Cómo organizar una feria empresarial sin perder el control

Una feria empresarial reúne a empresas, estudiantes y visitantes, así que la organización debe avanzar en un orden claro. Empieza por cerrar el lugar, la fecha y el horario; después abre las inscripciones y confirma los datos de cada empresa. Con esa información puedes distribuir los stands, preparar el plano y contratar mobiliario, catering y técnica. La última semana se centra en acreditaciones, señalización, aparcamiento y comprobaciones del material.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Reservar el lugar
2
Fijar la fecha y las horas
2 personas
3
Invitar a empresas
2 personas
4
Invitar a los estudiantes
2 personas
5
Abrir el formulario de inscripción
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Comprobar los datos de la empresa
2 personas
9
Asignar puestos
2 personas
10
Fijar los soportes de los puestos
11
Pedir el catering
12
Reservar mobiliario
13
Reservar técnica
14
Hacer el plano
2 personas
15
Elaborar el programa
2 personas
16
Enviar la información de aparcamiento
17
Enviar información a los visitantes
18
Preparar acreditaciones
2 personas
19
Imprimir números de stand
20
Imprimir señales de ruta
21
Imprimir las listas de asistencia
22
Recopilar listas de precios
23
Recoger material promocional
2 personas
24
Hacer la compra
2 personas
25
Comprobar los materiales
2 personas
26
Llenar las neveras portátiles
2 personas
27
Clasificar el material impreso
2 personas
28
Recordar a los expositores

Evento

29
Abrir la ubicación
2 personas
30
Comprobar los espacios
2 personas
31
Recibir las entregas
2 personas
32
Montar mesas
4 personas
33
Colocar las sillas
3 personas
34
Colocar números de stand
2 personas
35
Montar el mostrador de registro
2 personas
36
Montar el bufé de catering
3 personas
37
Enfriar las bebidas
2 personas
38
Instalar el punto de café
2 personas
39
Conectar la técnica
2 personas
40
Probar presentaciones
2 personas
41
Colgar la decoración
3 personas
42
Colocar señales de ruta
2 personas
43
Recibir a los expositores
3 personas
44
Registrar a los expositores
2 personas
45
Repartir acreditaciones
2 personas
46
Entregar el material del stand
3 personas
47
Realizar la inspección final del montaje
2 personas
48
Registrar a los visitantes
4 personas
49
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
50
Presentar la apertura
2 personas
51
Servir café y té
3 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Reponer el bufé
2 personas
55
Guiar el flujo de visitantes
3 personas
56
Coordinar presentaciones
2 personas
57
Responder preguntas en el mostrador de información
2 personas
58
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
59
Comprobar los baños
2 personas
60
Coordinar el momento de fotos
61
Hacer la ronda final por los stands
2 personas
62
Anunciar el cierre
63
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
64
Registrar la salida de los expositores
3 personas

Seguimiento

65
Recoger objetos perdidos
2 personas
66
Desmontar el catering
3 personas
67
Apagar la técnica
2 personas
68
Retirar la decoración
3 personas
69
Recoger mesas y sillas
4 personas
70
Lavar la vajilla
3 personas
71
Recoger la basura
3 personas
72
Limpiar espacios
4 personas
73
Empaquetar materiales
3 personas
74
Cerrar el recinto
2 personas
75
Devolver el material alquilado
2 personas
76
Guardar el stock restante
2 personas
77
Llamar para los objetos perdidos
78
Dar las gracias a las empresas
2 personas
79
Dar las gracias a los visitantes
80
Archivar fotos y documentos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mostradores de informacióncant. 3
Mesas de puestocant. 40
Mesas plegablescant. 8
Sillascant. 120
Mesas altascant. 12
Percheroscant. 4
Postes separadorescant. 12
Mantelescant. 48

Equipo

Portátilescant. 3
Pantallascant. 3
Proyector
Pantalla de proyección
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 15
Cargadorescant. 6
Baterías externascant. 4
Canaletas para cablescant. 10
Pulsadores de presentacióncant. 2
Impresoras de etiquetascant. 2
Escáneres portátilescant. 3
Walkie-talkiescant. 8

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 150
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de serviciocant. 12
Cucharonescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Termoscant. 8
Neveras portátilescant. 8
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Pinzas de servircant. 8
Cubetas para lavarcant. 3

Decoración

Carteles con el nombre de la empresacant. 40
Carteles con número de standcant. 40
Guirnaldascant. 12
Globoscant. 150
Cinta para globoscant. 4
Photowall
Tiras adhesivascant. 100
Cinta adhesivacant. 8
Tijerascant. 6
Bridascant. 200

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas de mesa LEDcant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Catering

Compras

Limpieza

Recogedor y escobacant. 4
Limpiacristalescant. 3
Cuboscant. 6
Escobacant. 4
Fregonacant. 4
Papeleracant. 12
Pinzas para residuoscant. 3

Oficina

Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 40
Rotuladores fosforescentescant. 12
Listas de asistenciacant. 20
Credencialescant. 180
Pulserascant. 400
Papel de impresión A4cant. 3
Folletos informativoscant. 400
Bloc de notascant. 100

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Marcaje de suelocant. 6
Marcado de cablescant. 2

Consejos

Cierra el espacio, la fecha y el horario antes de invitar a empresas o estudiantes. Reserva también un margen para montaje y desmontaje, porque el programa del público no cubre esas horas.
Abre el formulario de inscripción con varias semanas de antelación y pide desde el principio los datos de la empresa, las preferencias dietéticas y las necesidades del stand. Corregir esa información el día anterior suele provocar cambios en el plano.
Asigna los puestos solo después de comprobar los datos de las empresas. Imprime los números de stand y prepara el plano cuando ya conozcas la distribución de mesas, sillas, mostradores y tomas eléctricas.
Coordina catering y técnica con el número real de inscritos, no con una estimación inicial. Comprueba portátiles, pantallas, proyector, micrófonos, altavoces, cables alargadores y regletas antes de que llegue el primer expositor.
Envía la información de aparcamiento y acceso a visitantes y empresas con suficiente antelación. Durante el montaje, coloca las señales de ruta, las acreditaciones y las listas de asistencia en puntos separados para evitar colas en la entrada.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria empresarial?: Empieza al menos 8 semanas antes si participan varias empresas y estudiantes. Reserva el espacio y fija la fecha primero; deja las 2 últimas semanas para confirmar inscripciones, cerrar el plano y preparar la señalización.
¿Cuándo se debe abrir la inscripción para una feria empresarial?: Ábrela entre 4 y 6 semanas antes del evento. Mantén el formulario activo hasta unos 7 días antes para poder ajustar puestos, catering, acreditaciones y listas de asistencia.
¿Cuándo hay que asignar los stands?: Haz la asignación cuando falten aproximadamente 2 semanas y ya estén comprobados los datos de cada empresa. Envía la ubicación y el número del stand al menos 5 días antes para que puedan preparar su material promocional.
¿Cuánto tiempo se necesita para montar una feria empresarial?: Reserva como mínimo 3 horas para montar mobiliario, señalización, puestos y técnica, y añade tiempo si hay proyector o varias pantallas. Haz una comprobación final de cables, cargadores, acreditaciones y catering antes de abrir las puertas.

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