Cómo organizar una feria de manualidades paso a paso

Una feria de manualidades funciona cuando los expositores saben exactamente dónde instalarse y los visitantes pueden orientarse sin preguntar todo el tiempo. Empieza por confirmar la sala, calcular el número de puestos y abrir las inscripciones antes de preparar la decoración. Después organiza el plano, la comunicación, el material y el montaje en ese orden. Reserva también tiempo para revisar la electricidad, la caja y el catering: son detalles que suelen quedarse para el último momento.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar el lugar y la sala
2
Invitar a los expositores
2 personas
3
Gestionar inscripciones
4
Actualizar la lista de participantes
5
Recoger preferencias dietéticas
6
Crear un plano del mercado
2 personas
7
Confirmar la distribución de los puestos
8
Enviar información a los participantes
9
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
10
Hacer reservas
11
Repartir flyers
2 personas
12
Imprimir plano y carteles
13
Preparar tarjetas de nombre
14
Comprobar el inventario
2 personas
15
Hacer la compra
2 personas
16
Reunir los materiales
2 personas
17
Probar el equipo
2 personas
18
Preparar el dinero de caja
19
Preparar el catering
2 personas
20
Inspeccionar el lugar
2 personas
21
Colocar mesas y sillas
4 personas
22
Instalar el suministro eléctrico
2 personas
23
Marcar los puestos y stands
2 personas
24
Colgar la decoración
2 personas
25
Colocar los carteles de ruta y programa
2 personas
26
Montar la mesa de inscripciones
2 personas
27
Montar el punto de café
2 personas
28
Colocar puntos de recogida de basura

Evento

29
Recibir a los titulares de los puestos
3 personas
30
Guiar a los expositores hasta su ubicación
3 personas
31
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
32
Atender el punto de información
2 personas
33
Servir café y té
2 personas
34
Rellenar las bebidas
35
Reponer los aperitivos
36
Recoger la basura
2 personas
37
Comprobar los baños periódicamente
38
Hacer el check-out de los expositores
2 personas
39
Despedir a los visitantes
2 personas

Seguimiento

40
Cerrar la caja
2 personas
41
Recoger mesas y sillas
4 personas
42
Retirar la decoración y los carteles
2 personas
43
Lavar la vajilla
2 personas
44
Limpiar el lugar
3 personas
45
Retirar los residuos
2 personas
46
Comprobar y empaquetar los materiales
2 personas
47
Devolver los objetos prestados
2 personas
48
Guardar el stock sobrante

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de mercadocant. 20
Sillascant. 40
Mesa de información
Percherocant. 2
Papeleracant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 100
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Cucharonescant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 3
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Alfombrillas para cablescant. 6
Calculadorascant. 2

Organización

Cajas de caudalescant. 2
Portapapelescant. 4
Bolígrafoscant. 20
Tarjetas de nombrecant. 40
Pulserascant. 150
Etiquetas de preciocant. 100
Talonarios de reciboscant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Mantelescant. 20
Rollos de cinta adhesivacant. 6
Carteles direccionalescant. 12

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Limpieza

Escobacant. 3
Recogedores de polvocant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar y la distribución de los puestos antes de invitar a los expositores. Calcula el espacio por mesa y deja pasillos suficientemente amplios para que puedan circular visitantes y personas cargadas con bolsas.
Abre las inscripciones con una fecha límite clara y actualiza la lista cada pocos días. Pide también las preferencias dietéticas con la inscripción, no durante el montaje, para poder encargar el catering con tiempo.
Envía a cada participante la dirección, el horario de llegada, su número de puesto y las normas de montaje varios días antes. Imprime el plano, los carteles y las tarjetas de nombre con antelación para no depender de una impresora el mismo día.
Revisa la instalación eléctrica antes de colocar las mesas. Cuenta los cables alargadores, regletas y alfombrillas para cables, y prueba las máquinas de café, teteras y lámparas LED con al menos 24 horas de margen.
Prepara una mesa de información visible junto a la entrada y ten allí el plano, el programa, bolígrafos y portapapeles. Cuenta el dinero de caja antes de abrir y coloca carteles direccionales desde la entrada hasta los puestos y los servicios.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de manualidades?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes si participan varios expositores. Reserva el lugar al principio, abre las inscripciones durante las primeras 2 semanas y deja los últimos 7 días para confirmar participantes, imprimir materiales y comprobar el equipo.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los expositores?: Cierra las inscripciones al menos 10 días antes de la feria. Así puedes actualizar la lista, crear el plano definitivo, confirmar la distribución de los puestos y enviar a cada expositor la información de llegada.
¿Qué hay que preparar el día anterior a una feria de manualidades?: El día anterior prueba la electricidad y el equipo, reúne los materiales, prepara las tarjetas de nombre y cuenta el dinero de caja. También conviene dejar impresos el plano, los carteles de ruta y el programa para empezar el montaje sin retrasos.
¿Cómo se organiza el montaje de los puestos?: Reserva entre 2 y 3 horas antes de la apertura para colocar mesas, sillas, manteles, carteles y conexiones eléctricas. Marca cada puesto según el plano y pide a los expositores que lleguen con una hora de margen para resolver cambios sin bloquear los pasillos.

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