Edelsteinbörse organisieren: der praktische Ablauf

Eine Edelsteinbörse steht und fällt mit einem klaren Ablauf für Aussteller, Besucher und Helfer. Lege zuerst Termin und Ort fest, prüfe Genehmigungen und Versicherung und gewinne danach die Standbetreiber. Sobald die Anmeldungen eingehen, folgen Standplan, Strom, Sicherheit, Werbung und Catering. In den letzten Tagen zählen vor allem Beschriftungen, Eintrittsmaterial, Wechselgeld und ein Techniktest vor Ort.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Messetermin und -ort festlegen
2 Personen
2
Genehmigungen und Meldungen prüfen
3
Versicherung für die Messe regeln
4
Standbetreiber ansprechen
2 Personen
5
Anmeldeformular veröffentlichen
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Standplätze bestätigen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Catering reservieren
11
Sicherheit buchen
12
Stromversorgung reservieren
13
Werbeplakat gestalten
14
Werbung in sozialen Medien posten
15
Programmheft gestalten
16
Liste der Aussteller abschließen
17
Standplan erstellen
18
Informationen für Aussteller senden
19
Kassen- und Zahlungsplan erstellen
2 Personen
20
Edelsteinetiketten vorbereiten
2 Personen
21
Infotafeln drucken
22
Armbänder und Eintrittskarten zählen
23
Bargeld zum Wechseln abheben
24
Einkaufen gehen
2 Personen
25
Materialien prüfen
2 Personen
26
Getränke kühlen
2 Personen
27
Catering vorbereiten
3 Personen
28
Empfangstisch aufstellen
2 Personen
29
Registrierungstheke einrichten
2 Personen
30
Tische aufstellen
5 Personen
31
Stühle aufstellen
3 Personen
32
Standnummern aufhängen
2 Personen
33
Beleuchtung anschließen
2 Personen
34
Schmuckbeleuchtung testen
2 Personen
35
Dekoration aufhängen
2 Personen
36
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
37
Aussteller empfangen
3 Personen
38
Aussteller zu den Ständen begleiten
3 Personen
39
Standaufbauten prüfen
2 Personen
40
Sicherheitsrunden durchführen
2 Personen
41
Kassen öffnen
2 Personen
42
Briefing für das Empfangspersonal geben
43
Sicherheitsbriefing geben

Event

44
Türen öffnen
3 Personen
45
Besucher registrieren
3 Personen
46
Eintrittskarten prüfen
2 Personen
47
Besucher informieren
2 Personen
48
Stände während der Eröffnung unterstützen
2 Personen
49
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
50
Snacks servieren
2 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Buffet ordentlich halten
53
Mülleimer leeren
2 Personen
54
Toiletten kontrollieren
55
Böden zwischendurch reinigen
2 Personen
56
Sicherheitsrunden durchführen
2 Personen
57
Beleuchtung zwischendurch kontrollieren
58
Letzte Besucher informieren
2 Personen
59
Türen schließen
3 Personen

Nachbereitung

60
Kassen abschließen
2 Personen
61
Bargeld sicher verwahren
2 Personen
62
Standbetreiber auschecken
2 Personen
63
Edelsteinetiketten einsammeln
2 Personen
64
Tische und Stühle abbauen
5 Personen
65
Beleuchtung abbauen
2 Personen
66
Dekoration entfernen
2 Personen
67
Geschirr abwaschen
2 Personen
68
Den Veranstaltungsort gründlich reinigen
3 Personen
69
Abfall zum Sammelpunkt bringen
2 Personen
70
Materialien zählen und verpacken
2 Personen
71
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
72
Übrig gebliebenes Catering einlagern
73
Fotos und Dokumente archivieren
74
Fundgegenstände registrieren
75
Fundsachen zurückbringen
76
Standbetreiber abrechnen
77
Lieferantenrechnungen prüfen
78
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 24
StühleAnz. 60
KlappischeAnz. 4
BarhockerAnz. 8
PartyzelteAnz. 4
TischdeckenAnz. 28
TischvitrinenAnz. 20
PräsentationspodesteAnz. 40
AcrylständerAnz. 50
AufbewahrungsboxenAnz. 30
AbsperrpfostenAnz. 12

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 120
TellerAnz. 100
GebäckgabelnAnz. 100
TeelöffelAnz. 80
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8

Ausstattung

KassenterminalsAnz. 3
KartenlesegeräteAnz. 4
GeldkistenAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
Aufladbare Handy-LadegeräteAnz. 6
HandlampenAnz. 6
Handmikrofon
LautsprecherAnz. 2

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 12
LED-SpotsAnz. 20
SchreibtischlampenAnz. 24
BatterienAnz. 48

Dekoration

Eingangsschild
WegweiserAnz. 12
StandnummernAnz. 24
InfotafelnAnz. 8
FahnenAnz. 8
TischdekorationenAnz. 12
KreidetafelnAnz. 6
StifteAnz. 30
NamensschilderAnz. 40
ArmbänderAnz. 500
EintrittskartenAnz. 500
EdelsteinetikettenAnz. 1000
ProgrammhefteAnz. 500
StiftehalterAnz. 8

Büro

KlemmbretterAnz. 8
NotizblöckeAnz. 12
DruckpapierAnz. 500
KlebebandAnz. 12
SchereAnz. 6
TackerAnz. 4
MarkerAnz. 24
KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 8
MessbänderAnz. 4
AnmeldeordnerAnz. 6
UmschlägeAnz. 100

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 4
Rutschfeste MattenAnz. 12
KabelmattenAnz. 16
TaschenlampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
StaubsaugerAnz. 2
MikrofasertücherAnz. 24
ToilettenbürstenAnz. 4

Catering

ThermoskannenAnz. 6
BuffetischeAnz. 3
KühlkistenAnz. 6
ServiettenhalterAnz. 8
KaffeefilterAnz. 3
Einkäufe

Tipps

Starte mindestens 12 Wochen vorher mit Termin, Ort, Genehmigungen und Versicherung. Für Ausstelleranfragen und Anmeldungen bleiben dann noch mehrere Wochen, bevor du die Standplätze endgültig bestätigst.
Schließe die Ausstellerliste spätestens 3 Wochen vor der Börse und erstelle danach den Standplan. Berücksichtige dabei Tischvitrinen, Präsentationspodeste, Stromanschlüsse und ausreichend breite Wege.
Plane die Besucherabwicklung vorab: Kassen, Kartenzahlung, Geldkisten, Eintrittskarten und Armbänder müssen mindestens 2 Tage vorher gezählt und getestet werden. Hebe das Wechselgeld nicht erst am Veranstaltungstag ab.
Schicke den Ausstellern spätestens 7 Tage vorher alle praktischen Informationen: Aufbauzeit, Standnummer, Zufahrt, Stromversorgung, Zahlungsablauf und Ansprechpartner. So lassen sich Rückfragen vor dem Aufbau klären.
Prüfe am Vortag Materialien wie Edelsteinetiketten, Infotafeln, Verlängerungskabel, Ladegeräte, Handlampen sowie Mikrofon und Lautsprecher. Gerade Beschriftungen, Stromverteiler und kleine Servierutensilien werden häufig zu spät nachgekauft.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Edelsteinbörse organisieren?: Beginne etwa 12 Wochen vor dem Termin. Genehmigungen, Versicherung und Standbetreiber brauchen Vorlauf; Catering, Sicherheit und Strom solltest du spätestens 4 bis 6 Wochen vorher fest buchen.
Wann sollte der Standplan für eine Edelsteinbörse fertig sein?: Erstelle den Standplan, sobald die Ausstellerliste geschlossen ist, idealerweise 3 Wochen vor der Börse. So kannst du Standplätze, Vitrinen, Podeste und Stromanschlüsse noch ohne Zeitdruck anpassen.
Was braucht man für die Kasse bei einer Edelsteinbörse?: Plane mindestens eine Kassenstation mit Kassenterminal, Kartenlesegerät und Geldkiste ein; bei vielen Besuchern sind zwei Stationen sinnvoll. Teste die Kartenzahlung 1 bis 2 Tage vorher und besorge das Wechselgeld spätestens am Vortag.
Wann informiert man die Aussteller über den Ablauf?: Sende die vollständigen Informationen spätestens 7 Tage vor der Börse. Enthalten sein sollten Aufbauzeit, Standnummer, Zufahrt, Strom, Zahlungsregelung und eine Kontaktperson für den Veranstaltungstag.

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