Organiser un marché de stage, étape par étape

Un marché de stage se prépare d’abord avec les entreprises, puis avec les visiteurs et la logistique sur place. Commence par fixer la date et le programme, avant d’ouvrir les inscriptions et de confirmer les stands. Les informations collectées servent ensuite à construire le plan de salle, les badges et les dossiers remis à l’accueil. Prévois aussi plusieurs vérifications finales : besoins alimentaires, matériel de présentation, boissons et signalétique sont souvent réglés trop tard.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le programme
2 personnes
2
Contacter les entreprises participantes
2 personnes
3
Créer le formulaire d’inscription pour les entreprises
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Ouvrir l’enregistrement des visiteurs
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Collecter les informations de l’entreprise
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Rassembler les logos des entreprises
10
Créer un plan du site avec les stands
2 personnes
11
Attribuer les numéros de stand
12
Partager les informations de stationnement
13
Publier le programme
14
Envoyer les confirmations aux entreprises
15
Réserver le catering
16
Déterminer le stock de boissons
17
Préparer les impressions
2 personnes
18
Créer les badges nominatifs
2 personnes
19
Imprimer la liste des visiteurs
20
Composer les dossiers d’information
3 personnes
21
Vérifier le matériel du stand
2 personnes
22
Vérifier la liste des courses
23
Faire les courses
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Préparer le service traiteur
3 personnes
26
Préparer l’espace d’accueil
2 personnes
27
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Délimiter les emplacements
3 personnes
30
Installer les tables et les chaises
5 personnes
31
Décorer les stands
6 personnes
32
Installer la signalétique
2 personnes
33
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
34
Préparer le matériel d’information
2 personnes
35
Installer le point café et thé
2 personnes
36
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
37
Tester la technique et l’alimentation électrique
2 personnes

Événement

38
Accueillir les entreprises
3 personnes
39
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
41
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
42
Orienter les visiteurs vers les stands
2 personnes
43
Servir le café et le thé
2 personnes
44
Servir des amuse-bouches
2 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
47
Vider les poubelles
2 personnes
48
Vérifier les toilettes
49
Vérifier les stocks
50
Soutenir les entreprises
2 personnes
51
Annoncer la fin du marché
52
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes
53
Faire le check-out des entreprises
2 personnes

Suivi

54
Rassembler le matériel du stand
5 personnes
55
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
56
Retirer la décoration
3 personnes
57
Rassembler la vaisselle
3 personnes
58
Faire la vaisselle
2 personnes
59
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
60
Nettoyer l’espace
3 personnes
61
Rapporter le matériel
4 personnes
62
Vider les glacières
2 personnes
63
Ranger le stock restant
2 personnes
64
Rendre les articles empruntés
2 personnes
65
Enregistrer les objets trouvés
66
Remercier les entreprises
67
Relancer les visiteurs

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables hautesqté 8
Tables de standqté 24
Chaisesqté 80
Table d'inscription
Tabourets de barqté 16
Portants à vêtementsqté 4
Nappesqté 32
Poubellesqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 3
Écrans de présentationqté 4
Câbles d'écranqté 8
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Batteries externesqté 6
Micro sans fil
Enceinte compacteqté 2
Stations de rechargeqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Panneaux arrière du standqté 12
Guirlandes de fanionsqté 8
Bouquets de ballonsqté 12
Décoration végétaleqté 12
Panneaux indicateursqté 12
Panneau d’accueil
Affiches du programmeqté 8
Numéros de standqté 24
Panneaux avec le nom de l’entrepriseqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6

Cuisine

Glacièresqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pinces de serviceqté 8
Conteneurs alimentairesqté 12
Carafes d’eauqté 8
Bacs à glaçonsqté 6
Tire-bouchonsqté 4

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 24
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Porte-essuie-tout en papierqté 4
Porte-papier toiletteqté 4

Catering

Courses

Inscription

Badges nominatifsqté 250
Porte-badgesqté 250
Lanyardsqté 250
Stylosqté 30
Presse-papiersqté 6
Formulaires visiteursqté 300
Braceletsqté 250

Imprimés

Dossiers d'informationqté 250
Plansqté 300
Flyers du programmeqté 300
Papier A4qté 2
Imprimante
Cartouches d’encre pour imprimanteqté 4

Bureau

Ruban adhésifqté 12
Ruban de masquageqté 12
Ciseauxqté 8
Cutterqté 4
Cordeqté 4
Attaches-câblesqté 200
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Blocs-notesqté 24
Marqueursqté 12

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Gants de travailqté 8
Passe-câblesqté 12
Tapis antidérapantsqté 12

Transport

Chariots de transportqté 3
Caisses de rangementqté 20
Roll-containersqté 4

Conseils

Fixe la date et le programme avant de contacter les entreprises : prévois au moins 6 à 8 semaines pour obtenir les confirmations, les logos et les besoins de chaque stand.
Ouvre l’inscription des visiteurs après avoir sécurisé les premières entreprises participantes. Relance les inscrits 5 à 7 jours avant l’événement et imprime la liste mise à jour la veille.
Demande à chaque entreprise son nom exact, son logo, ses besoins alimentaires et son matériel de présentation. Utilise ces informations pour attribuer les numéros de stand et préparer les panneaux nominatifs.
Termine le plan de salle au moins une semaine avant le marché. Vérifie la circulation entre les tables de stand, la table d’inscription, les prises électriques, les écrans et les panneaux indicateurs.
Réserve le catering et calcule les boissons sur la base des inscriptions confirmées, avec une marge de 10 à 15 %. Refroidis les boissons et prépare le service traiteur le jour précédent lorsque c’est possible.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de stage ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de contacter les entreprises, d’ouvrir les inscriptions, de traiter les réponses et de finaliser les stands.
Quand faut-il contacter les entreprises participantes ?: Contacte-les dès que la date et le programme sont fixés, au moins 6 semaines avant l’événement. Demande une confirmation et les informations de stand dans un délai précis, par exemple sous 10 jours.
Quand faut-il fermer les inscriptions des visiteurs ?: Ferme-les 3 à 5 jours avant le marché si tu dois préparer des badges et une liste imprimée. Garde ensuite une procédure d’inscription sur place pour les visiteurs non prévus.
Combien de boissons prévoir pour un marché de stage ?: Compte environ 2 boissons par personne pour les 2 premières heures, puis ajuste selon la durée et la présence d’un catering. Ajoute une marge de 10 à 15 % pour éviter de manquer de stock.

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