Eine Unternehmensmesse strukturiert organisieren
Beginnen Sie mit Termin, Veranstaltungsort und Zielgruppe, bevor Sie Unternehmen und Studierende einladen. Danach folgen Anmeldungen, Standplanung und die Prüfung der Firmendaten. Rund vier Wochen vorher sollten Catering, Möbel und Technik feststehen; in der letzten Woche erstellen Sie Lageplan, Namensschilder und Wegweiser. Viele Verzögerungen entstehen, weil Stromanschlüsse, Parkinformationen oder Ernährungswünsche erst kurz vor dem Messetag geklärt werden.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Location reservieren
- 2
Datum und Uhrzeiten festlegen
2 Personen
- 3
Unternehmen einladen
2 Personen
- 4
Studierende einladen
2 Personen
- 5
Anmeldeformular öffnen
- 6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 7
Ernährungswünsche erfassen
- 8
Firmendaten prüfen
2 Personen
- 9
Standplätze einteilen
2 Personen
- 10
Standbetreiber bestätigen
- 11
Catering bestellen
- 12
Möbel reservieren
- 13
Technik reservieren
- 14
Lageplan erstellen
2 Personen
- 15
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 16
Parkinformationen versenden
- 17
Besucherinformationen versenden
- 18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 19
Standnummern drucken
- 20
Wegweiser drucken
- 21
Teilnehmerlisten drucken
- 22
Preisliste einsammeln
- 23
Werbematerial sammeln
2 Personen
- 24
Einkaufen gehen
2 Personen
- 25
Materialien prüfen
2 Personen
- 26
Kühlboxen füllen
2 Personen
- 27
Drucksachen sortieren
2 Personen
- 28
Standbetreiber erinnern
Event
- 29
Location öffnen
2 Personen
- 30
Räume kontrollieren
2 Personen
- 31
Lieferungen annehmen
2 Personen
- 32
Tische aufstellen
4 Personen
- 33
Stühle aufstellen
3 Personen
- 34
Standnummern anbringen
2 Personen
- 35
Registrierungstresen aufbauen
2 Personen
- 36
Cateringbuffet aufbauen
3 Personen
- 37
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 38
Kaffeestation einrichten
2 Personen
- 39
Technik anschließen
2 Personen
- 40
Präsentationen testen
2 Personen
- 41
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 42
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 43
Aussteller empfangen
3 Personen
- 44
Standbetreiber registrieren
2 Personen
- 45
Namensschilder verteilen
2 Personen
- 46
Standmaterial liefern
3 Personen
- 47
Letzte Standkontrolle durchführen
2 Personen
- 48
Besucher registrieren
4 Personen
- 49
Besucher begrüßen
3 Personen
- 50
Eröffnungspräsentation gestalten
2 Personen
- 51
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 52
Snacks servieren
3 Personen
- 53
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 54
Buffet auffüllen
2 Personen
- 55
Besucherströme lenken
3 Personen
- 56
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 57
Fragen am Informationsschalter beantworten
2 Personen
- 58
Mülleimer leeren
2 Personen
- 59
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 60
Fotomoment begleiten
- 61
Abschlussrunde an den Ständen machen
2 Personen
- 62
Abschluss ankündigen
- 63
Besucher verabschieden
3 Personen
- 64
Standbetreiber auschecken
3 Personen
Nachbereitung
- 65
Fundsachen sammeln
2 Personen
- 66
Catering abbauen
3 Personen
- 67
Technik ausschalten
2 Personen
- 68
Dekoration entfernen
3 Personen
- 69
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 70
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 71
Abfall sammeln
3 Personen
- 72
Räume reinigen
4 Personen
- 73
Materialien einpacken
3 Personen
- 74
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
- 75
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
- 76
Restbestand einlagern
2 Personen
- 77
Fundbüro nachrufen
- 78
Unternehmen bedanken
2 Personen
- 79
Besucher bedanken
- 80
Fotos und Dokumente archivieren
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- InformationsschalterAnz. 3
- MarktstandtischeAnz. 40
- KlappischeAnz. 8
- StühleAnz. 120
- StehtischeAnz. 12
- KleiderständerAnz. 4
- AbsperrpfostenAnz. 12
- TischdeckenAnz. 48
Ausstattung
- LaptopsAnz. 3
- BildschirmeAnz. 3
- Beamer
- Projektionsleinwand
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 15
- LadegeräteAnz. 6
- PowerbanksAnz. 4
- KabelkanäleAnz. 10
- PräsentationsklickerAnz. 2
- EtikettendruckerAnz. 2
- HandscannerAnz. 3
- FunkgeräteAnz. 8
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 150
- TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- ServiertablettsAnz. 12
- ServierlöffelAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermoskannenAnz. 8
- KühlboxenAnz. 8
- EisbehälterAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- BrotmesserAnz. 4
- ServierzangenAnz. 8
- SpülbeckenAnz. 3
Dekoration
- FirmenschilderAnz. 40
- StandnummernschilderAnz. 40
- WimpelkettenAnz. 12
- BallonsAnz. 150
- BallonbandAnz. 4
- Fotowand
- KlebestreifenAnz. 100
- KlebebandAnz. 8
- SchereAnz. 6
- KabelbinderAnz. 200
Beleuchtung
- LED-LichterkettenAnz. 8
- LED-TischlampenAnz. 12
- ErsatzbatterienAnz. 24
Catering
- Einkäufe
Reinigung
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- BodenabzieherAnz. 3
- EimerAnz. 6
- BesenAnz. 4
- WischmoppAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 12
- AbfallgreiferAnz. 3
Büro
- KlemmbretterAnz. 8
- KugelschreiberAnz. 40
- MarkerAnz. 12
- TeilnehmerlistenAnz. 20
- NamensschilderAnz. 180
- ArmbänderAnz. 400
- A4-DruckpapierAnz. 3
- InformationsbroschürenAnz. 400
- NotizblöckeAnz. 100
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KästenAnz. 2
- BodenmarkierungAnz. 6
- KabelmarkierungAnz. 2
Tipps
- Legen Sie zuerst Datum, Uhrzeiten und Raumaufteilung fest. Planen Sie pro Aussteller einen klar markierten Standplatz und halten Sie zusätzliche Fläche für Wege, Informationsschalter und Besucherströme frei.
- Öffnen Sie das Anmeldeformular frühzeitig und schließen Sie die Anmeldefrist etwa 10 bis 14 Tage vor der Messe. So bleibt Zeit, Ernährungswünsche zu erfassen, Firmendaten zu prüfen und fehlende Angaben nachzufordern.
- Bestätigen Sie Standbetreiber erst, wenn Standplätze, benötigte Technik und Aufbauzeiten geklärt sind. Fragen Sie dabei auch nach Preisliste und Werbematerial, weil diese Unterlagen häufig erst am Veranstaltungstag auffallen.
- Testen Sie Laptops, Bildschirme, Beamer, Mikrofone und Lautsprecher spätestens am Vortag gemeinsam mit den Präsentierenden. Prüfen Sie außerdem Verlängerungskabel, Ladegeräte, Powerbanks und Kabelkanäle; ein fehlendes Kabel kann einen ganzen Stand blockieren.
- Versenden Sie Park-, Besucher- und Ablaufinformationen mindestens 5 bis 7 Tage vorher. Drucken Sie Lageplan, Standnummern, Wegweiser, Teilnehmerlisten und Namensschilder zusätzlich aus, damit der Informationsschalter nicht von einzelnen Handyakkus oder einer instabilen Internetverbindung abhängt.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Unternehmensmesse organisieren?
- Beginnen Sie idealerweise 10 bis 12 Wochen vorher mit Veranstaltungsort, Termin und Einladungen. Für eine kleine Messe reichen oft 6 bis 8 Wochen, wenn Aussteller und Technik schnell zugesagt haben.
- Wann sollte die Anmeldung für eine Unternehmensmesse geschlossen werden?
- Schließen Sie die Anmeldung etwa 10 bis 14 Tage vor dem Termin. In dieser Zeit können Sie Firmendaten prüfen, Standplätze einteilen, Namensschilder vorbereiten und Cateringmengen verbindlich bestellen.
- Wie plant man die Standplätze bei einer Unternehmensmesse?
- Erstellen Sie den Lageplan, sobald die Ausstellerliste weitgehend feststeht, meist 3 bis 4 Wochen vorher. Berücksichtigen Sie pro Stand Tischfläche, Strombedarf, Sichtachsen und ausreichend breite Wege für Besucher.
- Wann muss man Catering und Technik für eine Unternehmensmesse bestellen?
- Reservieren Sie Möbel und Technik etwa 4 Wochen vorher und bestätigen Sie das Catering spätestens 10 bis 14 Tage vor der Messe. Die endgültige Personenzahl und Ernährungswünsche sollten 5 bis 7 Tage vorher an den Anbieter gehen.
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