Zo organiseer je een technologiebeurs

Begin met de datum, locatie en indeling van de beursvloer. Daarna leg je vast hoeveel exposanten en bezoekers je verwacht, zodat je tafels, stroom, internet en registratie passend kunt regelen. Plan het programma pas nadat sprekers en presentaties grotendeels bevestigd zijn. De meeste problemen ontstaan doordat techniek, badges en exposanteninformatie te laat worden gecontroleerd. Werk daarom met vaste deadlines en test alle apparatuur vooraf op de beurslocatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Beursplattegrond maken
2 personen
3
Exposantenlijst opstellen
2 personen
4
Exposanten uitnodigen
2 personen
5
Uitnodigingen versturen
2 personen
6
Aanmeldformulier openen
7
Promotiebericht publiceren
2 personen
8
Sprekers benaderen
2 personen
9
Presentatieprogramma maken
2 personen
10
Stroomplan uitwerken
2 personen
11
Internetverbinding testen
2 personen
12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
13
Dieetwensen verzamelen
14
Catering reserveren
2 personen
15
Drankvoorraad bepalen
2 personen
16
Parkeerinformatie verzamelen
17
Veiligheidsinstructies maken
2 personen
18
Exposanteninformatie versturen
2 personen
19
Badgegegevens exporteren
20
Badges voorbereiden
2 personen
21
Naambordjes printen
2 personen
22
Plattegronden printen
23
Presentaties verzamelen
2 personen
24
Boodschappen doen
3 personen
25
Materialen controleren
3 personen
26
Leveringen aannemen
2 personen
27
Registratietafel klaarzetten
2 personen
28
Beursvloer markeren
3 personen
29
Exposantentafels plaatsen
4 personen
30
Stoelen plaatsen
3 personen
31
Stands opbouwen
6 personen
32
Stroompunten aansluiten
3 personen
33
Netwerkapparatuur installeren
2 personen
34
Projector en scherm testen
2 personen
35
Presentaties klaarzetten
2 personen
36
Bewegwijzering ophangen
2 personen
37
Decoratie ophangen
2 personen
38
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
39
Dranken koud zetten
2 personen
40
Hapjes klaarzetten
3 personen

Event

41
Exposanten ontvangen
3 personen
42
Exposanten aanmelden
3 personen
43
Bezoekers ontvangen
4 personen
44
Badges uitdelen
3 personen
45
Programma toelichten
46
Beursstands bemannen
40 personen
47
Bezoekersstromen begeleiden
3 personen
48
Presentaties aankondigen
49
Presentaties begeleiden
2 personen
50
Technische vragen oplossen
2 personen
51
Koffie en thee serveren
3 personen
52
Hapjes serveren
3 personen
53
Dranken bijvullen
2 personen
54
Afval verzamelen
2 personen
55
Toiletten controleren
56
Fotomomenten vastleggen
57
Laatste bezoekers informeren
2 personen
58
Exposanten uitchecken
3 personen

Nazorg

59
Standmaterialen afbreken
6 personen
60
Techniek uitschakelen
2 personen
61
Stroomkabels verwijderen
3 personen
62
Tafels en stoelen stapelen
4 personen
63
Decoratie verwijderen
2 personen
64
Afval naar verzamelpunt brengen
3 personen
65
Servies afwassen
3 personen
66
Beursvloer schoonmaken
4 personen
67
Toiletten schoonmaken
2 personen
68
Gevonden voorwerpen verzamelen
69
Materialen inventariseren
2 personen
70
Geleende spullen retourneren
2 personen
71
Overgebleven catering opruimen
2 personen
72
Bezoekerslijst veilig opslaan
73
Bedankbericht versturen
2 personen
74
Foto's met exposanten delen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Exposantentafelsaantal 40
Bezoekerstafelsaantal 12
Stoelenaantal 180
Registratietafel
Statafelsaantal 10
Krukkenaantal 20
Vitrinekastenaantal 6
Afvalbakkenaantal 12

Apparatuur

Projector
Projectiescherm
Laptopsaantal 4
Tabletsaantal 4
Monitorenaantal 8
Verlengkabelsaantal 30
Stekkerdozenaantal 30
HDMI-kabelsaantal 8
USB-C-adaptersaantal 8
Netwerkswitchesaantal 4
WiFi-routersaantal 3
Ethernetkabelsaantal 40
Draadloze microfoonsaantal 2
Luidsprekersaantal 2
Microfoonstandaardsaantal 2
Oplaadstationsaantal 6
Powerbanksaantal 10
Verdeelstekkersaantal 20

Decoratie

Bedrukte beursbannersaantal 8
Richtingbordenaantal 14
Programmapostersaantal 10
Tafelkledenaantal 45
Naamkaartstandaardsaantal 45
Pijlenstickersaantal 30

Kantoor

Bezoekersbadgesaantal 300
Exposantenbadgesaantal 60
Badgehoudersaantal 360
Lanyardsaantal 360
Clipboardsaantal 6
Pennensetsaantal 12
Notitieblokkenaantal 250
Printpapieraantal 5
Plakbandrollenaantal 8
Schaarsetsaantal 4
Permanentmarkersaantal 12

Servies

Koffiekopjesaantal 120
Waterglazenaantal 180
Bordenaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerbladenaantal 12
Koffiekannenaantal 6
Thermoskannenaantal 6
Drankdispensersaantal 4
Koelboxenaantal 6

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Brandblussersaantal 4
Kabelmattenaantal 20
Veiligheidshesjesaantal 12

Schoonmaak

Stofzuigeraantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 4
Schoonmaakdoekenaantal 20

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de beursplattegrond zodra de exposantenlijst vorm krijgt. Houd ruimte vrij voor de registratietafel, looproutes, bezoekers- en exposantentafels en een plek waar presentaties zonder hinder kunnen plaatsvinden.
Test internet, netwerkswitches, WiFi-routers, projectoren en microfoons uiterlijk één week vooraf met de aansluitingen die je op de beursdag gebruikt. Controleer ook HDMI-kabels, USB-C-adapters, verlengkabels en stekkerdozen.
Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en geef het definitieve aantal eters uiterlijk enkele dagen voor de beurs door aan de cateraar. Reken de drankvoorraad apart uit voor exposanten, sprekers en bezoekers.
Stuur exposanteninformatie niet pas op de ochtend zelf. Deel vooraf hun standplaats, opbouwtijd, parkeerinformatie, stroomafspraken, veiligheidsinstructies en de deadline voor presentaties.
Exporteer de badgegegevens en print naambordjes en plattegronden pas nadat de aanmeldingen zijn gecontroleerd. Leg een reservevoorraad klaar en wijs één persoon aan voor wijzigingen bij de registratie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een technologiebeurs organiseren?: Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en exposanten. Plan de laatste technische test en controle van badges en presentaties in de week voor de beurs.
Hoeveel tijd heb je nodig om een beursplattegrond te maken?: Reserveer 2 tot 4 uur voor een eerste plattegrond en plan daarna minstens één correctieronde met de exposanten. Rond de indeling uiterlijk 2 weken voor de beurs af, zodat bewegwijzering en materiaal besteld kunnen worden.
Wanneer moet je exposanten uitnodigen voor een technologiebeurs?: Benader exposanten ongeveer 8 weken vooraf en geef een duidelijke reactietermijn van 7 tot 10 dagen. Zo houd je tijd over om lege plekken op te vullen en de definitieve indeling te maken.
Wanneer moet je de techniek van een technologiebeurs testen?: Test de internetverbinding en alle presentatie- en geluidsapparatuur uiterlijk 7 dagen vooraf. Doe op de beursdag zelf nog een korte controle van stroom, verbindingen, microfoons en presentatielaptops voordat bezoekers binnenkomen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.