Organiser un salon de la technologie, étape par étape

Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez le salon autour des exposants et des besoins techniques. Le plan des stands, les inscriptions et la connexion Internet doivent être traités bien avant l’ouverture. Prévoyez aussi le parcours des visiteurs, les badges, le catering et les consignes de sécurité. Les oublis les plus fréquents concernent les adaptateurs, les multiprises, les informations de stationnement et le test réel du réseau.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Créer le plan du salon
2 personnes
3
Établir la liste des exposants
2 personnes
4
Inviter les exposants
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir le formulaire d’inscription
7
Publier le message promotionnel
2 personnes
8
Contacter les intervenants
2 personnes
9
Créer le support de présentation
2 personnes
10
Élaborer le plan électrique
2 personnes
11
Tester la connexion Internet
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Réserver le catering
2 personnes
15
Déterminer le stock de boissons
2 personnes
16
Collecter les informations de stationnement
17
Rédiger les consignes de sécurité
2 personnes
18
Envoyer les informations aux exposants
2 personnes
19
Exporter les données des badges
20
Préparer les badges
2 personnes
21
Imprimer les badges nominatifs
2 personnes
22
Imprimer les plans
23
Rassembler les présentations
2 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Vérifier le matériel
3 personnes
26
Recevoir les livraisons
2 personnes
27
Préparer la table d'inscription
2 personnes
28
Marquer la zone d'exposition
3 personnes
29
Installer les tables des exposants
4 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Monter les stands
6 personnes
32
Brancher les points d’alimentation
3 personnes
33
Installer l’équipement réseau
2 personnes
34
Tester le projecteur et l'écran
2 personnes
35
Préparer les présentations
2 personnes
36
Installer la signalétique
2 personnes
37
Installer la décoration
2 personnes
38
Préparer le café et le thé
2 personnes
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
40
Préparer les en-cas
3 personnes

Événement

41
Accueillir les exposants
3 personnes
42
Inscrire les exposants
3 personnes
43
Accueillir les visiteurs
4 personnes
44
Distribuer les badges
3 personnes
45
Présenter le programme
46
Tenir les stands du salon
40 personnes
47
Orienter les flux de visiteurs
3 personnes
48
Annoncer les présentations
49
Animer les présentations
2 personnes
50
Résoudre les questions techniques
2 personnes
51
Servir le café et le thé
3 personnes
52
Servir des amuse-bouches
3 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Rassembler les déchets
2 personnes
55
Vérifier les toilettes
56
Immortaliser les moments photo
57
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
58
Faire le départ des exposants
3 personnes

Suivi

59
Démonter le matériel du stand
6 personnes
60
Éteindre la technique
2 personnes
61
Retirer les câbles électriques
3 personnes
62
Empiler les tables et les chaises
4 personnes
63
Retirer la décoration
2 personnes
64
Apporter les déchets au point de collecte
3 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Nettoyer l’espace du salon
4 personnes
67
Nettoyer les toilettes
2 personnes
68
Rassembler les objets trouvés
69
Inventorier le matériel
2 personnes
70
Rendre les articles empruntés
2 personnes
71
Ranger la nourriture restante du catering
2 personnes
72
Stocker la liste des visiteurs en toute sécurité
73
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
74
Partager les photos avec les exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables des exposantsqté 40
Tables pour les visiteursqté 12
Chaisesqté 180
Table d'inscription
Tables hautesqté 10
Tabouretsqté 20
Vitrinesqté 6
Poubellesqté 12

Équipement

Projecteur
Écran de projection
Ordinateurs portablesqté 4
Tablettesqté 4
Moniteursqté 8
Rallongesqté 30
Multiprisesqté 30
Câbles HDMIqté 8
Adaptateurs USB-Cqté 8
Switches réseauqté 4
Routeurs WiFiqté 3
Câbles Ethernetqté 40
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Pieds de microqté 2
Stations de rechargeqté 6
Batteries externesqté 10
Multiprisesqté 20

Décoration

Bannières de salon impriméesqté 8
Panneaux de directionqté 14
Affiches du programmeqté 10
Nappesqté 45
Présentoirs pour cartes nominativesqté 45
Autocollants flèchesqté 30

Bureau

Badges visiteursqté 300
Badges des exposantsqté 60
Porte-badgesqté 360
Lanyardsqté 360
Presse-papiersqté 6
Sets de stylosqté 12
Blocs-notesqté 250
Papier d’impressionqté 5
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Jeux de ciseauxqté 4
Marqueurs permanentsqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à eauqté 180
Assiettesqté 180
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6
Thermosqté 6
Distributeurs de boissonsqté 4
Glacièresqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Passe-câblesqté 20
Gilets de sécuritéqté 12

Nettoyage

Aspirateurqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chiffons de nettoyageqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de contacter les exposants. Prévoyez ensuite un plan avec les tables, vitrines, zones de présentation et espaces de circulation, afin de connaître précisément la capacité d’accueil.
Demandez aux exposants leurs besoins techniques au moment de l’invitation : ordinateur, écran, HDMI, USB-C, alimentation et connexion réseau. Gardez des rallonges, multiprises et adaptateurs de rechange sur place.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour traiter les participants, recueillir leurs besoins alimentaires et exporter les données des badges. Imprimez les badges nominatifs et les plans avant le montage, pas le matin de l’ouverture.
Testez la connexion Internet dans chaque zone d’exposition et pendant une présentation complète. Vérifiez les routeurs WiFi, switches réseau, câbles Ethernet, projecteur, microphones et haut-parleurs avec le matériel réellement utilisé.
Envoyez aux exposants un dossier pratique avant leur arrivée : horaires, plan, stationnement, consignes de sécurité et format des présentations. Réservez le catering et calculez les boissons après avoir consolidé le nombre d’inscrits, avec une marge pour les invités de dernière minute.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la technologie ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un salon avec plusieurs exposants. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, d’ouvrir les inscriptions, de réserver le catering et de tester les équipements.
Quand faut-il inviter les exposants à un salon de la technologie ?: Envoyez les premières invitations 8 semaines avant l’événement, puis relancez les non-répondants sous 10 à 14 jours. Demandez dès la confirmation leurs besoins électriques, réseau et audiovisuels.
Quand imprimer les badges des visiteurs ?: Exportez les données et préparez les badges 3 à 5 jours avant l’ouverture. Gardez une série de badges vierges pour les inscriptions tardives ou les changements de nom sur place.
Comment éviter les problèmes de connexion pendant un salon ?: Testez le réseau au moins 7 jours avant, puis refaites un essai complet le jour du montage. Vérifiez chaque zone avec les ordinateurs, tablettes et présentations prévus, et prévoyez des câbles Ethernet ainsi que des solutions de secours.

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