Zo organiseer je een ouderenbeurs
Begin met de locatie, datum en doelgroep voordat je exposanten benadert. Controleer meteen of bezoekers met een rollator of rolstoel goed binnenkomen, kunnen zitten en de stands kunnen bereiken. Daarna bouw je de beurs op in vaste stappen: exposanten werven, aanmeldingen verwerken, het programma maken en praktische informatie versturen. Reserveer materialen en catering pas nadat je het verwachte bezoekersaantal en de standindeling hebt vastgesteld.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Beurslocatie reserveren
- 2
Beursdatum vastleggen
2 personen
- 3
Exposanten werven
2 personen
- 4
Exposanten uitnodigen
2 personen
- 5
Aanmeldformulier openen
- 6
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 7
Promotieposters verspreiden
2 personen
- 8
Aanmeldingen verwerken
- 9
Dieetwensen verzamelen
- 10
Exposantgegevens verzamelen
- 11
Standindeling maken
2 personen
- 12
Programma samenstellen
2 personen
- 13
Sprekers bevestigen
- 14
Catering bestellen
- 15
Verhuurmaterialen reserveren
- 16
Parkeerinformatie maken
- 17
Routeborden voorbereiden
2 personen
- 18
Naamkaartjes maken
2 personen
- 19
Bezoekerslijsten afdrukken
- 20
Exposanteninstructies versturen
- 21
Voorraad controleren
2 personen
- 22
Boodschappen doen
2 personen
- 23
Materialen klaarzetten
3 personen
- 24
Dranken koelen
2 personen
- 25
Locatie openen
2 personen
- 26
Ruimtes controleren
2 personen
- 27
Tafels opstellen
4 personen
- 28
Stoelen opstellen
4 personen
- 29
Standplaatsen markeren
2 personen
- 30
Exposantenstands inrichten
6 personen
- 31
Registratiebalie inrichten
2 personen
- 32
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
- 33
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 34
Infopunten inrichten
2 personen
- 35
Route- en programmaposters ophangen
2 personen
- 36
Geluidsapparatuur testen
2 personen
- 37
Toiletten controleren
- 38
Vrijwilligers instrueren
2 personen
Event
- 39
Registratiebalie bemannen
3 personen
- 40
Bezoekers ontvangen
4 personen
- 41
Programma uitleggen
2 personen
- 42
Exposanten ondersteunen
2 personen
- 43
Koffie en thee serveren
3 personen
- 44
Hapjes serveren
3 personen
- 45
Dranken bijvullen
2 personen
- 46
Afvalbakken legen
2 personen
- 47
Toiletten tussentijds controleren
- 48
Sprekers begeleiden
2 personen
- 49
Presentaties aankondigen
- 50
Microfoons bedienen
- 51
Rustruimte controleren
- 52
Gevonden voorwerpen registreren
- 53
Laatste bezoekers uitgeleiden
3 personen
- 54
Exposanten laten afbouwen
2 personen
Nazorg
- 55
Servies verzamelen
3 personen
- 56
Afval sorteren
3 personen
- 57
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
- 58
Decoratie verwijderen
2 personen
- 59
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 60
Keuken schoonmaken
3 personen
- 61
Locatie schoonmaken
4 personen
- 62
Materialen inventariseren
2 personen
- 63
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 64
Exposantenmateriaal verzamelen
2 personen
- 65
Overgebleven catering opruimen
2 personen
- 66
Gevonden voorwerpen afhandelen
- 67
Bedankbericht versturen
- 68
Facturen verzamelen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 24
- Stoelenaantal 180
- Barkrukkenaantal 8
- Buffettafelsaantal 4
- Registratietafel
- Kapstokkenaantal 4
- Rolstoelvriendelijke tafelsaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 180
- Glazenaantal 180
- Papieren bekersaantal 100
- Bordenaantal 180
- Vorkenaantal 180
- Messenaantal 180
- Lepelsaantal 180
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Waterkokersaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- Mobiele speakersaantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Verlengkabelsaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Laptop
- Presentatiescherm
- Mobiele telefoonaantal 2
Decoratie
- Tafelkledenaantal 24
- Bloemstukkenaantal 8
- Welkomstbord
- Plantenaantal 10
- Pijlbordenaantal 12
- Standnummerbordenaantal 30
- Naamkaartjesaantal 200
- Tafeldecoratieaantal 24
Verlichting
- Staande lampenaantal 6
- Ledlichtsnoerenaantal 4
Keuken
- Thermoskannenaantal 8
- Waterkannenaantal 8
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Koelkrattenaantal 4
- Ovenwantenaantal 2
- Serveerbladenaantal 8
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Emmersaantal 3
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 8
- Handzeepdispensersaantal 6
- Papieren handdoekdispensersaantal 6
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de standindeling minimaal 2 weken vooraf vast. Houd brede looproutes vrij en plaats rolstoelvriendelijke tafels op plekken waar bezoekers eenvoudig kunnen draaien en rusten.
- Vraag dieetwensen tegelijk met de bezoekersaanmelding uit en geef het definitieve aantal uiterlijk 7 dagen voor de beurs door aan de catering. Zo voorkom je dat speciale maaltijden te laat worden geregeld.
- Bevestig sprekers en presentatiemateriaal uiterlijk 2 weken vooraf. Test laptop, presentatiescherm, mobiele speakers, draadloze microfoons en verlengkabels tijdens een korte proefopstelling.
- Stuur exposanteninstructies minstens 5 dagen vooraf met opbouwtijd, standafmetingen, parkeerinformatie en een contactnummer. Vermeld ook waar naamkaartjes en bezoekersregistratie zijn geregeld.
- Plan op de beursdag minimaal 60 minuten voor openen in. Zet routeborden, welkomstbord, registratietafel, bezoekerslijsten, stoelen en gekoelde dranken eerst klaar voordat exposanten en bezoekers binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang duurt het om een ouderenbeurs te organiseren?
- Reken op 8 tot 12 weken voor een beurs met meerdere exposanten en een programma. Reserveer de locatie en leg de datum in de eerste week vast; begin daarna direct met exposanten werven.
- Hoeveel exposanten heb je nodig voor een ouderenbeurs?
- Dat hangt af van de ruimte en het aantal thema’s, maar werk met een standindeling voordat je toezeggingen doet. Plan per exposant een tafel plus loopruimte en houd minimaal 2 weken vóór de beurs ruimte over voor wijzigingen.
- Wanneer moet je uitnodigingen voor een ouderenbeurs versturen?
- Stuur de eerste uitnodiging 4 tot 6 weken vooraf en een herinnering ongeveer 10 dagen voor de beurs. Vraag dieetwensen en eventuele toegankelijkheidsbehoeften bij de aanmelding uit.
- Wanneer bestel je catering voor een ouderenbeurs?
- Geef een voorlopig aantal door zodra de aanmeldingen beginnen en bevestig het definitieve aantal uiterlijk 7 dagen vooraf. Bestel koffie, thee, water en passende serviesmaterialen voor het verwachte bezoekersaantal plus een kleine reserve.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!