Hobbymarkt organisieren: von der Planung bis zum Markttag
Bei einer Hobbymarkt steht und fällt der Ablauf mit der Standplanung. Bestätige zuerst Ort und Saal, lade Aussteller ein und halte Anmeldungen sowie besondere Verpflegungswünsche laufend fest. Danach folgen Marktplan, Standaufteilung und Besucherinformation. Kurz vor dem Termin prüfst du Mobiliar, Strom, Kasse und Catering vor Ort. So erkennst du Engpässe, bevor die ersten Anbieter eintreffen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Ort und Saal bestätigen
- 2
Standbetreiber einladen
2 Personen
- 3
Anmeldungen bearbeiten
- 4
Teilnehmerliste aktualisieren
- 5
Ernährungswünsche erfassen
- 6
Marktplan erstellen
2 Personen
- 7
Standaufteilung bestätigen
- 8
Teilnehmerinformationen versenden
- 9
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
- 10
Reservierungen vornehmen
- 11
Flyer verteilen
2 Personen
- 12
Lageplan und Schilder drucken
- 13
Namensschilder vorbereiten
- 14
Bestand prüfen
2 Personen
- 15
Einkaufen gehen
2 Personen
- 16
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 17
Geräte testen
2 Personen
- 18
Kassengeld vorbereiten
- 19
Catering vorbereiten
2 Personen
- 20
Location inspizieren
2 Personen
- 21
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 22
Stromversorgung verlegen
2 Personen
- 23
Stände und Verkaufsstände markieren
2 Personen
- 24
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 25
Route- und Programmschilder aufstellen
2 Personen
- 26
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
- 27
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 28
Müllstationen aufstellen
Event
- 29
Standbetreiber empfangen
3 Personen
- 30
Standbetreiber zum Platz begleiten
3 Personen
- 31
Besucher begrüßen
2 Personen
- 32
Infostand besetzen
2 Personen
- 33
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
- 35
Snacks auffüllen
- 36
Abfall sammeln
2 Personen
- 37
Toiletten zwischendurch kontrollieren
- 38
Standbetreiber auschecken
2 Personen
- 39
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 40
Kassengeld abschließen
2 Personen
- 41
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 42
Dekorationen und Schilder entfernen
2 Personen
- 43
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 44
Location reinigen
3 Personen
- 45
Abfall entsorgen
2 Personen
- 46
Materialien prüfen und einpacken
2 Personen
- 47
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 48
Übrig gebliebenes Material verstauen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- MarkttischeAnz. 20
- StühleAnz. 40
- Infotisch
- KleiderständerAnz. 2
- AbfallbehälterAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 100
- TellerAnz. 100
- BestecksetsAnz. 100
- ServierlöffelAnz. 6
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 3
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelmattenAnz. 6
- TaschenrechnerAnz. 2
Organisation
- GeldkassettenAnz. 2
- KlemmbretterAnz. 4
- KugelschreiberAnz. 20
- NamensschilderAnz. 40
- ArmbänderAnz. 150
- PreisschilderAnz. 100
- KassenbonhefteAnz. 4
Dekoration
- WimpelkettenAnz. 8
- TischdeckenAnz. 20
- KlebebandrollenAnz. 6
- WegweiserAnz. 12
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 8
- LichterkettenAnz. 6
Reinigung
- BesenAnz. 3
- BlechdosenAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane die Standaufteilung erst, wenn die Anmeldungen weitgehend feststehen. Trage pro Stand mindestens die benötigte Tischbreite ein und verschicke den bestätigten Plan spätestens 7 Tage vor der Hobbymarkt.
- Teste Kaffeemaschinen, Wasserkocher und Beleuchtung mindestens 2 Tage vorher. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel und Kabelmatten, damit am Markttag keine Wege offen liegen.
- Bereite Namensschilder, Preisschilder und Kassenunterlagen getrennt nach Stand vor. Lege zusätzlich Klebeband, Kugelschreiber und Klemmbretter am Infotisch bereit – diese Kleinteile fehlen besonders häufig.
- Kontrolliere die Besucherführung vor dem Öffnen anhand des Lageplans. Stelle Wegweiser und Programmschilder so auf, dass Gäste Eingang, Infotisch und Toiletten innerhalb von 30 Sekunden finden.
- Plane die Getränkeausgabe mit konkreten Mengen statt nach Gefühl. Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und stelle Tassen, Gläser, Teller und Besteck spätestens 60 Minuten vor Beginn bereit.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Hobbymarkt organisieren?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. In den ersten 2 Wochen bestätigst du Ort und Saal, danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Standplanung.
- Wie viele Tische braucht man für eine Hobbymarkt?
- Das hängt von den bestätigten Standbreiten ab. Rechne pro Anbieter mit der vereinbarten Tischlänge und ergänze mindestens 10 Prozent Reserve, falls Infomaterial oder zusätzliche Verkaufsflächen dazukommen.
- Wann sollte man die Standaufteilung verschicken?
- Schicke die bestätigte Standaufteilung spätestens 7 Tage vor dem Termin. So können Anbieter ihre Waren, Kleiderständer und benötigten Stromanschlüsse passend vorbereiten.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Hobbymarkt?
- Plane für Möbel, Strom, markierte Stände, Dekoration und Beschilderung mindestens 2 bis 3 Stunden ein. Die Location sollte zusätzlich am Vortag oder spätestens 90 Minuten vor dem Einlass kontrolliert werden.
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