So organisierst du eine Technologiemesse
Eine Technologiemesse steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Zuerst legst du Datum und Ort fest, danach entstehen Messeplan, Ausstellerliste und Präsentationsprogramm. Technik, Stromversorgung und Internet müssen deutlich vor dem Aufbau getestet werden – nicht erst am Messetag. Plane außerdem Anmeldungen, Ernährungswünsche, Parkinformationen und Badges als eigene Arbeitsstränge ein. So erkennst du Engpässe, bevor Aussteller und Besucher eintreffen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Messeplan erstellen
2 Personen
- 3
Ausstellerliste erstellen
2 Personen
- 4
Aussteller einladen
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Anmeldeformular öffnen
- 7
Werbebeitrag veröffentlichen
2 Personen
- 8
Referenten ansprechen
2 Personen
- 9
Präsentationsprogramm erstellen
2 Personen
- 10
Stromplan ausarbeiten
2 Personen
- 11
Internetverbindung testen
2 Personen
- 12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 13
Ernährungswünsche erfassen
- 14
Catering reservieren
2 Personen
- 15
Getränkevorrat festlegen
2 Personen
- 16
Parkinformationen sammeln
- 17
Sicherheitsanweisungen erstellen
2 Personen
- 18
Ausstellerinformationen versenden
2 Personen
- 19
Badge-Daten exportieren
- 20
Badges vorbereiten
2 Personen
- 21
Namensschilder drucken
2 Personen
- 22
Lagepläne drucken
- 23
Präsentationen sammeln
2 Personen
- 24
Einkaufen gehen
3 Personen
- 25
Materialien prüfen
3 Personen
- 26
Lieferungen annehmen
2 Personen
- 27
Registrierungstisch aufbauen
2 Personen
- 28
Messefläche markieren
3 Personen
- 29
Ausstellertische aufstellen
4 Personen
- 30
Stühle aufstellen
3 Personen
- 31
Stände aufbauen
6 Personen
- 32
Stromanschlüsse anschließen
3 Personen
- 33
Netzwerkgeräte installieren
2 Personen
- 34
Projektor und Leinwand testen
2 Personen
- 35
Präsentationen vorbereiten
2 Personen
- 36
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 37
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 38
Kaffee und Tee vorbereiten
2 Personen
- 39
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 40
Snacks bereitstellen
3 Personen
Event
- 41
Aussteller empfangen
3 Personen
- 42
Aussteller anmelden
3 Personen
- 43
Besucher empfangen
4 Personen
- 44
Namensschilder ausgeben
3 Personen
- 45
Programm vorstellen
- 46
Messestände betreuen
40 Personen
- 47
Besucherströme lenken
3 Personen
- 48
Präsentationen ankündigen
- 49
Präsentationen betreuen
2 Personen
- 50
Technische Fragen lösen
2 Personen
- 51
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 52
Snacks servieren
3 Personen
- 53
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 54
Abfall sammeln
2 Personen
- 55
Toiletten kontrollieren
- 56
Fotomomente festhalten
- 57
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 58
Aussteller auschecken
3 Personen
Nachbereitung
- 59
Messestandmaterial abbauen
6 Personen
- 60
Technik ausschalten
2 Personen
- 61
Stromkabel entfernen
3 Personen
- 62
Tische und Stühle stapeln
4 Personen
- 63
Dekoration entfernen
2 Personen
- 64
Abfall zum Sammelpunkt bringen
3 Personen
- 65
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 66
Messefläche reinigen
4 Personen
- 67
Toiletten reinigen
2 Personen
- 68
Fundsachen sammeln
- 69
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 70
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 71
Übriges Catering aufräumen
2 Personen
- 72
Besucherliste sicher speichern
- 73
Dankesnachricht versenden
2 Personen
- 74
Fotos mit Ausstellern teilen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- Aussteller-TischeAnz. 40
- BesuchertischeAnz. 12
- StühleAnz. 180
- Registrierungstisch
- StehtischeAnz. 10
- HockerAnz. 20
- VitrinenschränkeAnz. 6
- AbfallbehälterAnz. 12
Ausstattung
- Projektor
- Projektionsleinwand
- LaptopsAnz. 4
- TabletsAnz. 4
- BetreuerAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 30
- VerlängerungskabelAnz. 30
- HDMI-KabelAnz. 8
- USB-C-AdapterAnz. 8
- Netzwerk-SwitchesAnz. 4
- WiFi-RouterAnz. 3
- EthernetkabelAnz. 40
- FunkmikrofoneAnz. 2
- LautsprecherAnz. 2
- MikrofonständerAnz. 2
- LadestationenAnz. 6
- PowerbanksAnz. 10
- SteckdosenleistenAnz. 20
Dekoration
- Bedruckte MessebannerAnz. 8
- RichtungsschilderAnz. 14
- Programmatische PosterAnz. 10
- TischdeckenAnz. 45
- NamenskartenständerAnz. 45
- PfeilaufkleberAnz. 30
Büro
- BesucherbadgesAnz. 300
- AusstellerbadgesAnz. 60
- BadgehalterAnz. 360
- LanyardsAnz. 360
- KlemmbretterAnz. 6
- StiftesetsAnz. 12
- NotizblöckeAnz. 250
- DruckpapierAnz. 5
- KlebebandrollenAnz. 8
- Scheren-SetsAnz. 4
- PermanentmarkerAnz. 12
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 120
- WassergläserAnz. 180
- TellerAnz. 180
- BestecksetsAnz. 180
- ServiertablettsAnz. 12
- KaffeekannenAnz. 6
- ThermoskannenAnz. 6
- GetränkespenderAnz. 4
- KühlboxenAnz. 6
Sicherheit
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
- FeuerlöscherAnz. 4
- KabelmattenAnz. 20
- SicherheitswestenAnz. 12
Reinigung
- StaubsaugerAnz. 2
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- PutzlappenAnz. 20
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Lege Messeplan und Stromplan fest, bevor du Tische, Vitrinen und Technik verteilst. Jeder Stand braucht eine erreichbare Stromquelle; plane Verlängerungskabel, Steckdosenleisten und Ethernetkabel gleich mit ein.
- Öffne das Anmeldeformular früh genug, damit du Teilnehmerzahlen und Ernährungswünsche mindestens 10 bis 14 Tage vor der Messe an das Catering geben kannst. Kurzfristige Änderungen führen sonst schnell zu fehlenden Mahlzeiten.
- Teste Internetverbindung, Netzwerk-Switches, WiFi-Router, Projektor und HDMI- beziehungsweise USB-C-Verbindungen spätestens am Vortag am tatsächlichen Aufbauort. Adapter und Ersatzkabel werden häufig erst beim ersten Vortrag vermisst.
- Verschicke die Ausstellerinformationen nach der Anmeldung gesammelt: Anreise, Parken, Standposition, Aufbauzeit und technische Vorgaben. Eine klare Frist von mindestens 7 Tagen verhindert Rückfragen am Aufbauvormittag.
- Exportiere die Badge-Daten nach Ende der Anmeldefrist und drucke Badges, Namensschilder, Lagepläne und Programmplakate nicht erst am Veranstaltungstag. Kontrolliere alle Materialien am Vorabend anhand einer Packliste.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Technologiemesse organisieren?
- Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort, Messeplan und Ausstelleransprache. Für eine größere Messe mit mehreren Referenten oder komplexer Technik sind 12 bis 16 Wochen realistischer.
- Wann sollte man Aussteller zu einer Technologiemesse einladen?
- Lade die ersten Aussteller etwa 8 bis 10 Wochen vor dem Termin ein. Setze eine Anmeldefrist rund 3 Wochen vor der Messe, damit Standplan, Badges, Präsentationen und Technik rechtzeitig angepasst werden können.
- Wann muss man die Technik für eine Technologiemesse testen?
- Führe einen vollständigen Test spätestens am Vortag durch, einschließlich Internet, Projektor, Lautsprecher, Funkmikrofonen und Präsentationslaptops. Prüfe zusätzlich 2 bis 3 Stunden vor Einlass, ob alle Verbindungen noch funktionieren.
- Wie viel Catering und Getränke braucht eine Technologiemesse?
- Plane pro Person für die erste Stunde etwa 2 bis 3 Getränke und danach ungefähr 1 Getränk je weiterer Stunde. Bestätige die endgültige Gästezahl und Ernährungswünsche 10 bis 14 Tage vorher und halte für kurzfristige Nachmeldungen etwa 5 bis 10 Prozent Reserve bereit.
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