Gebrauchtwagenmesse organisieren: Schritt für Schritt

Bei einer Gebrauchtwagenmesse müssen Händler, Fahrzeuge, Probefahrten und Besucherinformationen früh zusammenpassen. Starte mit Termin, Öffnungszeiten und dem Anmeldeformular, bevor du Stellplätze oder Werbung planst. Erfasse anschließend Fahrzeugdaten, Versicherungsangaben und Zahlungsdaten verbindlich. Kurz vor dem Termin entscheidet eine klare Beschilderung, ein belastbarer Besucherplan und ein besetzter Informationsstand darüber, ob der Ablauf ruhig bleibt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Messetermin und Zeiten veröffentlichen
2
Einladungen verschicken
2 Personen
3
Online-Anmeldeformular öffnen
4
Autohändler ansprechen
2 Personen
5
Teilnehmende Händler registrieren
6
Fahrzeugdaten erfassen
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Parkeinteilung erstellen
2 Personen
10
Probefahrtstrecke festlegen
2 Personen
11
Versicherungsdaten prüfen
12
Reservierungen bestätigen
13
Besucherplan erstellen
14
Händlerplätze zuweisen
2 Personen
15
Zahlungs- und Rechnungsdaten prüfen
16
Besucherinformationen versenden
17
Händlerinstruktionen versenden
18
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
19
Fahrzeugetiketten drucken
2 Personen
20
Wegweiser drucken
21
Werbematerial ausdrucken
22
Probefahrtformulare ausdrucken
23
Bestand an Büromaterial prüfen
24
Einkaufen gehen
2 Personen
25
Getränke kühlen
2 Personen
26
Catering vorbereiten
3 Personen
27
Location öffnen
2 Personen
28
Gelände kontrollieren
2 Personen
29
Verkehrsroute absperren
3 Personen
30
Parkplätze markieren
3 Personen
31
Partyzelte aufbauen
4 Personen
32
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
33
Dealer-Stände einrichten
6 Personen
34
Fahrzeuge zu den Plätzen fahren
8 Personen
35
Fahrzeuge ausrichten
4 Personen
36
Fahrzeuge reinigen
6 Personen
37
Fahrzeugetiketten anbringen
3 Personen
38
Informationsstand einrichten
2 Personen
39
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
40
Probefahrt-Schalter einrichten
2 Personen
41
Beschilderung anbringen
3 Personen
42
Beleuchtung anschließen
2 Personen
43
Beschallungsanlage testen
2 Personen
44
Kaffeestation auffüllen
2 Personen
45
Snacks bereitstellen
3 Personen
46
Toiletten kontrollieren
47
Briefing für das Empfangspersonal geben
2 Personen
48
Briefing für Parkplatzhelfer geben
2 Personen

Event

49
Teilnehmende empfangen
3 Personen
50
Besucher registrieren
3 Personen
51
Parkverkehr einweisen
3 Personen
52
Besucher informieren
2 Personen
53
Händler unterstützen
2 Personen
54
Testfahrten erfassen
2 Personen
55
Führerscheine kontrollieren
2 Personen
56
Probefahrten ausgeben
2 Personen
57
Probefahrten rückbuchen
2 Personen
58
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
59
Snacks servieren
3 Personen
60
Getränke nachfüllen
2 Personen
61
Mülleimer leeren
2 Personen
62
Toiletten zwischendurch kontrollieren
63
Fahrzeuge zwischendurch kontrollieren
2 Personen
64
Letzte Besucher informieren
2 Personen
65
Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

66
Probefahrtwagen zurückstellen
4 Personen
67
Fahrzeuge abschließen
4 Personen
68
Geld und Zahlungsgeräte sichern
2 Personen
69
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
70
Catering aufräumen
3 Personen
71
Abfall sammeln
3 Personen
72
Location reinigen
4 Personen
73
Partyzelte abbauen
4 Personen
74
Beschilderung entfernen
3 Personen
75
Geräte trennen
2 Personen
76
Mietmaterialien zusammenstellen
3 Personen
77
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
78
Restbestand einlagern
2 Personen
79
Verlorene Gegenstände erfassen
80
Händlerschilder und Etiketten sammeln
2 Personen
81
Besuchermails beantworten
82
Foto- und Videomaterial archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
Informationsstand
RegistrierungstischeAnz. 3
HändlerthekenAnz. 12
StehtischeAnz. 12
TischeAnz. 10
StühleAnz. 60
AbsperrgitterAnz. 20
SonnenschirmeAnz. 6

Ausstattung

Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
LaptopsAnz. 3
TabletsAnz. 4
KartenterminalsAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
BatterieladegeräteAnz. 6
MobiltelefoneAnz. 4
FunkgeräteAnz. 8
HandlampenAnz. 6
StaubsaugerAnz. 2

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
KühlboxenAnz. 8
EisbehälterAnz. 4
ServiertablettsAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeebecherAnz. 250
TellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 150
KaffeelöffelAnz. 100
AusgießkannenAnz. 8

Dekoration

HändlerbannerAnz. 12
BühnenbannerAnz. 6
FahnenAnz. 20
TischdeckenAnz. 20
NamensschilderAnz. 100
BadgehalterAnz. 100
StifteAnz. 40

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LampenAnz. 12
BaustrahlerAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesenAnz. 4
BlechdosenAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12

Autozubehör

AutoabdeckungenAnz. 20
PutztücherAnz. 50
ReifendruckmesserAnz. 4
StarthilfekabelAnz. 4
WarndreieckeAnz. 8
Probefahrt-SchlüsselAnz. 20
Testfahrten-OrdnerAnz. 30

Catering

Einkäufe

Tipps

Öffne die Online-Anmeldung erst, wenn Termin, Öffnungszeiten und Händlerkriterien feststehen. Plane mindestens vier Wochen für Händleransprache, Registrierung und Rückfragen ein.
Erfasse pro Fahrzeug Marke, Modell, Preis, Kilometerstand und Ansprechpartner in einer gemeinsamen Liste. Drucke die Fahrzeugeтикetten erst nach dem letzten Datencheck, idealerweise zwei bis drei Tage vor der Messe.
Lege die Probefahrtstrecke fest, bevor du Reservierungen bestätigst. Prüfe für jedes teilnehmende Fahrzeug die Versicherungsdaten und halte die Probefahrtformulare am Registrierungstisch bereit.
Teile Händlerplätze und Parkflächen mit einem nummerierten Plan zu. Schicke Händlerinstruktionen und Besucherinformationen spätestens drei Tage vorher, damit Anreise, Zufahrt und Standaufbau nicht vor Ort geklärt werden müssen.
Teste Laptops, Tablets, Kartenterminals, Funkgeräte und Beschallungsanlage am Vortag. Lade Batterien, beschrifte Wegweiser und stelle Getränke, Becher sowie gekühlte Kühlboxen vor dem Einlass bereit.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Gebrauchtwagenmesse organisieren?: Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vor dem Termin. In dieser Zeit kannst du Händler gewinnen, Fahrzeugdaten erfassen, Versicherungen prüfen und Probefahrten sowie Parkplätze verbindlich planen.
Wann müssen Händler ihre Fahrzeugdaten einreichen?: Setze eine Frist von etwa zwei Wochen vor der Messe. So bleiben noch mindestens fünf Werktage, um fehlende Angaben nachzufordern, Etiketten zu drucken und die Händlerplätze sinnvoll zuzuweisen.
Wie plant man Probefahrten bei einer Gebrauchtwagenmesse?: Lege die Strecke und die Regeln mindestens sieben Tage vorher fest. Reserviere Zeitfenster, prüfe die Versicherungsdaten und drucke für jedes Zeitfenster ausreichend Probefahrtformulare aus.
Wann verschickt man die Besucherinformationen?: Sende die Informationen spätestens drei Tage vor der Veranstaltung. Sie sollten Öffnungszeiten, Zufahrt, Parkeinteilung, Registrierung und Hinweise zu den Probefahrten enthalten.

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