Organiser un salon des entreprises, étape par étape

Un salon des entreprises se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme un événement d’accueil. Commence par bloquer le lieu, la date et les horaires avant d’ouvrir les inscriptions aux entreprises et aux étudiants. Le nombre d’exposants détermine ensuite le plan des stands, le mobilier, la technique et le catering. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les informations de parking, les badges et les tests du matériel la veille.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Fixer la date et les horaires
2 personnes
3
Inviter des entreprises
2 personnes
4
Inviter les étudiants
2 personnes
5
Ouvrir le formulaire d’inscription
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Vérifier les données de l’entreprise
2 personnes
9
Répartir les emplacements
2 personnes
10
Confirmer les exposants
11
Commander le catering
12
Réserver le mobilier
13
Réserver la technique
14
Créer le plan
2 personnes
15
Établir le programme
2 personnes
16
Envoyer les infos de parking
17
Envoyer les informations aux visiteurs
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Imprimer les numéros de stand
20
Imprimer les panneaux de direction
21
Imprimer les feuilles de présence
22
Rassembler les listes de prix
23
Rassembler le matériel promotionnel
2 personnes
24
Faire les courses
2 personnes
25
Vérifier le matériel
2 personnes
26
Remplir les glacières
2 personnes
27
Trier les impressions
2 personnes
28
Rappeler les exposants

Événement

29
Ouvrir le lieu
2 personnes
30
Vérifier les espaces
2 personnes
31
Recevoir les livraisons
2 personnes
32
Installer les tables
4 personnes
33
Installer les chaises
3 personnes
34
Placer les numéros des stands
2 personnes
35
Installer le comptoir d'enregistrement
2 personnes
36
Monter le buffet traiteur
3 personnes
37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
38
Installer le point café
2 personnes
39
Brancher la technique
2 personnes
40
Tester les présentations
2 personnes
41
Installer la décoration
3 personnes
42
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
43
Accueillir les exposants
3 personnes
44
Enregistrer les exposants
2 personnes
45
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
46
Livrer le matériel de stand
3 personnes
47
Effectuer le dernier contrôle de l’état du site
2 personnes
48
Enregistrer les visiteurs
4 personnes
49
Accueillir les visiteurs
3 personnes
50
Assurer la présentation d’ouverture
2 personnes
51
Servir le café et le thé
3 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
55
Orienter les flux de visiteurs
3 personnes
56
Animer les présentations
2 personnes
57
Répondre aux questions au point d'information
2 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Vérifier les toilettes
2 personnes
60
Animer le moment photo
61
Faire un dernier tour des stands
2 personnes
62
Annoncer la clôture
63
Reconduire les visiteurs
3 personnes
64
Faire le check-out des exposants
3 personnes

Suivi

65
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
66
Démonter le catering
3 personnes
67
Éteindre la technique
2 personnes
68
Retirer la décoration
3 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
70
Faire la vaisselle
3 personnes
71
Rassembler les déchets
3 personnes
72
Nettoyer les espaces
4 personnes
73
Emballer le matériel
3 personnes
74
Fermer le lieu
2 personnes
75
Retourner les matériels de location
2 personnes
76
Ranger le stock restant
2 personnes
77
Rappeler pour les objets trouvés
78
Remercier les entreprises
2 personnes
79
Remercier les visiteurs
80
Archiver les photos et les documents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Bureaux d’informationqté 3
Tables de stand de marchéqté 40
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Poteaux de balisageqté 12
Nappesqté 48

Équipement

Ordinateurs portablesqté 3
Écransqté 3
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 15
Chargeursqté 6
Batteries externesqté 4
Goulottes de câblesqté 10
Cliques de présentationqté 2
Imprimantes d’étiquettesqté 2
Scanners portatifsqté 3
Talkies-walkiesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 150
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 8
Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Pinces de serviceqté 8
Bacs à vaisselleqté 3

Décoration

Panneaux avec le nom de l’entrepriseqté 40
Panneaux numérotés des standsqté 40
Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Ruban pour ballonsqté 4
Mur photo
Bandes adhésivesqté 100
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Attaches-câblesqté 200

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes de table LEDqté 12
Piles de rechangeqté 24

Catering

Courses

Nettoyage

Balayette et pelleqté 4
Raclettes de solqté 3
Seauxqté 6
Balaiqté 4
Serpillièreqté 4
Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 3

Bureau

Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 40
Marqueursqté 12
Listes de présenceqté 20
Badges nominatifsqté 180
Braceletsqté 400
Papier d'impression A4qté 3
Brochures d’informationqté 400
Blocs-notesqté 100

Sécurité

Trousse de premiers secoursqté 2
Marquage au solqté 6
Marquage des câblesqté 2

Conseils

Bloque le lieu et les horaires avant de lancer les invitations : prévois au moins 8 à 12 semaines pour confirmer les entreprises, les étudiants et les prestataires.
Ferme les inscriptions avec une date limite claire, puis traite les réponses sous 2 à 3 jours ouvrés. Vérifie séparément les coordonnées des entreprises et les besoins alimentaires.
Dessine le plan des stands après avoir confirmé les exposants. Prévois une circulation dégagée, un point d’information visible et des emplacements numérotés pour éviter les changements de dernière minute.
Envoie les informations pratiques aux visiteurs au moins 5 jours avant le salon : adresse, horaires, parking et modalités d’accueil. Prépare les badges nominatifs et les feuilles de présence à partir de la liste finale.
Organise une vérification technique la veille : teste chaque écran, vidéoprojecteur, microphone et haut-parleur, puis contrôle les rallonges, multiprises, chargeurs et batteries externes. Garde quelques solutions de secours sur place.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon des entreprises ?: Prévois généralement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, confirmer les exposants, traiter les inscriptions, commander le catering et préparer le plan ainsi que la signalétique.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions pour un salon des entreprises ?: Ouvre-les dès que la date, les horaires et le lieu sont confirmés, idéalement 6 à 8 semaines avant l’événement. Fixe une date limite située environ 10 jours avant le salon pour avoir une liste exploitable.
Combien de temps avant faut-il confirmer les exposants ?: Confirme les exposants au plus tard 2 à 3 semaines avant le salon. Tu pourras alors répartir les emplacements, imprimer les numéros de stand et ajuster le mobilier, le catering et le matériel technique.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon des entreprises ?: Consacre 2 à 3 heures à une vérification sur place : installation des tables et chaises, signalétique, badges, listes de présence, alimentation électrique et test de toute la technique. Contrôle aussi les quantités de tasses, verres, assiettes et couverts.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.