Cómo organizar una feria de moda sin perder el control

Una feria de moda se organiza en dos líneas paralelas: primero cierras fecha, ubicación y expositores; después conviertes las inscripciones en un plano y un horario de montaje. Empieza por saber cuántos puestos caben y qué necesita cada uno, especialmente electricidad, probadores y espacio de carga. Luego abre las inscripciones, confirma visitantes y catering, y deja los pagos y la señalización probados antes del día del evento. El último error habitual es querer montar puestos, bebidas y tecnología al mismo tiempo sin una zona de descarga definida.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Invitar a los expositores
2 personas
3
Publicar el formulario de inscripción
4
Gestionar inscripciones
5
Fijar los soportes de los puestos
6
Hacer el plano de puestos
2 personas
7
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
8
Publicar mensajes en redes sociales
9
Procesar las inscripciones de visitantes
10
Recoger preferencias dietéticas
11
Pedir el catering
12
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
13
Comprobar el seguro y el permiso
14
Imprimir el plano
15
Imprimir información para expositores
16
Preparar acreditaciones
2 personas
17
Preparar etiquetas de precios
2 personas
18
Probar la caja registradora y los terminales de pago
2 personas
19
Crear lista de reproducción
20
Comprobar los materiales de catering
2 personas
21
Hacer la compra
2 personas
22
Enfriar bebidas
2 personas
23
Abrir la ubicación
2 personas
24
Delimitar la zona de carga y descarga
2 personas
25
Conectar la iluminación
2 personas
26
Montar el guardarropa
2 personas
27
Colocar la mesa de registro
2 personas
28
Montar mesas
4 personas
29
Colocar las sillas
3 personas
30
Montar percheros
4 personas
31
Montar los probadores
3 personas
32
Colocar espejos
2 personas
33
Colgar la decoración
2 personas
34
Colgar los números de stand
2 personas
35
Colocar señales de ruta
2 personas
36
Recibir a los expositores
3 personas
37
Registrar a los expositores
2 personas
38
Descargar la ropa
4 personas
39
Decorar las mesas altas
4 personas
40
Presentar la ropa
6 personas
41
Comprobar los probadores
2 personas
42
Montar el punto de café
2 personas
43
Montar el mostrador de recepción
2 personas
44
Dar la briefing al equipo de servicio
2 personas

Evento

45
Abrir las puertas
3 personas
46
Recibir a los visitantes
3 personas
47
Controlar la entrada
2 personas
48
Atender el guardarropa
2 personas
49
Apoyar a los expositores
2 personas
50
Servir café y té
2 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Servir aperitivos
2 personas
53
Comprobar los probadores
2 personas
54
Volver a colgar la ropa
2 personas
55
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
56
Comprobar los baños
57
Comprobar el inventario
58
Informar a los visitantes
2 personas
59
Proporcionar la música
60
Anunciar la última ronda de ventas
61
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas
62
Cerrar el guardarropa
2 personas

Seguimiento

63
Indicar a los expositores que desmonten
4 personas
64
Cargar ropa y materiales
4 personas
65
Desmontar los percheros
4 personas
66
Desmontar los probadores
3 personas
67
Desmontar mesas y sillas
4 personas
68
Retirar la decoración
2 personas
69
Recoger la vajilla
2 personas
70
Lavar la vajilla
2 personas
71
Recoger la basura
3 personas
72
Limpiar el lugar
4 personas
73
Apagar el equipo
2 personas
74
Desconectar la iluminación
2 personas
75
Recoger objetos perdidos
76
Empaquetar el material
2 personas
77
Devolver el material alquilado
2 personas
78
Entregar la ubicación
2 personas
79
Llamar de nuevo a los expositores

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 20
Percheroscant. 24
Mesascant. 12
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 8
Biombos para probadorescant. 8
Percheroscant. 4
Perchas para el guardarropacant. 250
Cajas de almacenamientocant. 30
Espejoscant. 8
Papeleracant. 10

Vajilla

Tazas de cafécant. 80
Vasoscant. 120
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de serviciocant. 8

Decoración

Faldas de mesa de telacant. 12
Mantelescant. 12
Perchas decorativascant. 40
Arreglos floralescant. 8
Globoscant. 100
Guirnaldascant. 12
Números de standcant. 20
Señales de rutacant. 12
Pegatinas de flechascant. 40

Equipo

Datáfonoscant. 4
Cajas registradorascant. 4
Impresoras de reciboscant. 4
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 12
Portátilescant. 2
Impresoras de etiquetascant. 2
Altavocescant. 2
Micrófono
Vaporizadores de ropacant. 4
Neveras portátilescant. 4
Termoscant. 6
Máquinas de cafécant. 3
Focoscant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Jarras de servircant. 6
Contenedores frigoríficoscant. 4
Jarras de aguacant. 8
Abrebotellascant. 4
Cuchilloscant. 4
Bandejascant. 12

Limpieza

Cuboscant. 6
Fregonascant. 6
Sets de escobacant. 4
Aspiradorascant. 2
Carros de limpiezacant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de bateríacant. 12
Baterías de repuestocant. 24

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y la ubicación antes de invitar a expositores. Reserva también una franja concreta de montaje y confirma por escrito el seguro y los permisos necesarios al menos 3 semanas antes.
No publiques las plazas sin tener medidas y soportes definidos. Cuando terminen las inscripciones, asigna cada expositor a un puesto y comprueba que percheros, mesas, espejos y probadores caben sin bloquear los pasillos.
Prueba la caja registradora, los datáfonos y las impresoras de recibos antes de abrir. Lleva cables alargadores y regletas, y verifica cada punto de electricidad durante el montaje, no cuando llegue el primer visitante.
Calcula el catering a partir de las inscripciones confirmadas y recoge las preferencias dietéticas con al menos 7 días de antelación. Enfría las bebidas antes de abrir y comprueba que tazas, vasos, platos, cubiertos y bandejas estén disponibles.
Prepara el plano impreso, los números de puesto, las acreditaciones y las señales de ruta antes del día del evento. Delimita la zona de carga y descarga al abrir la ubicación para que los vehículos no interfieran con la entrada del público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de moda?: Empieza al menos 8 semanas antes si participan varios expositores. Reserva las últimas 2 semanas para cerrar inscripciones, plano de puestos, catering, permisos y pruebas de pago.
¿Cuándo hay que hacer el plano de los puestos?: Hazlo cuando las inscripciones de expositores estén cerradas o suficientemente avanzadas, normalmente entre 2 y 3 semanas antes. Imprime la versión final como mínimo 1 día antes del montaje.
¿Cuánta bebida necesito para una feria de moda?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por visitante durante la primera hora y ajusta según la duración y el catering. Compra y enfría la bebida 1 día antes, dejando una reserva para el equipo y los expositores.
¿Cuándo se debe probar el sistema de cobro?: Prueba cajas registradoras, datáfonos y recibos entre 3 y 7 días antes. Repite una comprobación rápida al abrir la ubicación y confirma que hay electricidad y cables suficientes en cada zona de venta.

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