Cómo organizar una feria para personas mayores sin dejar cabos sueltos
Una feria para personas mayores necesita más coordinación que una simple jornada de puestos. Primero fija la fecha y reserva un recinto accesible; después incorpora expositores, ponentes y visitantes con plazos separados. El plano, el programa, el catering y las indicaciones de aparcamiento deben cerrarse antes de preparar el montaje. Este plan reúne 68 tareas y 51 materiales para que puedas avanzar por orden y detectar a tiempo lo que suele olvidarse.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Reservar el recinto de la feria
- 2
Fijar la fecha de la feria
2 personas
- 3
Captar expositores
2 personas
- 4
Invitar a los expositores
2 personas
- 5
Abrir el formulario de inscripción
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Distribuir carteles promocionales
2 personas
- 8
Gestionar inscripciones
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Recopilar los datos de los expositores
- 11
Hacer el plano de puestos
2 personas
- 12
Elaborar el programa
2 personas
- 13
Confirmar ponentes
- 14
Pedir el catering
- 15
Reservar material de alquiler
- 16
Crear información de aparcamiento
- 17
Preparar señales de ruta
2 personas
- 18
Hacer tarjetas con nombres
2 personas
- 19
Imprimir listas de visitantes
- 20
Enviar las instrucciones a los expositores
- 21
Comprobar el inventario
2 personas
- 22
Hacer la compra
2 personas
- 23
Preparar los materiales
3 personas
- 24
Enfriar bebidas
2 personas
- 25
Abrir la ubicación
2 personas
- 26
Comprobar los espacios
2 personas
- 27
Montar mesas
4 personas
- 28
Colocar las sillas
4 personas
- 29
Marcar las ubicaciones de los stands
2 personas
- 30
Montar los stands de los expositores
6 personas
- 31
Montar el mostrador de registro
2 personas
- 32
Montar el bufé de catering
3 personas
- 33
Preparar café y té
2 personas
- 34
Montar puntos de información
2 personas
- 35
Colgar pósters de ruta y programa
2 personas
- 36
Probar el equipo de sonido
2 personas
- 37
Comprobar los baños
- 38
Instruir a los voluntarios
2 personas
Evento
- 39
Atender la mesa de registro
3 personas
- 40
Recibir a los visitantes
4 personas
- 41
Explicar el programa
2 personas
- 42
Apoyar a los expositores
2 personas
- 43
Servir café y té
3 personas
- 44
Servir aperitivos
3 personas
- 45
Rellenar las bebidas
2 personas
- 46
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 47
Comprobar los baños periódicamente
- 48
Coordinar a los ponentes
2 personas
- 49
Anunciar presentaciones
- 50
Operar los micrófonos
- 51
Comprobar la sala de descanso
- 52
Registrar objetos perdidos
- 53
Acompañar a los últimos visitantes a la salida
3 personas
- 54
Permitir que los expositores desmonten
2 personas
Seguimiento
- 55
Recoger la vajilla
3 personas
- 56
Clasificar residuos
3 personas
- 57
Desmontar mesas y sillas
4 personas
- 58
Retirar la decoración
2 personas
- 59
Apagar el equipo
2 personas
- 60
Limpiar la cocina
3 personas
- 61
Limpiar el lugar
4 personas
- 62
Inventariar materiales
2 personas
- 63
Devolver el material prestado
2 personas
- 64
Recopilar el material de los expositores
2 personas
- 65
Recoger el catering sobrante
2 personas
- 66
Gestionar objetos perdidos
- 67
Enviar mensaje de agradecimiento
- 68
Recopilar facturas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 24
- Sillascant. 180
- Taburetes de barcant. 8
- Mesas de buffetcant. 4
- Mesa de registro
- Percheroscant. 4
- Mesas accesibles para sillas de ruedascant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 180
- Vasoscant. 180
- Vasos de papelcant. 100
- Platoscant. 180
- Tenedorescant. 180
- Cuchilloscant. 180
- Cucharascant. 180
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Neveras portátilescant. 4
- Altavoces móvilescant. 2
- Micrófonos inalámbricoscant. 2
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Portátil
- Pantalla de presentación
- Teléfono móvilcant. 2
Decoración
- Mantelescant. 24
- Arreglos floralescant. 8
- Cartel de bienvenida
- Plantascant. 10
- Carteles direccionalescant. 12
- Carteles con número de standcant. 30
- Tarjetas de nombrecant. 200
- Decoración de mesacant. 24
Iluminación
- Lámparas de piecant. 6
- Guirnaldas de luces LEDcant. 4
Cocina
- Termoscant. 8
- Jarras de aguacant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Cajas isotérmicascant. 4
- Guantes de hornocant. 2
- Bandejas de serviciocant. 8
Limpieza
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 3
- Cuboscant. 3
- Guantes de limpiezacant. 6
- Papeleracant. 8
- Dispensadores de jabón de manoscant. 6
- Dispensadores de toallas de papelcant. 6
Catering
- Compras
Consejos
- Empieza con la fecha, el recinto y el aforo previsto. Comprueba desde el principio que haya mesas accesibles para sillas de ruedas, suficientes sillas, aseos adecuados y una ruta clara desde el aparcamiento hasta la entrada.
- Capta a los expositores con un formulario de inscripción y fija una fecha límite al menos 3 semanas antes de la feria. Pide en el mismo formulario sus datos, necesidades de espacio y preferencias dietéticas si participan en el catering.
- Cierra el plano de puestos y el programa cuando las inscripciones estén bastante avanzadas, pero no esperes al último día. Envía a cada expositor sus instrucciones, horario de llegada, ubicación y necesidades técnicas al menos 7 días antes.
- Prepara la comunicación pensando en personas que pueden necesitar leerla con calma. Imprime carteles, tarjetas con nombres, listas de visitantes y señales de ruta; coloca el cartel de bienvenida y la mesa de registro en un punto visible desde la entrada.
- Haz una prueba técnica antes de abrir el recinto. Comprueba micrófonos inalámbricos, altavoces, portátil, pantalla, cables alargadores y regletas; enfría las bebidas y deja listo el café y el té antes de que lleguen los primeros visitantes.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria para personas mayores?
- Reserva el recinto y fija la fecha con al menos 8 a 12 semanas de margen. Así tendrás tiempo para captar expositores, abrir inscripciones, imprimir la información y ajustar el plano.
- ¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de una feria?
- Cierra las inscripciones de visitantes entre 7 y 14 días antes, según el aforo. Para expositores, usa un plazo más temprano, de unas 3 semanas, porque necesitas sus datos para el plano, el programa y las instrucciones.
- ¿Qué catering calcular para una feria de medio día?
- Como referencia, calcula una bebida caliente y una pieza de comida por persona, además de agua y otras bebidas. Confirma las preferencias dietéticas al menos 7 días antes de pedir el catering y compra un pequeño margen adicional.
- ¿Cuándo se prepara el montaje de la feria?
- Abre el recinto entre 2 y 3 horas antes de la llegada del público. Reserva ese tiempo para colocar mesas, sillas, mesas de buffet y registro, montar la señalización y probar el sonido y la pantalla.
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