Eine Modemesse Schritt für Schritt organisieren

Bei einer Modemesse entscheidet die Reihenfolge: Erst Ort und Aussteller festlegen, dann Anmeldungen, Standaufteilung und Besuchereinladungen organisieren. Plane früh, wie viele Stände, Umkleidewände, Spiegel und Kleiderständer gebraucht werden. Kurz vor dem Termin entstehen die meisten Probleme bei Strom, Kassensystemen, Beschilderung und Catering. Mit einem festen Zeitplan für Aufbau, Einlass und Abbau bleibt der Messetag übersichtlich.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Standbetreiber einladen
2 Personen
3
Anmeldeformular veröffentlichen
4
Anmeldungen bearbeiten
5
Standbetreiber bestätigen
6
Standaufteilung erstellen
2 Personen
7
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
8
Social-Media-Beiträge posten
9
Anmeldungen von Besuchern bearbeiten
10
Ernährungswünsche erfassen
11
Catering bestellen
12
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
13
Versicherung und Genehmigung kontrollieren
14
Lageplan drucken
15
Ausstellerinformationen drucken
16
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
17
Preisschilder vorbereiten
2 Personen
18
Kassen- und Kartenterminals testen
2 Personen
19
Musik-Playlist erstellen
20
Cateringmaterialien prüfen
2 Personen
21
Einkaufen gehen
2 Personen
22
Getränke kühlen
2 Personen
23
Location öffnen
2 Personen
24
Lade- und Entladezone absperren
2 Personen
25
Beleuchtung anschließen
2 Personen
26
Garderobe einrichten
2 Personen
27
Anmeldetisch aufstellen
2 Personen
28
Tische aufstellen
4 Personen
29
Stühle aufstellen
3 Personen
30
Kleiderständer aufstellen
4 Personen
31
Umkleidekabinen aufbauen
3 Personen
32
Spiegel aufstellen
2 Personen
33
Dekoration aufhängen
2 Personen
34
Standnummern aufhängen
2 Personen
35
Wegweiser aufstellen
2 Personen
36
Aussteller empfangen
3 Personen
37
Standbetreiber registrieren
2 Personen
38
Kleidung ausladen
4 Personen
39
Standtische dekorieren
4 Personen
40
Kleidung präsentieren
6 Personen
41
Ankleidekabinen kontrollieren
2 Personen
42
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
43
Empfangstheke einrichten
2 Personen
44
Briefing für das Serviceteam geben
2 Personen

Event

45
Türen öffnen
3 Personen
46
Besucher empfangen
3 Personen
47
Eingang kontrollieren
2 Personen
48
Garderobe besetzen
2 Personen
49
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
50
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Snacks servieren
2 Personen
53
Ankleidekabinen kontrollieren
2 Personen
54
Kleidung wieder aufhängen
2 Personen
55
Mülleimer leeren
2 Personen
56
Toiletten kontrollieren
57
Bestand prüfen
58
Besucher informieren
2 Personen
59
Musik organisieren
60
Letzte Verkaufsrunde ankündigen
61
Besucher verabschieden
3 Personen
62
Garderobe abschließen
2 Personen

Nachbereitung

63
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
4 Personen
64
Kleidung und Materialien einladen
4 Personen
65
Kleiderständer abbauen
4 Personen
66
Umkleidekabinen abbauen
3 Personen
67
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
68
Dekoration entfernen
2 Personen
69
Geschirr sammeln
2 Personen
70
Geschirr abwaschen
2 Personen
71
Abfall sammeln
3 Personen
72
Location reinigen
4 Personen
73
Geräte ausschalten
2 Personen
74
Beleuchtung abkoppeln
2 Personen
75
Fundsachen sammeln
76
Vorrat einpacken
2 Personen
77
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen
78
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
79
Aussteller nachtelefonieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 20
KleiderständerAnz. 24
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 40
BarhockerAnz. 8
UmkleidewändeAnz. 8
GarderobenständerAnz. 4
GarderobenbügelAnz. 250
AufbewahrungsboxenAnz. 30
SpiegelAnz. 8
AbfallbehälterAnz. 10

Geschirr

KaffeetassenAnz. 80
GläserAnz. 120
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServiertablettsAnz. 8

Dekoration

Stoff-TischröckeAnz. 12
TischdeckenAnz. 12
Dekorative KleiderbügelAnz. 40
BlumenarrangementsAnz. 8
BallonsAnz. 100
GirlandenAnz. 12
StandnummernAnz. 20
WegweiserAnz. 12
PfeilaufkleberAnz. 40

Ausstattung

KartenlesegeräteAnz. 4
KassenAnz. 4
Bon-DruckerAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
LaptopsAnz. 2
EtikettendruckerAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
KleiderdampferAnz. 4
KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
KaffeemaschinenAnz. 3
LichtspotsAnz. 12

Küche

SchneidebretterAnz. 4
ServierzangenAnz. 8
AusgießkannenAnz. 6
KühlcontainerAnz. 4
WasserkannenAnz. 8
FlaschenöffnerAnz. 4
MesserAnz. 4
SchüsselnAnz. 12

Reinigung

EimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
BesensetsAnz. 4
StaubsaugerAnz. 2
ReinigungswagenAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 8
BatterielampenAnz. 12
ErsatzbatterienAnz. 24

Catering

Einkäufe

Tipps

Bestätige Ort und Datum zuerst und verschicke die Einladung an Standbetreiber anschließend mit einem klaren Anmeldeschluss. So kannst du die Standaufteilung planen, ohne ständig Plätze nachträglich zu verschieben.
Erstelle die Standaufteilung erst, wenn die wichtigsten Anmeldungen vorliegen. Weise jedem Stand eine Nummer zu und drucke Lageplan, Standnummern und Ausstellerinformationen spätestens am Vortag.
Plane pro Stand ausreichend Platz für Kleiderständer, Tische, Spiegel und gegebenenfalls Umkleidewände ein. Prüfe außerdem, ob Garderobenbügel und Aufbewahrungsboxen tatsächlich in der benötigten Anzahl vorhanden sind.
Teste Kartenlesegeräte, Kassen und Bon-Drucker mindestens einen Tag vor der Messe. Kontrolliere dabei auch Verlängerungskabel und Stromanschlüsse, statt erst beim Aufbau nach freien Steckdosen zu suchen.
Lege für den Messetag feste Uhrzeiten für Anlieferung, Einlass und Catering fest. Sperre die Lade- und Entladezone während des Aufbaus ab und kühle die Getränke rechtzeitig vor Beginn.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Modemesse organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Ort, Datum und der Suche nach Standbetreibern. Vier Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Standaufteilung und Besuchereinladungen bereits laufen.
Wie plane ich die Stände auf einer Modemesse?: Warte zunächst die wichtigsten Ausstelleranmeldungen ab und zeichne danach einen Lageplan mit Standnummern. Plane zusätzlich Wege, Spiegel, Umkleidewände und eine klar erkennbare Ladezone ein.
Was muss man bei einer Modemesse für die Kassen vorbereiten?: Teste Kartenlesegeräte, Kassen und Bon-Drucker spätestens am Vortag mit einer vollständigen Transaktion. Halte außerdem Stromanschlüsse und Verlängerungskabel für jeden Kassenbereich bereit.
Wann sollte das Catering für eine Modemesse bestellt werden?: Bestelle das Catering, sobald die Besucher- und Ausstellerzahlen ausreichend feststehen, idealerweise 10 bis 14 Tage vorher. Erfasse Ernährungswünsche spätestens eine Woche vor der Messe und prüfe das Cateringmaterial am Vortag.

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