Cómo organizar una feria de tecnología sin perder el control

Organizar una feria de tecnología empieza mucho antes de colocar las mesas de los expositores. Primero fija la fecha y el lugar, calcula el espacio y confirma quién participa; después encaja el programa, la infraestructura técnica y la atención a visitantes. La conexión a internet, la energía y las acreditaciones suelen causar problemas cuando se dejan para el final. Este plan te ayuda a avanzar en el orden correcto y a comprobar cada detalle antes de abrir las puertas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Crear plano de la feria
2 personas
3
Preparar la lista de expositores
2 personas
4
Invitar a los expositores
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Abrir el formulario de inscripción
7
Publicar mensaje promocional
2 personas
8
Contactar con los ponentes
2 personas
9
Crear el programa de presentación
2 personas
10
Elaborar el plan de energía
2 personas
11
Probar la conexión a internet
2 personas
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Reservar el catering
2 personas
15
Determinar el stock de bebidas
2 personas
16
Recopilar información de aparcamiento
17
Crear instrucciones de seguridad
2 personas
18
Enviar información a los expositores
2 personas
19
Exportar datos de las acreditaciones
20
Preparar acreditaciones
2 personas
21
Imprimir etiquetas con nombres
2 personas
22
Imprimir los planos
23
Recopilar las presentaciones
2 personas
24
Hacer la compra
3 personas
25
Comprobar los materiales
3 personas
26
Recibir las entregas
2 personas
27
Preparar la mesa de registro
2 personas
28
Marcar el espacio de la feria
3 personas
29
Colocar las mesas de los expositores
4 personas
30
Colocar las sillas
3 personas
31
Montar los stands
6 personas
32
Conectar los puntos de electricidad
3 personas
33
Instalar equipos de red
2 personas
34
Probar el proyector y la pantalla
2 personas
35
Preparar las presentaciones
2 personas
36
Colgar señalización
2 personas
37
Colgar la decoración
2 personas
38
Preparar café y té
2 personas
39
Enfriar las bebidas
2 personas
40
Preparar los aperitivos
3 personas

Evento

41
Recibir a los expositores
3 personas
42
Registrar expositores
3 personas
43
Recibir a los visitantes
4 personas
44
Repartir acreditaciones
3 personas
45
Presentar el programa
46
Atender los stands de la feria
40 personas
47
Guiar el flujo de visitantes
3 personas
48
Anunciar presentaciones
49
Coordinar presentaciones
2 personas
50
Resolver dudas técnicas
2 personas
51
Servir café y té
3 personas
52
Servir aperitivos
3 personas
53
Rellenar las bebidas
2 personas
54
Recoger la basura
2 personas
55
Comprobar los baños
56
Capturar los momentos fotográficos
57
Informar a los últimos visitantes
2 personas
58
Registrar a los expositores
3 personas

Seguimiento

59
Desmontar los materiales del stand
6 personas
60
Apagar la técnica
2 personas
61
Retirar los cables de alimentación
3 personas
62
Apilar mesas y sillas
4 personas
63
Retirar la decoración
2 personas
64
Llevar los residuos al punto de recogida
3 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Limpiar el recinto ferial
4 personas
67
Limpiar los baños
2 personas
68
Recoger objetos perdidos
69
Inventariar materiales
2 personas
70
Devolver los objetos prestados
2 personas
71
Recoger el catering sobrante
2 personas
72
Guardar de forma segura la lista de visitantes
73
Enviar mensaje de agradecimiento
2 personas
74
Compartir fotos con los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de expositorescant. 40
Mesas para visitantescant. 12
Sillascant. 180
Mesa de registro
Mesas altascant. 10
Taburetescant. 20
Vitrinascant. 6
Papeleracant. 12

Equipo

Proyector
Pantalla de proyección
Portátilescant. 4
Tabletscant. 4
Monitorescant. 8
Cables alargadorescant. 30
Regletascant. 30
Cables HDMIcant. 8
Adaptadores USB-Ccant. 8
Switches de redcant. 4
Routers WiFicant. 3
Cables Ethernetcant. 40
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Estaciones de cargacant. 6
Baterías externascant. 10
Regletascant. 20

Decoración

Banners impresos para feriacant. 8
Señales direccionalescant. 14
Pósteres del programacant. 10
Mantelescant. 45
Soportes para tarjetas de nombrecant. 45
Pegatinas de flechascant. 30

Oficina

Credenciales para visitantescant. 300
Credenciales de expositorcant. 60
Portabadgescant. 360
Lanyardscant. 360
Portapapelescant. 6
Juego de bolígrafoscant. 12
Bloc de notascant. 250
Papel de impresióncant. 5
Rollos de cinta adhesivacant. 8
Sets de tijerascant. 4
Rotuladores permanentescant. 12

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos para aguacant. 180
Platoscant. 180
Cubiertoscant. 180
Bandejas de serviciocant. 12
Jarras de cafécant. 6
Termoscant. 6
Dispensadores de bebidascant. 4
Neveras portátilescant. 6

Seguridad

Botiquines de primeros auxilioscant. 2
Extintorescant. 4
Alfombrillas para cablescant. 20
Chalecos reflectantescant. 12

Limpieza

Aspiradoracant. 2
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Paños de limpiezacant. 20

Catering

Compras

Consejos

Cierra el plano cuando tengas una lista provisional de expositores. Reserva espacio para circulación, registro, presentaciones, mesas de visitantes y al menos una zona donde guardar embalajes sin bloquear los pasillos.
Haz una prueba técnica completa como mínimo 24 horas antes: conecta proyectores, pantallas, portátiles, monitores, micrófonos, altavoces y adaptadores, y comprueba la cobertura WiFi en cada stand.
Calcula la energía por zonas, no solo el número de enchufes. Revisa qué equipos necesitan los expositores, distribuye regletas y alargadores y deja baterías externas y estaciones de carga accesibles para evitar cables cruzando las zonas de paso.
Cierra inscripciones y preferencias dietéticas con una fecha límite clara, idealmente entre 7 y 10 días antes. Así puedes reservar el catering, ajustar las bebidas y preparar las acreditaciones sin cambios de última hora.
Envía a cada expositor el plano, el programa, las instrucciones de seguridad, la información de aparcamiento y la hora de montaje al menos 5 días antes. Imprime acreditaciones, etiquetas, planos y carteles después de exportar los datos definitivos.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de tecnología?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes si habrá varios expositores y ponentes. Reserva el lugar y contacta con los expositores primero; deja cerrados el programa, el catering y los datos de acreditación durante las 2 semanas previas.
¿Cuándo hay que probar el internet de una feria tecnológica?: Haz una prueba inicial al menos 2 semanas antes para detectar limitaciones del lugar. Repite la comprobación completa 24 horas antes, con routers, switches, cables Ethernet y los equipos que realmente usarán los expositores.
¿Cuántos enchufes hacen falta en una feria de tecnología?: Cuenta los equipos de cada stand y añade un margen del 20 al 30 % para carga, sustituciones y picos de consumo. Distribuye las regletas por zonas y confirma con cada expositor sus necesidades como mínimo 7 días antes.
¿Cuándo se deben imprimir las acreditaciones y los planos?: Exporta los datos definitivos entre 2 y 3 días antes, cuando ya se hayan cerrado las inscripciones. Imprime entonces las acreditaciones, etiquetas y planos, y prepara un pequeño margen para correcciones o inscripciones tardías.

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