Zo organiseer je een edelstenenbeurs

Begin met de datum, locatie en voorwaarden voor de beurs voordat je standhouders benadert. Daarna bouw je het plan op rond inschrijvingen, standplaatsen, beveiliging, stroom, catering en publiekswerving. Voor een edelstenenbeurs komen daar duidelijke labels, vitrines, informatieborden en een betrouwbaar kassa- en betaalplan bij. Werk uiterlijk in de laatste weken de plattegrond en standhoudersinformatie af, zodat iedereen weet waar hij staat en wat hij moet meenemen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Beursdatum en locatie vastleggen
2 personen
2
Vergunningen en meldingen controleren
3
Verzekering voor de beurs regelen
4
Standhouders benaderen
2 personen
5
Inschrijfformulier publiceren
6
Uitnodigingen versturen
2 personen
7
Aanmeldingen verwerken
2 personen
8
Standplaatsen bevestigen
9
Dieetwensen verzamelen
10
Catering reserveren
11
Beveiliging reserveren
12
Stroomvoorziening reserveren
13
Promotieposter ontwerpen
14
Promotie op sociale media plaatsen
15
Programmaboekje opmaken
16
Standhouderslijst afronden
17
Plattegrond van stands maken
18
Standhoudersinformatie versturen
19
Kassa- en betaalplan maken
2 personen
20
Edelstenenlabels voorbereiden
2 personen
21
Informatieborden printen
22
Polsbandjes en entreekaarten tellen
23
Contant wisselgeld opnemen
24
Boodschappen doen
2 personen
25
Materialen controleren
2 personen
26
Dranken koelen
2 personen
27
Catering voorbereiden
3 personen
28
Entreetafel klaarzetten
2 personen
29
Registratiebalie inrichten
2 personen
30
Tafels opstellen
5 personen
31
Stoelen plaatsen
3 personen
32
Standnummers ophangen
2 personen
33
Verlichting aansluiten
2 personen
34
Sieradenverlichting testen
2 personen
35
Decoratie ophangen
2 personen
36
Informatieborden plaatsen
2 personen
37
Standhouders ontvangen
3 personen
38
Standhouders naar stands begeleiden
3 personen
39
Standopstellingen controleren
2 personen
40
Veiligheidsrondes uitvoeren
2 personen
41
Kassa's openen
2 personen
42
Briefing baliepersoneel geven
43
Briefing beveiliging geven

Event

44
Deuren openen
3 personen
45
Bezoekers registreren
3 personen
46
Entreekaarten controleren
2 personen
47
Bezoekers informeren
2 personen
48
Stands tijdens opening ondersteunen
2 personen
49
Koffie en thee serveren
2 personen
50
Hapjes serveren
2 personen
51
Dranken bijvullen
2 personen
52
Buffet netjes houden
53
Afvalbakken legen
2 personen
54
Toiletten controleren
55
Vloeren tussentijds schoonmaken
2 personen
56
Beveiligingsrondes uitvoeren
2 personen
57
Verlichting tussentijds controleren
58
Laatste bezoekers informeren
2 personen
59
Deuren sluiten
3 personen

Nazorg

60
Kassa's afsluiten
2 personen
61
Contant geld veilig opbergen
2 personen
62
Standhouders uitchecken
2 personen
63
Edelstenenlabels inzamelen
2 personen
64
Tafels en stoelen afbouwen
5 personen
65
Verlichting demonteren
2 personen
66
Decoratie verwijderen
2 personen
67
Servies afwassen
2 personen
68
Locatie grondig schoonmaken
3 personen
69
Afval naar inzamelpunt brengen
2 personen
70
Materialen tellen en verpakken
2 personen
71
Geleende materialen retourneren
2 personen
72
Overgebleven catering opslaan
73
Foto's en documenten archiveren
74
Gevonden voorwerpen registreren
75
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
76
Standhouders factureren
77
Leveranciersfacturen controleren
78
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 24
Stoelenaantal 60
Klaptafelsaantal 4
Barkrukkenaantal 8
Partytentenaantal 4
Tafelkledenaantal 28
Tafelvitrinesaantal 20
Displayplateausaantal 40
Acrylaatstandaardsaantal 50
Opbergkrattenaantal 30
Afzetpalenaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 80
Glazenaantal 120
Bordenaantal 100
Gebaksvorkjesaantal 100
Theelepelsaantal 80
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Apparatuur

Kassaterminalsaantal 3
Pinapparatenaantal 4
Geldkistenaantal 3
Koelboxenaantal 6
Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 10
Oplaadbare telefoonladersaantal 6
Handlampenaantal 6
Handmicrofoon
Luidsprekersaantal 2

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 12
Ledspotsaantal 20
Bureaulampenaantal 24
Batterijenaantal 48

Decoratie

Entreebord
Routebordenaantal 12
Standnummersaantal 24
Informatiebordenaantal 8
Vlaggenaantal 8
Tafeldecoratiesaantal 12
Krijtbordenaantal 6
Pennenaantal 30
Naamkaartjesaantal 40
Polsbandjesaantal 500
Entreekaartenaantal 500
Edelstenenlabelsaantal 1000
Programmaboekjesaantal 500
Pennenbakjesaantal 8

Kantoor

Klembordenaantal 8
Notitieblokkenaantal 12
Printpapieraantal 500
Plakbandaantal 12
Schaaraantal 6
Nietmachinesaantal 4
Markeerstiftenaantal 24
Kabelbindersaantal 200
Ducttapeaantal 8
Meetlintenaantal 4
Inschrijfmappenaantal 6
Enveloppenaantal 100

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Antislipmattenaantal 12
Kabelmattenaantal 16
Zaklampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Bezemsetsaantal 4
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Stofzuigeraantal 2
Microvezeldoekenaantal 24
Toiletborstelsaantal 4

Catering

Thermoskannenaantal 6
Buffettafelsaantal 3
Koelkrattenaantal 6
Servettenhoudersaantal 8
Koffiefiltersaantal 3
Boodschappen

Tips

Leg datum en locatie eerst vast en controleer direct of vergunningen, meldingen en een beursverzekering nodig zijn. Regel ook vroeg beveiliging, stroomvoorziening en eventuele partytenten; deze zaken zijn lastiger te vervangen als je nog maar enkele weken hebt.
Benader standhouders met een inschrijfformulier en sluit de aanmeldingen op een vaste datum. Bevestig daarna elke standplaats schriftelijk, inclusief tafelmaat, stroomafspraak, opbouwtijd en de plek op de plattegrond.
Maak de beursindeling niet pas op de laatste dag. Reserveer ruimte voor looproutes, entree, kassa, catering en afzetpalen en stuur de plattegrond samen met de definitieve standhouderslijst en praktische informatie naar deelnemers.
Zorg dat bezoekers en standhouders prijzen en informatie snel kunnen lezen. Bereid edelstenenlabels, informatieborden en het programmaboekje vooraf voor en tel polsbandjes en entreekaarten voordat de opbouw begint.
Test het betaal- en stroomplan vóór opening: controleer kassaterminals, pinapparaten, geldkisten, verlengkabels en stekkerdozen. Neem contant wisselgeld op tijd op en leg handlampen, telefoonladers en reservekabels op een vaste plek.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een edelstenenbeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie, vergunningen en standhouders. Rond de standhouderslijst, plattegrond en catering uiterlijk 2 tot 3 weken voor de beurs af.
Hoeveel standhouders heb je nodig voor een edelstenenbeurs?: Dat hangt af van de zaal en de gewenste loopruimte, maar bepaal eerst hoeveel tafels en standplaatsen passen. Houd naast elke stand voldoende ruimte voor bezoekers en reserveer ook plek voor entree, kassa en catering.
Wanneer stuur je de plattegrond naar standhouders?: Stuur de voorlopige indeling zodra de aanmeldingen grotendeels binnen zijn en de definitieve plattegrond uiterlijk 1 tot 2 weken voor de beurs. Vermeld ook de opbouwtijd, laad- en losafspraken en beschikbare stroom.
Hoeveel contant wisselgeld heb je nodig op een edelstenenbeurs?: Maak de voorraad afhankelijk van het aantal kassa’s en het verwachte aandeel contante betalingen. Zorg per kassa voor meerdere coupures en munten en haal het wisselgeld uiterlijk 1 werkdag vooraf op, zodat je op de beursdag niet meer hoeft te regelen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.