Organiser un salon de loisirs créatifs, étape par étape

Un salon de loisirs créatifs se prépare d’abord sur papier : lieu confirmé, exposants inscrits et plan des stands cohérent. Commencez par fixer les contraintes de la salle, puis gérez les inscriptions et les besoins alimentaires avant d’inviter largement les visiteurs. La dernière semaine sert surtout à imprimer, vérifier les stocks et tester l’équipement. Le jour J, prévoyez assez de temps pour installer les tables, l’électricité, la signalétique et l’accueil avant l’ouverture.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer le lieu et la salle
2
Inviter les exposants
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Mettre à jour la liste des participants
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Créer le plan du marché
2 personnes
7
Confirmer la répartition des stands
8
Envoyer les informations aux participants
9
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
10
Faire les réservations
11
Distribuer les flyers
2 personnes
12
Imprimer le plan et les panneaux
13
Préparer les badges nominatifs
14
Vérifier les stocks
2 personnes
15
Faire les courses
2 personnes
16
Rassembler le matériel
2 personnes
17
Tester l'équipement
2 personnes
18
Préparer la caisse
19
Préparer le service traiteur
2 personnes
20
Inspecter le lieu
2 personnes
21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
22
Installer l’alimentation électrique
2 personnes
23
Baliser les stands et les échoppes
2 personnes
24
Suspendre la décoration
2 personnes
25
Installer les panneaux de parcours et de programme
2 personnes
26
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
27
Mettre en place le point café
2 personnes
28
Installer des points de collecte des déchets

Événement

29
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
30
Accompagner les exposants à leur emplacement
3 personnes
31
Accueillir les visiteurs
2 personnes
32
Tenir le point d'information
2 personnes
33
Servir le café et le thé
2 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
35
Ravitaillement des amuse-bouches
36
Rassembler les déchets
2 personnes
37
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
38
Clôturer le départ des exposants
2 personnes
39
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

40
Clôturer la caisse
2 personnes
41
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
42
Retirer les décorations et les panneaux
2 personnes
43
Faire la vaisselle
2 personnes
44
Nettoyer le lieu
3 personnes
45
Évacuer les déchets
2 personnes
46
Vérifier et emballer le matériel
2 personnes
47
Rendre les articles empruntés
2 personnes
48
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de marchéqté 20
Chaisesqté 40
Table d'information
Portant à vêtementsqté 2
Poubellesqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Passe-câblesqté 6
Calculatricesqté 2

Organisation

Caisses à monnaieqté 2
Presse-papiersqté 4
Stylos à billeqté 20
Badges nominatifsqté 40
Braceletsqté 150
Étiquettes de prixqté 100
Carnets de reçusqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Nappesqté 20
Rouleaux de ruban adhésifqté 6
Panneaux indicateursqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Nettoyage

Balaiqté 3
Pelles à poussièreqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le plan du marché après avoir confirmé les exposants. Gardez une liste à jour et envoyez les informations pratiques dès que la répartition des stands est définitive : horaires d’arrivée, emplacement et matériel prévu.
Ne repoussez pas les inscriptions alimentaires à la dernière semaine. Fixez une date limite au moins 7 jours avant le salon afin d’adapter le service traiteur et les achats.
Préparez l’accueil séparément des stands : table d’information, badges nominatifs, bracelets, caisse à monnaie, calculatrices et carnets de reçus doivent être regroupés au même endroit avant l’installation.
Testez l’électricité avant l’arrivée des exposants. Vérifiez les rallonges, multiprises, passe-câbles et lampes LED dans la salle, puis éloignez les câbles des zones de passage.
Imprimez le plan, les panneaux indicateurs et le programme au plus tard la veille. Installez-les après les tables et les chaises, quand les emplacements des stands et le parcours des visiteurs sont réellement visibles.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de loisirs créatifs ?: Prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer le lieu, inviter les exposants, traiter les inscriptions et diffuser les invitations. Gardez les 7 derniers jours pour les impressions, les achats et les vérifications.
Quand faut-il confirmer la répartition des stands ?: Finalisez-la dès que les inscriptions principales sont traitées, idéalement 2 à 3 semaines avant le salon. Envoyez ensuite un document unique aux participants pour éviter les changements de dernière minute.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Réservez au minimum 3 heures avant l’ouverture pour installer les tables, les chaises, l’électricité, les panneaux et la décoration. Ajoutez 30 minutes pour l’inspection finale et les ajustements de circulation.
Quand préparer la caisse et les badges des exposants ?: Préparez la caisse, les badges et les documents d’accueil la veille, puis vérifiez-les encore 30 minutes avant l’arrivée des participants. Cela évite de chercher du matériel pendant l’installation des stands.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.