Cómo organizar una feria de gemas sin dejar cabos sueltos

Una feria de gemas se organiza en dos líneas paralelas: primero aseguras el lugar, los permisos y los expositores; después conviertes esa información en un plano, un programa y un sistema de cobro. Empieza entre 8 y 12 semanas antes para tener margen con seguros, electricidad y participantes. Las últimas dos semanas sirven para cerrar preferencias dietéticas, imprimir carteles y comprobar materiales. El día anterior, deja preparados los stands, las etiquetas y el cambio en efectivo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y ubicación de la feria
2 personas
2
Comprobar permisos y notificaciones
3
Gestionar el seguro para la feria
4
Contactar con los expositores
2 personas
5
Publicar el formulario de inscripción
6
Enviar invitaciones
2 personas
7
Gestionar inscripciones
2 personas
8
Confirmar las ubicaciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Reservar el catering
11
Reservar seguridad
12
Reservar el suministro eléctrico
13
Diseñar el cartel promocional
14
Publicar promoción en redes sociales
15
Maquetar el programa
16
Finalizar la lista de expositores
17
Hacer el plano de los stands
18
Enviar información a los expositores
19
Elaborar el plan de caja y pagos
2 personas
20
Preparar las etiquetas de piedras preciosas
2 personas
21
Imprimir los carteles informativos
22
Contar pulseras y entradas
23
Retirar cambio en efectivo
24
Hacer la compra
2 personas
25
Comprobar los materiales
2 personas
26
Enfriar bebidas
2 personas
27
Preparar el catering
3 personas
28
Preparar la mesa de entrada
2 personas
29
Montar el mostrador de registro
2 personas
30
Montar mesas
5 personas
31
Colocar las sillas
3 personas
32
Colgar los números de stand
2 personas
33
Conectar la iluminación
2 personas
34
Probar las luces de joyería
2 personas
35
Colgar la decoración
2 personas
36
Colocar los paneles informativos
2 personas
37
Recibir a los expositores
3 personas
38
Guiar a los expositores hasta sus stands
3 personas
39
Comprobar la disposición de los puestos
2 personas
40
Realizar rondas de seguridad
2 personas
41
Abrir las cajas registradoras
2 personas
42
Dar instrucciones al personal de recepción
43
Dar la briefing a seguridad

Evento

44
Abrir las puertas
3 personas
45
Registrar a los visitantes
3 personas
46
Comprobar las entradas
2 personas
47
Informar a los visitantes
2 personas
48
Apoyar los stands durante la inauguración
2 personas
49
Servir café y té
2 personas
50
Servir aperitivos
2 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Mantener el buffet ordenado
53
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
54
Comprobar los baños
55
Limpiar los suelos durante el evento
2 personas
56
Realizar rondas de seguridad
2 personas
57
Comprobar la iluminación periódicamente
58
Informar a los últimos visitantes
2 personas
59
Cerrar las puertas
3 personas

Seguimiento

60
Cerrar las cajas
2 personas
61
Guardar el dinero en efectivo de forma segura
2 personas
62
Registrar la salida de los expositores
2 personas
63
Recoger etiquetas de piedras preciosas
2 personas
64
Desmontar mesas y sillas
5 personas
65
Desmontar la iluminación
2 personas
66
Retirar la decoración
2 personas
67
Lavar la vajilla
2 personas
68
Limpiar a fondo el lugar
3 personas
69
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas
70
Contar y empaquetar el material
2 personas
71
Devolver el material prestado
2 personas
72
Guardar la catering sobrante
73
Archivar fotos y documentos
74
Registrar objetos perdidos
75
Devolver los objetos perdidos
76
Facturar a los expositores
77
Comprobar las facturas de proveedores
78
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 24
Sillascant. 60
Mesas plegablescant. 4
Taburetes de barcant. 8
Carpas de fiestacant. 4
Mantelescant. 28
Vitrinas de mesacant. 20
Expositorescant. 40
Soportes de acrílicocant. 50
Cajas de almacenamientocant. 30
Postes separadorescant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 120
Platoscant. 100
Tenedores de postrecant. 100
Cucharillascant. 80
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Equipo

Terminales de cajacant. 3
Datáfonoscant. 4
Cajas de dinerocant. 3
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 10
Cargadores de teléfono recargablescant. 6
Linternas de manocant. 6
Micrófono de mano
Altavocescant. 2

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 12
Focos LEDcant. 20
Lámparas de escritoriocant. 24
Bateríascant. 48

Decoración

Cartel de entrada
Señales de rutacant. 12
Números de standcant. 24
Paneles informativoscant. 8
Banderascant. 8
Decoraciones de mesacant. 12
Pizarrascant. 6
Bolígrafoscant. 30
Tarjetas de nombrecant. 40
Pulserascant. 500
Entradascant. 500
Etiquetas para gemascant. 1000
Programascant. 500
Portalápicescant. 8

Oficina

Portapapelescant. 8
Bloc de notascant. 12
Papel de impresióncant. 500
Cinta adhesivacant. 12
Tijerascant. 6
Grapadorascant. 4
Rotuladores fosforescentescant. 24
Bridascant. 200
Cinta americanacant. 8
Cintas métricascant. 4
Carpetas de inscripcióncant. 6
Sobrescant. 100

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 12
Alfombrillas para cablescant. 16
Linternascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Aspiradoracant. 2
Paños de microfibracant. 24
Escobillas de bañocant. 4

Catering

Termoscant. 6
Mesas de buffetcant. 3
Cajas isotérmicascant. 6
Porta-servilletascant. 8
Filtros de cafécant. 3
Compras

Consejos

Cierra la fecha, el lugar, los permisos y el seguro antes de abrir las inscripciones. Reserva al menos 8 semanas para resolver notificaciones o requisitos del recinto sin cambiar el programa.
Pide a cada expositor sus necesidades de mesa, vitrina, electricidad y espacio al inscribirse. Confirma la ubicación definitiva entre 10 y 14 días antes y envía el plano junto con los horarios de montaje.
Calcula por separado los pagos con tarjeta y en efectivo. Prueba los terminales y datáfonos 48 horas antes, retira el cambio el día anterior y guarda una caja de dinero de reserva.
No dejes el suministro eléctrico para la última semana: cuenta máquinas de café, iluminación, terminales y cargadores, y coloca cables alargadores y regletas fuera de las zonas de paso.
Prepara etiquetas de piedras preciosas, carteles informativos y el programa antes de montar las mesas. Imprime un pequeño excedente, aproximadamente un 10 %, porque los cambios de expositores suelen llegar tarde.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de gemas?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. En las primeras 2 semanas fija fecha y ubicación, comprueba permisos y seguro, y contacta con los expositores; deja las confirmaciones finales para los últimos 10-14 días.
¿Cuándo hay que confirmar a los expositores y el plano de los stands?: Cierra la lista de expositores unos 14 días antes y confirma cada ubicación entre 10 y 14 días antes. Envía entonces el plano, el horario de montaje y las necesidades de mobiliario o electricidad.
¿Cuánto efectivo y cambio necesito para una feria de gemas?: No existe una cantidad única sin conocer el precio de las entradas y las ventas, pero prepara el cambio el día anterior y separa una caja para entradas de otra para pagos. Comprueba los datáfonos y terminales 48 horas antes y lleva una reserva para una jornada completa.
¿Cuándo se reserva el catering y se recogen las preferencias dietéticas?: Recoge las preferencias dietéticas al gestionar las inscripciones y confirma el número final con el catering entre 7 y 10 días antes. Así puedes ajustar café, té, vasos, tazas, platos y cubiertos sin comprar de más.

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