Zo organiseer je een modebeurs zonder chaos
Begin met de datum, locatie en capaciteit: bepaal hoeveel stands, bezoekers en paskamers de ruimte aankan. Nodig daarna standhouders uit met een inschrijfformulier en leg een sluitingsdatum vast, zodat je tijd houdt voor selectie en indeling. Regel vervolgens bezoekerswerving, catering, stroom en betaalmogelijkheden. In de laatste week draait alles om plattegronden, prijskaartjes, naambadges en een opbouwschema. Op de dag zelf voorkomen duidelijke routeborden en een afgescheiden laad- en loszone de meeste opstoppingen.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Standhouders uitnodigen
2 personen
- 3
Inschrijfformulier publiceren
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Standhouders bevestigen
- 6
Standindeling maken
2 personen
- 7
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
- 8
Socialmediaberichten plaatsen
- 9
Aanmeldingen voor bezoekers verwerken
- 10
Dieetwensen verzamelen
- 11
Catering bestellen
- 12
Stroompunten controleren
2 personen
- 13
Verzekering en vergunning controleren
- 14
Plattegrond afdrukken
- 15
Standhouderinformatie afdrukken
- 16
Naambadges voorbereiden
2 personen
- 17
Prijskaartjes voorbereiden
2 personen
- 18
Kassa- en pinapparaten testen
2 personen
- 19
Muziek afspeellijst maken
- 20
Cateringmaterialen controleren
2 personen
- 21
Boodschappen doen
2 personen
- 22
Dranken koelen
2 personen
- 23
Locatie openen
2 personen
- 24
Laad- en loszone afzetten
2 personen
- 25
Verlichting aansluiten
2 personen
- 26
Garderobe inrichten
2 personen
- 27
Registratietafel plaatsen
2 personen
- 28
Tafels opstellen
4 personen
- 29
Stoelen plaatsen
3 personen
- 30
Kledingrekken opstellen
4 personen
- 31
Pashokjes opbouwen
3 personen
- 32
Spiegels plaatsen
2 personen
- 33
Decoratie ophangen
2 personen
- 34
Standnummers ophangen
2 personen
- 35
Routeborden plaatsen
2 personen
- 36
Standhouders ontvangen
3 personen
- 37
Standhouders registreren
2 personen
- 38
Kleding lossen
4 personen
- 39
Standtafels aankleden
4 personen
- 40
Kleding presenteren
6 personen
- 41
Paskamers controleren
2 personen
- 42
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 43
Ontvangstbalie inrichten
2 personen
- 44
Briefing serviceteam geven
2 personen
Event
- 45
Deuren openen
3 personen
- 46
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 47
Entree controleren
2 personen
- 48
Garderobe bemannen
2 personen
- 49
Standhouders ondersteunen
2 personen
- 50
Koffie en thee serveren
2 personen
- 51
Dranken bijvullen
2 personen
- 52
Hapjes serveren
2 personen
- 53
Paskamers controleren
2 personen
- 54
Kleding terughangen
2 personen
- 55
Afvalbakken legen
2 personen
- 56
Toiletten controleren
- 57
Voorraad controleren
- 58
Bezoekers informeren
2 personen
- 59
Muziek verzorgen
- 60
Laatste verkoopronde aankondigen
- 61
Bezoekers uitgeleiden
3 personen
- 62
Garderobe afsluiten
2 personen
Nazorg
- 63
Standhouders laten afbouwen
4 personen
- 64
Kleding en materialen inladen
4 personen
- 65
Kledingrekken afbreken
4 personen
- 66
Paskamers afbreken
3 personen
- 67
Tafels en stoelen afbouwen
4 personen
- 68
Decoratie verwijderen
2 personen
- 69
Servies verzamelen
2 personen
- 70
Servies afwassen
2 personen
- 71
Afval verzamelen
3 personen
- 72
Locatie schoonmaken
4 personen
- 73
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 74
Verlichting loskoppelen
2 personen
- 75
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 76
Voorraad inpakken
2 personen
- 77
Gehuurde materialen retourneren
2 personen
- 78
Locatie opleveren
2 personen
- 79
Standhouders nabellen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Marktkramenaantal 20
- Kledingrekkenaantal 24
- Tafelsaantal 12
- Klapstoelenaantal 40
- Barkrukkenaantal 8
- Paskamerschermenaantal 8
- Garderoberekkenaantal 4
- Garderobehangersaantal 250
- Opbergkrattenaantal 30
- Spiegelsaantal 8
- Afvalbakkenaantal 10
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 120
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerbladenaantal 8
Decoratie
- Stoffen tafelrokkenaantal 12
- Tafelkledenaantal 12
- Decoratieve kledinghangersaantal 40
- Bloemstukkenaantal 8
- Ballonnenaantal 100
- Slingersaantal 12
- Standnummersaantal 20
- Routebordenaantal 12
- Pijlenstickersaantal 40
Apparatuur
- Pinapparatenaantal 4
- Kassa'saantal 4
- Bonprintersaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 12
- Stekkerdozenaantal 12
- Laptopsaantal 2
- Labelprintersaantal 2
- Speakersaantal 2
- Microfoon
- Kledingstomersaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Thermoskannenaantal 6
- Koffiezetapparatenaantal 3
- Lichtspotsaantal 12
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Serveertangenaantal 8
- Schenkkannenaantal 6
- Koelcontainersaantal 4
- Waterkannenaantal 8
- Flessenopenersaantal 4
- Messenaantal 4
- Schalenaantal 12
Schoonmaak
- Emmersaantal 6
- Dweilenaantal 6
- Bezemsetsaantal 4
- Stofzuigersaantal 2
- Schoonmaakkarrenaantal 2
Verlichting
- Lichtslingersaantal 8
- Batterijlampenaantal 12
- Reservebatterijenaantal 24
Catering
- Boodschappen
Tips
- Plan de standindeling pas nadat de aanmeldingen van standhouders zijn verwerkt. Reserveer per stand ruimte voor een marktkraam of tafel, kledingrekken, een spiegel en opbergkratten; zet standnummers zichtbaar op de plattegrond én op de vloer.
- Test kassa’s, pinapparaten en bonprinters uiterlijk één dag vooraf met een echte transactie. Leg per verkoopplek een verlengsnoer en stekkerdoos klaar en controleer vooraf welke stroompunten beschikbaar zijn.
- Regel paskamerschermen en een spiegel per paskamerzone, niet alleen per stand. Houd daarnaast een garderoberek met hangers vrij voor jassen en plan iemand die tijdens piekuren de paskamers en kledingrekken overzichtelijk houdt.
- Sluit bezoekersaanmeldingen enkele dagen voor de beurs als je catering bestelt op aantallen. Tel dieetwensen apart en bestel niet alleen eten, maar controleer ook koffiekopjes, glazen, borden, bestek en serveerbladen.
- Maak voor de opbouw een tijdschema met aparte aankomsttijden voor standhouders en leveranciers. Zet de laad- en loszone af, leg plattegronden en standhouderinformatie klaar en hang routeborden en pijlen op voordat de eerste bezoekers binnenkomen.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een modebeurs organiseren?
- Begin minimaal 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en standhouders. Plan de bezoekersuitnodigingen ongeveer 4 weken voor de beurs en rond de definitieve indeling 7 tot 10 dagen vooraf af.
- Hoeveel ruimte heeft een stand op een modebeurs nodig?
- Reken naast de tafel of marktkraam op extra ruimte voor kledingrekken, een spiegel en opbergkratten. Houd minimaal 1 meter vrije loopruimte voor de stand en maak de gangpaden bij drukke routes bij voorkeur 1,5 meter breed.
- Hoeveel pinapparaten heb je nodig op een modebeurs?
- Gebruik minimaal één getest pinapparaat per verkooppunt of per groep van ongeveer 3 tot 5 standhouders. Bij een drukke beurs is één reserveapparaat verstandig, zodat een storing niet direct een hele rij veroorzaakt.
- Wanneer moet je catering voor een modebeurs bestellen?
- Bestel de catering ongeveer 7 dagen vooraf, zodra het bezoekersaantal en de dieetwensen redelijk vaststaan. Tel koffie, drank en servies apart en controleer de materialen uiterlijk de dag voor de opbouw.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!