Zo organiseer je een bedrijvenmarkt zonder gaten in de planning

Begin met de locatie, datum en tijd en werk daarna in twee sporen: bedrijven laten aanmelden en studenten uitnodigen. Zodra de aanmeldingen binnenkomen, controleer je bedrijfsgegevens en deel je de standplaatsen in. Leg vervolgens catering, meubilair en techniek vast op basis van het verwachte aantal deelnemers. De laatste week draait vooral om bevestigingen, plattegrond, badges, bewegwijzering en het controleren van alle materialen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Datum en tijden vastleggen
2 personen
3
Bedrijven uitnodigen
2 personen
4
Studenten uitnodigen
2 personen
5
Aanmeldformulier openen
6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
7
Dieetwensen verzamelen
8
Bedrijfsgegevens controleren
2 personen
9
Standplaatsen indelen
2 personen
10
Standhouders bevestigen
11
Catering bestellen
12
Meubilair reserveren
13
Techniek reserveren
14
Plattegrond maken
2 personen
15
Programma samenstellen
2 personen
16
Parkeerinformatie versturen
17
Bezoekersinformatie versturen
18
Naambadges voorbereiden
2 personen
19
Standnummers printen
20
Routeborden printen
21
Presentielijsten printen
22
Prijslijsten verzamelen
23
Promotiemateriaal verzamelen
2 personen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Materialen controleren
2 personen
26
Koelboxen vullen
2 personen
27
Printwerk sorteren
2 personen
28
Standhouders herinneren

Event

29
Locatie openen
2 personen
30
Ruimtes controleren
2 personen
31
Leveringen aannemen
2 personen
32
Tafels opstellen
4 personen
33
Stoelen plaatsen
3 personen
34
Standnummers plaatsen
2 personen
35
Registratiebalie opbouwen
2 personen
36
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
37
Dranken koud zetten
2 personen
38
Koffiepunt installeren
2 personen
39
Techniek aansluiten
2 personen
40
Presentaties testen
2 personen
41
Decoratie ophangen
3 personen
42
Routeborden plaatsen
2 personen
43
Standhouders ontvangen
3 personen
44
Standhouders registreren
2 personen
45
Naambadges uitdelen
2 personen
46
Standmateriaal bezorgen
3 personen
47
Laatste standcontrole uitvoeren
2 personen
48
Bezoekers registreren
4 personen
49
Bezoekers verwelkomen
3 personen
50
Openingspresentatie verzorgen
2 personen
51
Koffie en thee serveren
3 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Buffet aanvullen
2 personen
55
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
56
Presentaties begeleiden
2 personen
57
Vragen bij informatiebalie beantwoorden
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Toiletten controleren
2 personen
60
Fotomoment begeleiden
61
Slotronde langs stands maken
2 personen
62
Afsluiting aankondigen
63
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
64
Standhouders uitchecken
3 personen

Nazorg

65
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
66
Catering afbouwen
3 personen
67
Techniek uitschakelen
2 personen
68
Decoratie verwijderen
3 personen
69
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
70
Servies afwassen
3 personen
71
Afval verzamelen
3 personen
72
Ruimtes schoonmaken
4 personen
73
Materialen inpakken
3 personen
74
Locatie afsluiten
2 personen
75
Huurmaterialen retourneren
2 personen
76
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
77
Gevonden voorwerpen nabellen
78
Bedrijven bedanken
2 personen
79
Bezoekers bedanken
80
Foto's en documenten archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Informatiebaliesaantal 3
Marktstandtafelsaantal 40
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 120
Statafelsaantal 12
Kledingrekkenaantal 4
Afzetpalenaantal 12
Tafelkledenaantal 48

Apparatuur

Laptopsaantal 3
Beeldschermenaantal 3
Beamer
Projectiescherm
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Verlengsnoerenaantal 12
Stekkerdozenaantal 15
Opladersaantal 6
Powerbanksaantal 4
Kabelgotenaantal 10
Presentatieklikkersaantal 2
Labelprintersaantal 2
Handscannersaantal 3
Portofoonsaantal 8

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 150
Bordenaantal 150
Besteksetsaantal 150
Serveerbladenaantal 12
Opscheplepelsaantal 8

Keuken

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Thermoskannenaantal 8
Koelboxenaantal 8
IJscontainersaantal 4
Snijplankenaantal 4
Broodmessenaantal 4
Serveertangenaantal 8
Afwasteiltjesaantal 3

Decoratie

Bedrijfsnaambordenaantal 40
Standnummerbordenaantal 40
Vlaggenlijnenaantal 12
Ballonnenaantal 150
Ballonlintaantal 4
Fotowand
Kleefstripsaantal 100
Plakbandaantal 8
Schaaraantal 6
Tie-wrapsaantal 200

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 8
Ledtafellampenaantal 12
Reservebatterijenaantal 24

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Stoffer en blikaantal 4
Vloertrekkersaantal 3
Emmersaantal 6
Bezemaantal 4
Dweilaantal 4
Afvalbakkenaantal 12
Afvalgrijpersaantal 3

Kantoor

Clipboardsaantal 8
Balpennenaantal 40
Markeerstiftenaantal 12
Presentielijstenaantal 20
Naambadgesaantal 180
Polsbandjesaantal 400
A4-printpapieraantal 3
Informatiefoldersaantal 400
Notitieblokkenaantal 100

Veiligheid

EHBO-dozenaantal 2
Vloermarkeringaantal 6
Kabelmarkeringaantal 2

Tips

Open het aanmeldformulier vroeg genoeg om bedrijven en studenten niet tegelijk handmatig te hoeven verwerken. Plan na de sluitingsdatum minimaal 3 werkdagen voor het controleren van bedrijfsgegevens, dieetwensen en dubbele aanmeldingen.
Maak de standindeling pas definitief nadat je weet hoeveel bedrijven komen. Zet de plattegrond met standnummers uiterlijk 1 week vooraf klaar en stuur standhouders meteen hun nummer en praktische informatie.
Plan techniek per onderdeel: controleer laptops, beeldschermen, beamer, microfoons en luidsprekers minimaal 2 uur voor de start. Leg ook verlengsnoeren, stekkerdozen en kabelgoten klaar; juist die worden vaak pas bij de opbouw gemist.
Stuur parkeerinformatie, route en aankomsttijd uiterlijk 3 dagen vooraf naar bedrijven en studenten. Print daarnaast routeborden en presentielijsten, zodat de ontvangst niet afhankelijk is van één laptop of telefoon.
Bestel catering op basis van het definitieve deelnemersaantal en verzamel dieetwensen vóór de bestelling. Controleer koffiezetapparaten, waterkokers, thermoskannen, servies en koelboxen de dag vóór de markt, niet pas tijdens de opbouw.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een bedrijvenmarkt organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met locatie, datum en uitnodigingen. Houd de laatste 7 dagen vrij voor definitieve aanmeldingen, standindeling, bezoekersinformatie en materiaalcontrole.
Wanneer moet je bedrijven uitnodigen voor een bedrijvenmarkt?: Nodig bedrijven ongeveer 8 weken vooraf uit en geef 2 tot 3 weken voor aanmelden. Stuur na controle uiterlijk 1 week voor de markt een bevestiging met standnummer, programma en aankomstinformatie.
Hoe maak je een standindeling voor een bedrijvenmarkt?: Maak de indeling nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd en reserveer per bedrijf een duidelijke standplaats. Zet looproutes en informatiebalies op de plattegrond en print de definitieve standnummers uiterlijk 1 week vooraf.
Wanneer regel je catering en techniek voor een bedrijvenmarkt?: Reserveer meubilair en techniek zodra het verwachte aantal deelnemers bekend is, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Bestel catering na het sluiten van de aanmeldingen en controleer alle apparatuur minimaal 2 uur voor opening.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.