Cómo organizar una feria de coches de ocasión sin perder el control

Una feria de coches de ocasión necesita más coordinación que una simple exposición: hay que cuadrar concesionarios, vehículos, visitantes y pruebas de conducción. Empieza fijando fecha y horario, y después trabaja por bloques: participantes, inscripciones, distribución del espacio, seguros y comunicación. La ruta de prueba debe estar cerrada antes de informar a los concesionarios. También conviene preparar con antelación acreditaciones, etiquetas, formularios y equipos de registro para evitar colas el día de la feria.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Publicar la fecha y los horarios de la feria
2
Enviar invitaciones
2 personas
3
Abrir el formulario de inscripción online
4
Contactar a concesionarios de coches
2 personas
5
Registrar a los concesionarios participantes
6
Recopilar datos de vehículos
2 personas
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Organizar el aparcamiento
2 personas
10
Definir la ruta de la prueba de conducción
2 personas
11
Comprobar los datos del seguro
12
Confirmar las reservas
13
Crear un mapa para los visitantes
14
Asignar plazas de concesionarios
2 personas
15
Comprobar los datos de pago y facturación
16
Enviar información a los visitantes
17
Enviar instrucciones a los concesionarios
18
Preparar acreditaciones
2 personas
19
Imprimir etiquetas de vehículos
2 personas
20
Imprimir señales de ruta
21
Imprimir material promocional
22
Imprimir formularios de prueba de conducción
23
Comprobar el stock de material de oficina
24
Hacer la compra
2 personas
25
Enfriar bebidas
2 personas
26
Preparar el catering
3 personas
27
Abrir la ubicación
2 personas
28
Inspeccionar el recinto
2 personas
29
Cortar la ruta de tráfico
3 personas
30
Marcar los aparcamientos
3 personas
31
Montar las carpas
4 personas
32
Colocar mesas y sillas
4 personas
33
Montar los stands de los concesionarios
6 personas
34
Llevar los vehículos a sus plazas
8 personas
35
Alinear los vehículos
4 personas
36
Limpiar vehículos
6 personas
37
Colocar etiquetas de vehículos
3 personas
38
Montar el mostrador de información
2 personas
39
Montar el mostrador de registro
2 personas
40
Montar el mostrador de la prueba de conducción
2 personas
41
Colocar la señalización
3 personas
42
Conectar la iluminación
2 personas
43
Probar el sistema de sonido
2 personas
44
Reponer el punto de café
2 personas
45
Preparar los aperitivos
3 personas
46
Comprobar los baños
47
Dar instrucciones al personal de recepción
2 personas
48
Dar instrucciones a los guías de aparcamiento
2 personas

Evento

49
Recepción de participantes
3 personas
50
Registrar a los visitantes
3 personas
51
Guiar el tráfico de aparcamiento
3 personas
52
Informar a los visitantes
2 personas
53
Apoyar a los expositores
2 personas
54
Registrar pruebas de conducción
2 personas
55
Comprobar los permisos de conducir
2 personas
56
Entregar pruebas de conducción
2 personas
57
Registrar las pruebas de conducción
2 personas
58
Servir café y té
2 personas
59
Servir aperitivos
3 personas
60
Rellenar las bebidas
2 personas
61
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
62
Comprobar los baños periódicamente
63
Comprobar los vehículos durante el evento
2 personas
64
Informar a los últimos visitantes
2 personas
65
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

66
Recolocar los coches de prueba
4 personas
67
Cerrar los vehículos
4 personas
68
Asegurar el dinero y los dispositivos de pago
2 personas
69
Recoger mesas y sillas
4 personas
70
Recoger el catering
3 personas
71
Recoger la basura
3 personas
72
Limpiar el lugar
4 personas
73
Desmontar las carpas
4 personas
74
Retirar la señalización
3 personas
75
Desconectar el equipo
2 personas
76
Recoger los materiales de alquiler
3 personas
77
Devolver el material alquilado
2 personas
78
Guardar el stock restante
2 personas
79
Registrar objetos perdidos
80
Recoger carteles y etiquetas de concesionarios
2 personas
81
Responder a los correos de los visitantes
82
Archivar el material fotográfico y de vídeo

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Punto de información
Mesas de registrocant. 3
Mostradores de distribuidorescant. 12
Mesas altascant. 12
Mesascant. 10
Sillascant. 60
Vallas de separacióncant. 20
Sombrillascant. 6

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Portátilescant. 3
Tabletscant. 4
Terminales de pagocant. 3
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Cargadores de bateríascant. 6
Teléfonos móvilescant. 4
Walkie-talkiescant. 8
Linternas de manocant. 6
Aspiradoracant. 2

Cocina

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 8
Contenedores para hielocant. 4
Bandejas de serviciocant. 8
Tablas de cortarcant. 4
Cuchilloscant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 250
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Cucharillas de cafécant. 100
Jarras para servircant. 8

Decoración

Banderas de concesionarioscant. 12
Banners del escenariocant. 6
Banderascant. 20
Mantelescant. 20
Credencialescant. 100
Portabadgescant. 100
Bolígrafoscant. 40

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 8
Lámparas LEDcant. 12
Lámparas de obracant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Escobascant. 4
Recogedores de polvocant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Guantes de limpiezacant. 12

Accesorios para coche

Fundas para cochescant. 20
Paños de limpiezacant. 50
Manómetros de neumáticoscant. 4
Cables de arranquecant. 4
Triángulos de emergenciacant. 8
Llaves para pruebas de conduccióncant. 20
Carpetas de pruebas de conduccióncant. 30

Catering

Compras

Consejos

Cierra la lista de concesionarios y recopila los datos de cada vehículo antes de asignar plazas. Así puedes preparar etiquetas, el mapa para visitantes y una distribución que no tengas que rehacer a última hora.
Abre el formulario de inscripción online con suficiente margen y confirma las reservas varios días antes. Incluye las preferencias dietéticas en el mismo proceso para no tener que perseguir respuestas por separado.
Define la ruta de prueba de conducción y comprueba los datos del seguro antes de publicar las instrucciones. Lleva formularios impresos y una persona encargada de controlar las salidas y los regresos.
Separa los flujos desde la entrada: registro de visitantes, punto de información y acceso de concesionarios. Prepara mesas, acreditaciones, walkie-talkies y terminales de pago para que una incidencia no bloquee toda la recepción.
Haz una revisión técnica el día anterior: portátiles, tablets, cargadores, cables, regletas, sonido y micrófonos. Enfría las bebidas con tiempo y coloca señales de ruta, etiquetas y material promocional antes de que lleguen los primeros expositores.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de coches de ocasión?: Empieza al menos 8 semanas antes para contactar con concesionarios, abrir inscripciones y recopilar los datos de los vehículos. Deja la última semana para confirmar reservas, revisar seguros, imprimir materiales y enviar instrucciones definitivas.
¿Cuándo hay que cerrar la ruta de las pruebas de conducción?: Ciérrala como mínimo 10 días antes de la feria, después de comprobar seguros y condiciones de circulación. Así puedes imprimir las señales, incluir la ruta en las instrucciones y resolver cambios sin improvisar.
¿Qué información deben enviar los concesionarios?: Pide los datos de contacto, facturación y pago, además de la información de cada vehículo y las necesidades de espacio. Solicítalo entre 3 y 4 semanas antes para poder asignar plazas, imprimir etiquetas y preparar el mapa.
¿Cuándo se debe enviar la información a los visitantes?: Envía una primera confirmación al reservar y las instrucciones completas entre 5 y 7 días antes. Incluye horario, aparcamiento, mapa, punto de registro y las condiciones para participar en una prueba de conducción.

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