Organiser un salon de voitures d’occasion, étape par étape

Un salon de voitures d’occasion se prépare d’abord avec les concessionnaires, puis avec la circulation des véhicules et des visiteurs. Commencez par fixer la date, les horaires et le formulaire d’inscription avant de vendre les emplacements. Ensuite, rassemblez les informations sur chaque véhicule, vérifiez les assurances et construisez un plan précis du parking et des essais. Les derniers jours servent surtout à confirmer les réservations, imprimer les supports et tester l’accueil sur place.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Publier la date et les horaires de la foire
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Ouvrir le formulaire d'inscription en ligne
4
Contacter les concessionnaires automobiles
2 personnes
5
Enregistrer les exposants participants
6
Collecter les informations sur les véhicules
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Créer l’agencement du parking
2 personnes
10
Définir l’itinéraire d’essai
2 personnes
11
Vérifier les informations d'assurance
12
Confirmer les réservations
13
Créer un plan pour les visiteurs
14
Attribuer les emplacements des concessionnaires
2 personnes
15
Vérifier les informations de paiement et de facturation
16
Envoyer les informations aux visiteurs
17
Envoyer les instructions aux exposants
18
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
19
Imprimer les étiquettes des véhicules
2 personnes
20
Imprimer les panneaux de direction
21
Imprimer le matériel promotionnel
22
Imprimer les formulaires d’essai
23
Vérifier le stock de fournitures de bureau
24
Faire les courses
2 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Préparer le service traiteur
3 personnes
27
Ouvrir le lieu
2 personnes
28
Contrôler le site
2 personnes
29
Barrer la route de circulation
3 personnes
30
Baliser les places de parking
3 personnes
31
Monter les tentes de réception
4 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Aménager les stands des exposants
6 personnes
34
Conduire les véhicules jusqu'aux emplacements
8 personnes
35
Aligner les véhicules
4 personnes
36
Nettoyer les véhicules
6 personnes
37
Apposer les étiquettes des véhicules
3 personnes
38
Installer le comptoir d'information
2 personnes
39
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
40
Aménager le comptoir des essais de conduite
2 personnes
41
Installer la signalisation
3 personnes
42
Brancher l’éclairage
2 personnes
43
Tester le système de sonorisation
2 personnes
44
Remplir le point café
2 personnes
45
Préparer les en-cas
3 personnes
46
Vérifier les toilettes
47
Faire le briefing du personnel d'accueil
2 personnes
48
Donner le briefing aux guides de stationnement
2 personnes

Événement

49
Accueillir les participants
3 personnes
50
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
51
Encadrer la circulation de stationnement
3 personnes
52
Informer les visiteurs
2 personnes
53
Assister les concessionnaires
2 personnes
54
Enregistrer les essais routiers
2 personnes
55
Vérifier les permis de conduire
2 personnes
56
Délivrer les essais routiers
2 personnes
57
Enregistrer les essais de conduite retour
2 personnes
58
Servir le café et le thé
2 personnes
59
Servir des amuse-bouches
3 personnes
60
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
61
Vider les poubelles
2 personnes
62
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
63
Contrôler les véhicules entre-temps
2 personnes
64
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
65
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

66
Remettre les voitures d’essai en place
4 personnes
67
Verrouiller les véhicules
4 personnes
68
Sécuriser l'argent et les terminaux de paiement
2 personnes
69
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
70
Ranger le service traiteur
3 personnes
71
Rassembler les déchets
3 personnes
72
Nettoyer le lieu
4 personnes
73
Démonter les tentes de fête
4 personnes
74
Retirer la signalétique
3 personnes
75
Débrancher l’équipement
2 personnes
76
Rassembler le matériel de location
3 personnes
77
Retourner les matériels de location
2 personnes
78
Ranger le stock restant
2 personnes
79
Enregistrer les objets trouvés
80
Rassembler les panneaux et étiquettes des exposants
2 personnes
81
Répondre aux e-mails des visiteurs
82
Archiver les photos et les vidéos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Bureau d’information
Tables d’inscriptionqté 3
Comptoirs des concessionnairesqté 12
Tables hautesqté 12
Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Barrières de sécuritéqté 20
Parasolsqté 6

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Ordinateurs portablesqté 3
Tablettesqté 4
Terminaux de paiementqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Chargeurs de batterieqté 6
Téléphones portablesqté 4
Talkies-walkiesqté 8
Lampes de pocheqté 6
Aspirateurqté 2

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 8
Conteneurs à glaceqté 4
Plateaux de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Gobelets à caféqté 250
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Cuillères à caféqté 100
Pichets de serviceqté 8

Décoration

Bannières des concessionnairesqté 12
Bannières de scèneqté 6
Drapeauxqté 20
Nappesqté 20
Badges nominatifsqté 100
Porte-badgesqté 100
Stylosqté 40

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Projecteurs de chantierqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balaisqté 4
Pelles à poussièreqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Accessoires auto

Housses de voitureqté 20
Chiffons de nettoyageqté 50
Manomètres de pneusqté 4
Câbles de démarrageqté 4
Triangles de signalisationqté 8
Clés d'essaiqté 20
Dossiers d'essai routierqté 30

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions assez tôt pour obtenir les informations de chaque véhicule : marque, modèle, prix, kilométrage et besoins de branchement. Relancez les exposants dont le dossier reste incomplet au moins 10 jours avant le salon.
Séparez clairement trois flux : arrivée des concessionnaires, circulation des visiteurs et itinéraire d’essai. Dessinez le plan du parking avant d’attribuer les emplacements, puis vérifiez qu’une voiture peut entrer et sortir sans manœuvre difficile.
Ne laissez pas les assurances et les formulaires d’essai pour la veille. Contrôlez les informations de chaque exposant au plus tard 7 jours avant l’événement et préparez un formulaire par essai prévu.
Envoyez deux consignes distinctes : un message aux visiteurs avec accès, horaires et plan, et un autre aux exposants avec emplacement, heure d’arrivée, documents à présenter et règles d’essai. Les envoyer 3 à 5 jours avant limite les appels de dernière minute.
Prévoyez un accueil opérationnel dès l’ouverture : badges, étiquettes des véhicules, signalétique, table d’inscription, terminal de paiement et moyens de communication entre les équipes. Testez les ordinateurs, tablettes, rallonges et talkies-walkies la veille.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de voitures d’occasion ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Les inscriptions, les informations sur les véhicules, les assurances et le plan des essais demandent plusieurs relances avant de pouvoir confirmer les emplacements.
Quand faut-il contacter les concessionnaires automobiles ?: Contactez-les dès que la date et les horaires sont fixés, au moins 6 semaines avant le salon. Demandez tout de suite le nombre de véhicules, les coordonnées du responsable et les informations nécessaires à l’assurance.
Comment organiser les essais de voitures pendant le salon ?: Définissez un itinéraire avant d’attribuer les emplacements et indiquez clairement le point de départ, le retour et les zones interdites. Préparez les formulaires d’essai au moins 7 jours à l’avance et vérifiez chaque information d’assurance avant l’ouverture.
Quand envoyer les informations aux visiteurs et aux exposants ?: Envoyez les informations aux visiteurs 3 à 5 jours avant l’événement, avec l’accès et le plan du parking. Transmettez les instructions aux exposants au même moment, puis faites une dernière relance la veille pour les horaires d’arrivée.

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