Organiser un marché de stage sans rien oublier

Un marché de stage demande de coordonner les entreprises, les visiteurs et toute l’installation le même jour. Commence par fixer la date et le programme, puis ouvre les inscriptions et collecte les informations nécessaires aux stands. À l’approche de l’événement, finalise le plan du site, les badges, les impressions, le catering et le matériel technique. Cette checklist te permet de suivre les étapes dans le bon ordre, jusqu’au refroidissement des boissons et à la mise en place de l’accueil.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Contacter les entreprises participantes
2 personnes
Créer le formulaire d’inscription pour les entreprises
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir l’enregistrement des visiteurs
Traiter les inscriptions
2 personnes
Collecter les informations de l’entreprise
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Rassembler les logos des entreprises
Créer un plan du site avec les stands
2 personnes
Attribuer les numéros de stand
Partager les informations de stationnement
Publier le programme
Envoyer les confirmations aux entreprises
Réserver le catering
Déterminer le stock de boissons
Préparer les impressions
2 personnes
Créer les badges nominatifs
2 personnes
Imprimer la liste des visiteurs
Composer les dossiers d’information
3 personnes
Vérifier le matériel du stand
2 personnes
Vérifier la liste des courses
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Préparer l’espace d’accueil
2 personnes
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Délimiter les emplacements
3 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Décorer les stands
6 personnes
Installer la signalétique
2 personnes
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
Préparer le matériel d’information
2 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Tester la technique et l’alimentation électrique
2 personnes

Événement

Accueillir les entreprises
3 personnes
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier les stocks
Soutenir les entreprises
2 personnes
Annoncer la fin du marché
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
Faire le check-out des entreprises
2 personnes

Suivi

Rassembler le matériel du stand
5 personnes
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer l’espace
3 personnes
Rapporter le matériel
4 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés
Remercier les entreprises
Relancer les visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 8
Tables de standqté 24
Chaisesqté 80
Table d'inscription
Tabourets de barqté 16
Portants à vêtementsqté 4
Nappesqté 32
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 3
Écrans de présentationqté 4
Câbles d'écranqté 8
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Batteries externesqté 6
Micro sans fil
Enceinte compacteqté 2
Stations de rechargeqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Panneaux arrière du standqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Bouquets de ballonsqté 12
Décoration végétaleqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 8
Numéros de standqté 24
Panneaux avec le nom de l’entrepriseqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Conteneurs alimentairesqté 12
Carafes d’eauqté 8
Bacs à glaçonsqté 6
Tire-bouchonsqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-essuie-tout en papierqté 4
Porte-papier toiletteqté 4

Catering

Courses

Inscription

Badges nominatifsqté 250
Porte-badgesqté 250
Lanyardsqté 250
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Formulaires visiteursqté 300
Braceletsqté 250

Imprimés

Dossiers d'informationqté 250
Plansqté 300
Flyers du programmeqté 300
Papier A4qté 2
Imprimante
Cartouches d’encre pour imprimanteqté 4

Bureau

Ruban adhésifqté 12
Ruban de masquageqté 12
Ciseauxqté 8
Cutterqté 4
Cordeqté 4
Attaches-câblesqté 200
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Blocs-notesqté 24
Marqueursqté 12

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Gants de travailqté 8
Passe-câblesqté 12
Tapis antidérapantsqté 12

Transport

Chariots de transportqté 3
Caisses de rangementqté 20
Roll-containersqté 4

Conseils

Bloque la date et le programme avant de contacter les entreprises : elles doivent connaître les horaires, le format des stands et les informations attendues dans le formulaire d’inscription.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, plutôt que quelques jours avant. Regroupe ensuite les réponses pour réserver le catering avec des quantités adaptées au nombre confirmé.
Attribue les numéros de stand après avoir rassemblé les logos et les contraintes de chaque entreprise. Envoie ensuite un plan lisible avec les informations de stationnement et le numéro attribué.
Prépare les badges nominatifs, la liste des visiteurs et les dossiers d’information au plus tard la veille. Imprime aussi les affiches du programme, les panneaux d’accueil et les numéros de stand.
Teste le matériel technique avant l’ouverture : écrans, câbles, rallonges, multiprises, tablettes, micro et enceinte. Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et installe le service traiteur avant l’arrivée des premiers visiteurs.

Questions fréquentes

Quand contacter les entreprises pour un marché de stage ?: Commence au moins 6 à 8 semaines avant la date prévue. Cela laisse le temps d’envoyer les invitations, de traiter les inscriptions, de collecter les logos et de construire le plan des stands.
Quand ouvrir les inscriptions des visiteurs ?: Ouvre-les dès que la date, le programme et les entreprises participantes sont suffisamment établis, idéalement 3 à 4 semaines avant l’événement. Prévois une date de clôture 3 à 5 jours avant pour imprimer la liste des visiteurs.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer les stands ?: Prévois au minimum 2 à 3 heures avant l’ouverture, davantage si plusieurs écrans, tables hautes ou éléments de décoration doivent être installés. Garde un créneau séparé pour tester les branchements et placer les panneaux indicateurs.
Quand préparer les badges et les dossiers d’information ?: Finalise les badges et les dossiers 1 à 2 jours avant le marché de stage, après la dernière vérification des inscriptions. Imprime la liste des visiteurs la veille afin de limiter les changements le matin même.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.