Organiser un salon de pierres précieuses, étape par étape

Un salon de pierres précieuses se prépare d’abord comme une exposition commerciale, puis comme un événement ouvert au public. Commencez par fixer la date et le lieu, vérifier les autorisations et l’assurance, puis recruter les exposants avant de lancer les inscriptions. Le plan des stands, l’alimentation électrique et les moyens de paiement doivent être réglés plusieurs semaines avant l’ouverture. Les derniers jours servent surtout à étiqueter les pierres, compter les billets et tester chaque équipement.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu du salon
2 personnes
2
Vérifier les autorisations et les déclarations
3
Organiser l’assurance pour le salon
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Publier le formulaire d'inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Confirmer les emplacements de stand
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Réserver le catering
11
Réserver la sécurité
12
Réserver l’alimentation électrique
13
Concevoir l'affiche promotionnelle
14
Publier la promotion sur les réseaux sociaux
15
Mettre en page le programme
16
Finaliser la liste des exposants
17
Créer le plan des stands
18
Envoyer les informations aux exposants
19
Établir le plan de caisse et de paiement
2 personnes
20
Préparer les étiquettes de pierres précieuses
2 personnes
21
Imprimer les panneaux d'information
22
Compter les bracelets et les billets d’entrée
23
Prévoir la monnaie en espèces
24
Faire les courses
2 personnes
25
Vérifier le matériel
2 personnes
26
Refroidir les boissons
2 personnes
27
Préparer le service traiteur
3 personnes
28
Préparer la table d'entrée
2 personnes
29
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
30
Installer les tables
5 personnes
31
Installer les chaises
3 personnes
32
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
33
Brancher l’éclairage
2 personnes
34
Tester l’éclairage des bijoux
2 personnes
35
Installer la décoration
2 personnes
36
Placer les panneaux d’information
2 personnes
37
Accueillir les exposants
3 personnes
38
Guider les exposants vers leurs stands
3 personnes
39
Vérifier les installations du stand
2 personnes
40
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
41
Ouvrir les caisses
2 personnes
42
Faire le briefing du personnel d'accueil
43
Donner le briefing à la sécurité

Événement

44
Ouvrir les portes
3 personnes
45
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
46
Vérifier les billets d’entrée
2 personnes
47
Informer les visiteurs
2 personnes
48
Soutenir les stands à l’ouverture
2 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Maintenir le buffet en ordre
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
55
Nettoyer les sols entre-temps
2 personnes
56
Effectuer des rondes de sécurité
2 personnes
57
Vérifier l'éclairage en cours de route
58
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
59
Fermer les portes
3 personnes

Suivi

60
Fermer les caisses
2 personnes
61
Mettre l’argent liquide en lieu sûr
2 personnes
62
Faire le check-out des exposants
2 personnes
63
Collecter les étiquettes de pierres précieuses
2 personnes
64
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
65
Démonter l’éclairage
2 personnes
66
Retirer la décoration
2 personnes
67
Faire la vaisselle
2 personnes
68
Nettoyer le lieu en profondeur
3 personnes
69
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
70
Compter et emballer le matériel
2 personnes
71
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
72
Stocker la restauration restante
73
Archiver les photos et les documents
74
Enregistrer les objets trouvés
75
Rendre les objets trouvés
76
Facturer les exposants
77
Vérifier les factures des fournisseurs
78
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 24
Chaisesqté 60
Tables pliantesqté 4
Tabourets de barqté 8
Tentes de réceptionqté 4
Nappesqté 28
Vitrines de tableqté 20
Présentoirsqté 40
Présentoirs en acryliqueqté 50
Caisses de rangementqté 30
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Fourchettes à gâteauqté 100
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Équipement

Terminaux de caisseqté 3
Terminaux de paiementqté 4
Caisses à monnaieqté 3
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Chargeurs de téléphone rechargeablesqté 6
Lampes de pocheqté 6
Microphone à main
Haut-parleursqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 12
Projecteurs LEDqté 20
Lampes de bureauqté 24
Pilesqté 48

Décoration

Panneau d’entrée
Panneaux de directionqté 12
Numéros de standqté 24
Panneaux d'informationqté 8
Drapeauxqté 8
Décorations de tableqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6
Stylosqté 30
Badges nominatifsqté 40
Braceletsqté 500
Billets d’entréeqté 500
Étiquettes de pierres précieusesqté 1000
Brochures du programmeqté 500
Pots à stylosqté 8

Bureau

Presse-papiersqté 8
Blocs-notesqté 12
Papier d’impressionqté 500
Ruban adhésifqté 12
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 4
Marqueursqté 24
Serre-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 8
Mètres rubansqté 4
Classeurs d’inscriptionqté 6
Enveloppesqté 100

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Tapis antidérapantsqté 12
Passe-câblesqté 16
Lampes de pocheqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Aspirateurqté 2
Chiffons microfibresqté 24
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Thermosqté 6
Tables de buffetqté 3
Caisses réfrigéréesqté 6
Porte-serviettesqté 8
Filtres à caféqté 3
Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de contacter les exposants. Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour vérifier les déclarations, l’assurance, la sécurité et les besoins électriques du salon.
Demandez aux exposants leurs dimensions de stand, leurs horaires d’arrivée et leurs besoins alimentaires dès l’inscription. Envoyez le plan définitif des emplacements au plus tard 10 jours avant le salon.
Dessinez le plan des stands en prévoyant des passages suffisamment larges et une zone distincte pour la caisse. Les vitrines, présentoirs et caisses de rangement doivent être attribués à chaque exposant avant le montage.
Testez les terminaux de caisse, les terminaux de paiement, les rallonges et les multiprises la veille. Prévoyez une solution de secours pour les paiements et au moins un chargeur de téléphone rechargeable par zone d’accueil.
Préparez les étiquettes des pierres, les panneaux d’information, les bracelets et les billets d’entrée au moins 48 heures avant l’ouverture. Comptez aussi la monnaie en espèces et faites une vérification complète du matériel avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de pierres précieuses ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, les autorisations, l’assurance, les exposants, la sécurité, le catering et la communication.
Quand faut-il contacter les exposants pour un salon de pierres précieuses ?: Contactez-les dès que la date et le lieu sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant l’événement. Fixez une date limite d’inscription au moins 3 semaines avant le salon pour finaliser le plan des stands.
Comment organiser le paiement sur un salon de pierres précieuses ?: Définissez avant l’ouverture qui encaisse, quels moyens de paiement sont acceptés et où se trouvent les caisses. Testez les terminaux la veille et prévoyez de la monnaie en espèces ainsi qu’une solution de secours en cas de panne réseau.
Que faut-il préparer la veille d’un salon de pierres précieuses ?: Installez les tables, nappes, vitrines et présentoirs, puis testez l’électricité, le microphone, les haut-parleurs et les terminaux de paiement. Vérifiez également les billets, bracelets, étiquettes, panneaux et fournitures au moins une fois avant l’arrivée des exposants.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.