Checklist pour organiser un concert sans oubli

Un concert se prépare bien avant l’arrivée des artistes : la date, le lieu, les contrats et les autorisations doivent être verrouillés en premier. Ensuite viennent le budget, les inscriptions, la promotion et les besoins techniques. La dernière semaine sert surtout à confirmer les personnes, le matériel, les repas et le déroulé. Cette checklist rassemble 78 tâches et 95 éléments à prévoir, du premier rendez-vous au rangement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Réserver les artistes et le programme
2 personnes
Confirmer contractuellement les prestations
2 personnes
Recueillir les exigences techniques
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
Faire les réservations
2 personnes
Fixer le budget et le prix d’entrée
2 personnes
Vérifier l’assurance
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier le concert en ligne
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Envoyer les informations sur les artistes
Créer le plan technique
2 personnes
Établir le déroulé et la liste de contacts
2 personnes
Commander les badges d’entrée et les bracelets
Relancer la promotion
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Établir la liste définitive des visiteurs
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer le matériel
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer le service traiteur
3 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Libérer la zone de chargement et de déchargement
3 personnes
Monter les éléments de scène
4 personnes
Installer le matériel sonore
3 personnes
Installer les micros et les pieds
2 personnes
Installer l'équipement d'éclairage
3 personnes
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le comptoir de catering
3 personnes
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
Installer la décoration
3 personnes
Dégager les voies d'évacuation
2 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Remplir les réfrigérateurs
2 personnes
Préparer les amuse-bouches et les snacks
3 personnes
Installer le point café et thé
2 personnes
Effectuer la vérification du son
3 personnes
Accueillir les artistes
2 personnes
Aménager les loges des artistes
2 personnes
Briefer le personnel d’entrée
2 personnes
Informer le personnel du bar
2 personnes

Événement

Ouvrir les portes
3 personnes
Accueillir les visiteurs
4 personnes
Vérifier les billets et les bracelets
3 personnes
Gérer le vestiaire
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir les boissons
3 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Coordonner les changements de scène
3 personnes
S’occuper des artistes
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
2 personnes
Annoncer la pause
Répondre aux questions du public
2 personnes
Annoncer l'heure de fin
Reconduire les visiteurs
3 personnes
Finaliser la remise du vestiaire
2 personnes

Suivi

Fermer le bar
3 personnes
Refroidir le catering restant
2 personnes
Éteindre le matériel sonore
2 personnes
Éteindre l'éclairage
2 personnes
Dégager la scène en toute sécurité
3 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Nettoyer les toilettes en profondeur
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre le matériel loué
3 personnes
Conserver les objets trouvés
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Éléments de podiumqté 12
Escaliers de scèneqté 2
Tables hautesqté 12
Bancsqté 8
Chaisesqté 80
Tables de bièreqté 6
Portants à vêtementsqté 2
Cintresqté 120
Bar de service
Tables des artistesqté 4

Équipement

Kit de sonorisation
Table de mixage
Haut-parleursqté 4
Moniteurs de scèneqté 4
Microphonesqté 8
Pieds de microqté 8
DIqté 4
Câbles d'instrumentsqté 12
Câbles XLRqté 16
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Piles de rechangeqté 24
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4
Lampes de pocheqté 6
Ordinateur portable
Imprimante
Clés USB de secoursqté 2

Éclairage

Projecteurs LED de scèneqté 8
Pieds d’éclairageqté 2
Éclairage d’ambianceqté 12
Éclairage de secoursqté 4

Décoration

Bâche de fond
Guirlandes de fanionsqté 8
Tissus décoratifsqté 6
Bandes adhésivesqté 4
Ruban gafferqté 6
Affiches du programmeqté 20
Panneaux directionnelsqté 8
Panneaux indicateursqté 12

Vaisselle

Verres à boireqté 180
Verres à vinqté 80
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 180
Cuillèresqté 100
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pincesqté 6
Réfrigérateursqté 2

Catering

Courses
Casiers de boissonsqté 10
Distributeurs d'eauqté 3
Panneaux de menuqté 4
Cartes de prixqté 12
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Bobines de ticketsqté 4

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Aspirateur
Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 2

Entrée

Bracelets d’entréeqté 200
Billets d’entréeqté 200
Ciseaux à braceletsqté 2
Tampons encreursqté 2
Piquets d’entréeqté 12
Billets vestiaireqté 250

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Sécurité des lampes de pocheqté 2
Tapis antidérapantsqté 8
Passages de câblesqté 10
Couvertures anti-feuqté 2

Bureau

Déroulésqté 12
Presse-papiersqté 8
Stylos à billeqté 30
Marqueursqté 12
Blocs-notesqté 12
Ruban adhésifqté 6
Tableaux de présentationqté 4
Étiquettes nominativesqté 100

Transport

Chariots de transportqté 3
Sangles d'arrimageqté 8
Couvertures de transportqté 12

Conseils

Bloque la date et le lieu avant d’annoncer le concert, puis fais confirmer les artistes et le programme par écrit. Les exigences techniques doivent être recueillies au moment de la réservation, pas quelques jours avant la scène.
Prépare le budget et le prix d’entrée avant d’ouvrir les inscriptions. Vérifie aussi l’assurance, les autorisations et les déclarations nécessaires au moins plusieurs semaines à l’avance, car ces démarches peuvent modifier le format de la soirée.
Établis un plan technique distinct du déroulé général. Il doit indiquer la sonorisation, la table de mixage, les micros, les retours, les câbles, les prises électriques et les projecteurs LED, avec une personne responsable de chaque point.
Ne laisse pas l’accueil et la restauration pour le dernier jour. Répartis les bénévoles, commande les badges et bracelets, recueille les besoins alimentaires, puis prévois au minimum une personne pour les artistes et une autre pour les entrées.
La veille, contrôle la météo, la liste définitive des visiteurs, les courses et le matériel récupéré. Refroidis les boissons à temps et prépare le service traiteur avant l’arrivée du public, quand l’équipe peut encore corriger un oubli.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un concert ?: Commence plusieurs mois avant la date si des artistes, des autorisations et du matériel technique sont nécessaires. Verrouille d’abord le lieu, le programme, les contrats et le budget, puis garde la dernière semaine pour les confirmations et la logistique.
Que faut-il vérifier une semaine avant un concert ?: Vérifie les prévisions météo, la liste définitive des visiteurs, les besoins alimentaires, les bénévoles et les contacts. Confirme également le matériel de sonorisation, l’éclairage, les horaires d’arrivée et les informations transmises aux artistes.
Combien de bénévoles prévoir pour un concert ?: Répartis les bénévoles par fonction plutôt que de compter uniquement le nombre de spectateurs : accueil, entrées, artistes, bar, technique et rangement. Prévois au moins une personne responsable par zone et une personne de remplacement pour chaque poste critique.
Quand préparer les boissons et le traiteur pour un concert ?: Récupère le matériel et fais les courses au plus tard la veille. Refroidis les boissons plusieurs heures avant l’ouverture des portes et termine la préparation du service traiteur avant l’arrivée du public, afin de ne pas mobiliser l’équipe pendant le concert.

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