschirr sammeln
3 Personen
- 56
Abfall trennen
3 Personen
- 57
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 58
Dekoration entfernen
2 Personen
- 59
Geräte ausschalten
2 Personen
- 60
Küche reinigen
3 Personen
- 61
Location reinigen
4 Personen
- 62
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 63
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 64
Material der Aussteller sammeln
2 Personen
- 65
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
- 66
Fundsachen bearbeiten
- 67
Dankesnachricht versenden
- 68
Rechnungen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 24
- StühleAnz. 180
- BarhockerAnz. 8
- BuffetischeAnz. 4
- Registrierungstisch
- KleiderständerAnz. 4
- Rollstuhlgerechte TischeAnz. 4
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 180
- GläserAnz. 180
- PapierbecherAnz. 100
- TellerAnz. 180
- GabelnAnz. 180
- MesserAnz. 180
- LöffelAnz. 180
- ServierschalenAnz. 12
- ServierzangenAnz. 8
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- KühlboxenAnz. 4
- Mobile LautsprecherAnz. 2
- FunkmikrofoneAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Laptop
- Präsentationsbildschirm
- MobiltelefonAnz. 2
Dekoration
- TischdeckenAnz. 24
- BlumenarrangementsAnz. 8
- Willkommensschild
- PflanzenAnz. 10
- WegweiserAnz. 12
- StandnummernschilderAnz. 30
- NamensschilderAnz. 200
- TischdekorationAnz. 24
Beleuchtung
- StehlampenAnz. 6
- LED-LichterkettenAnz. 4
Küche
- ThermoskannenAnz. 8
- WasserkannenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- BrotmesserAnz. 3
- KühlkistenAnz. 4
- OfenhandschuheAnz. 2
- ServiertablettsAnz. 8
Reinigung
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 8
- HandseifenspenderAnz. 6
- PapierhandtuchspenderAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Termin und Messestandort zuerst fest und reserviere den Raum möglichst mehrere Monate vor dem Messetag. Prüfe dabei früh, ob genügend Stellfläche, Sitzplätze, Stromanschlüsse und barrierefreie Zugänge vorhanden sind.
- Starte die Ausstellerwerbung vor der öffentlichen Besuchereinladung. Verschicke die Ausstelleranweisungen spätestens 14 Tage vorher und fordere Kontaktdaten, Standbedarf sowie Ernährungswünsche gesammelt über ein Anmeldeformular an.
- Erstelle die Standaufteilung erst, wenn die wichtigsten Ausstellerdaten vorliegen. Plane breite Wege für Rollstühle und Rollatoren ein und platziere den Registrierungstisch direkt am Eingang, damit niemand die Orientierung verliert.
- Bestätige Referenten und Programm mindestens 3 Wochen vor der Messe. Lege für jeden Programmpunkt eine Startzeit, Dauer und benötigte Technik fest; mobile Lautsprecher, Funkmikrofone, Laptop und Präsentationsbildschirm sollten vorab getestet werden.
- Erledige die Vor-Ort-Vorbereitung am Vortag oder spätestens am Morgen mit einer festen Reihenfolge: Beschilderung anbringen, Namensschilder und Besucherlisten auslegen, Materialien bereitstellen und Getränke kühlen. Rechne für den Aufbau mindestens 2 Stunden vor Einlass ein.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man eine Seniorenmesse planen?
- Beginne idealerweise 3 bis 6 Monate vorher mit Termin, Standort und Ausstellerwerbung. Anmeldung, Programm und Catering sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin feststehen.
- Wie viele Aussteller braucht eine Seniorenmesse?
- Das hängt von Raum und Zielgruppe ab; für eine überschaubare Messe sind etwa 10 bis 20 Aussteller ein praktikabler Rahmen. Plane pro Stand ausreichend Tischfläche sowie breite Wege und zusätzliche Sitzplätze ein.
- Wann sollte man die Einladungen zur Seniorenmesse verschicken?
- Verschicke die erste Einladung etwa 4 bis 6 Wochen vor der Messe und erinnere die Angemeldeten 7 bis 10 Tage vorher. Die Besucherlisten solltest du spätestens am Vortag drucken.
- Was braucht man für eine barrierefreie Seniorenmesse?
- Plane stufenlose Zugänge, breite Durchgänge, rollstuhlgerechte Tische und gut lesbare Routenschilder ein. Prüfe die Wege mindestens 1 Tag vorher und halte am Eingang Sitzmöglichkeiten sowie eine klare Registrierung bereit.
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