Organiser un salon de la mode, étape par étape

Un salon de la mode se prépare d’abord avec une date, un lieu adapté et un nombre réaliste d’exposants. Ensuite, il faut structurer les inscriptions, le plan des stands et l’accueil des visiteurs avant de commander le catering ou d’imprimer les supports. Les oublis les plus fréquents concernent l’alimentation électrique, les besoins alimentaires, les badges et les terminaux de paiement. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, jusqu’à l’ouverture des portes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Inviter les exposants
2 personnes
3
Publier le formulaire d'inscription
4
Traiter les inscriptions
5
Confirmer les exposants
6
Préparer le plan du stand
2 personnes
7
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
8
Publier des messages sur les réseaux sociaux
9
Traiter les inscriptions des visiteurs
10
Recueillir les besoins alimentaires
11
Commander le catering
12
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
13
Vérifier l’assurance et le permis
14
Imprimer le plan
15
Imprimer les informations des exposants
16
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
17
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
18
Tester les caisses et les terminaux de paiement
2 personnes
19
Créer la playlist musicale
20
Vérifier le matériel de catering
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Ouvrir le lieu
2 personnes
24
Balisage de la zone de chargement et de déchargement
2 personnes
25
Brancher l’éclairage
2 personnes
26
Aménager le vestiaire
2 personnes
27
Installer la table d’enregistrement
2 personnes
28
Installer les tables
4 personnes
29
Installer les chaises
3 personnes
30
Installer les portants à vêtements
4 personnes
31
Monter les cabines d’essayage
3 personnes
32
Installer les miroirs
2 personnes
33
Installer la décoration
2 personnes
34
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
35
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
36
Accueillir les exposants
3 personnes
37
Enregistrer les exposants
2 personnes
38
Décharger les vêtements
4 personnes
39
Décorer les tables des stands
4 personnes
40
Présenter les vêtements
6 personnes
41
Vérifier les cabines d’essayage
2 personnes
42
Mettre en place le point café
2 personnes
43
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
44
Faire le briefing de l’équipe de service
2 personnes

Événement

45
Ouvrir les portes
3 personnes
46
Accueillir les visiteurs
3 personnes
47
Contrôler l’entrée
2 personnes
48
Tenir le vestiaire
2 personnes
49
Soutenir les exposants
2 personnes
50
Servir le café et le thé
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Servir des amuse-bouches
2 personnes
53
Vérifier les cabines d’essayage
2 personnes
54
Remettre les vêtements sur cintre
2 personnes
55
Vider les poubelles
2 personnes
56
Vérifier les toilettes
57
Vérifier les stocks
58
Informer les visiteurs
2 personnes
59
Fournir la musique
60
Annoncer le dernier tour de vente
61
Reconduire les visiteurs
3 personnes
62
Fermer le vestiaire
2 personnes

Suivi

63
Faire démonter les stands
4 personnes
64
Charger les vêtements et le matériel
4 personnes
65
Démonter les portants à vêtements
4 personnes
66
Démonter les cabines d’essayage
3 personnes
67
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
68
Retirer la décoration
2 personnes
69
Rassembler la vaisselle
2 personnes
70
Faire la vaisselle
2 personnes
71
Rassembler les déchets
3 personnes
72
Nettoyer le lieu
4 personnes
73
Éteindre l’équipement
2 personnes
74
Débrancher l'éclairage
2 personnes
75
Rassembler les objets trouvés
76
Emballer le matériel
2 personnes
77
Rendre le matériel loué
2 personnes
78
Remettre le lieu en état
2 personnes
79
Relancer les exposants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 20
Portants à vêtementsqté 24
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 8
Paravents de cabine d'essayageqté 8
Portantsqté 4
Cintres de vestiaireqté 250
Caisses de rangementqté 30
Miroirsqté 8
Poubellesqté 10

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Nappes de table en tissuqté 12
Nappesqté 12
Cintres décoratifsqté 40
Compositions floralesqté 8
Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Numéros de standqté 20
Panneaux de directionqté 12
Autocollants flèchesqté 40

Équipement

Terminaux de paiementqté 4
Caissesqté 4
Imprimantes de reçusqté 4
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Ordinateurs portablesqté 2
Imprimantes d’étiquettesqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphone
Défroisseurs vapeurqté 4
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 3
Spots lumineuxqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 4
Pinces de serviceqté 8
Carafesqté 6
Conteneurs réfrigérésqté 4
Carafes d’eauqté 8
Tire-bouchonsqté 4
Couteauxqté 4
Saladiersqté 12

Nettoyage

Seauxqté 6
Serpillièresqté 6
Sets de balaiqté 4
Aspirateursqté 2
Chariots de ménageqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Lampes à batterieqté 12
Piles de rechangeqté 24

Catering

Courses

Conseils

Bloquez rapidement la capacité du lieu : comptez les stands, les portants, les tables et les espaces d’essayage avant de confirmer les exposants. Gardez une zone de circulation clairement séparée des zones de chargement et de déchargement.
Fixez une date limite d’inscription pour les exposants, puis prévoyez au moins 7 jours pour traiter les dossiers et confirmer les besoins particuliers. Sans ce délai, le plan des stands et les numéros de stand changent jusqu’au dernier moment.
Demandez les besoins alimentaires des visiteurs et des exposants avant de commander le catering. Pour les boissons, prévoyez deux à trois consommations par personne pendant la première heure et refroidissez-les avant l’ouverture.
Testez chaque caisse, terminal de paiement et imprimante de reçus au moins 24 heures avant le salon. Vérifiez aussi les rallonges et multiprises : un stand peut fonctionner sans décoration, mais pas sans alimentation pour les paiements.
Préparez les badges, étiquettes de prix, panneaux directionnels et plan imprimé la veille. Le jour même, ouvrez le lieu assez tôt pour installer les stands, brancher l’éclairage et baliser la zone de chargement sans gêner l’accueil des visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de la mode ?: Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour un salon de taille modeste. Ce délai laisse le temps de recruter les exposants, traiter les inscriptions, organiser le catering et vérifier l’assurance, les autorisations et le matériel.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un salon de la mode ?: Confirmez-les environ 3 semaines avant l’événement, après vérification des inscriptions et des besoins de chaque stand. Envoyez ensuite le plan du stand, les horaires d’installation et les informations pratiques au plus tard 7 jours avant.
Combien de stands peut-on installer dans un salon de la mode ?: Le nombre dépend de la surface disponible et des passages nécessaires entre les stands, les portants et les cabines d’essayage. Faites un plan à l’échelle avant les confirmations et gardez au moins un passage dégagé vers l’accueil et les sorties.
Quand tester les caisses et les terminaux de paiement ?: Effectuez un test complet 24 heures avant l’ouverture, puis contrôlez les branchements dès l’installation. Prévoyez une multiprise et une rallonge par zone équipée, sans surcharger les prises du lieu.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.