Organiser un salon de la mobilité, étape par étape
Un salon de la mobilité se prépare d’abord comme un parcours visiteur : choisir le lieu, confirmer les organisations participantes, puis construire un plan clair des stands et des temps forts. Les inscriptions, les besoins alimentaires et le stationnement doivent être réglés avant la dernière semaine. Sur place, l’accueil, la signalétique et les tests techniques font la différence. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, sans oublier les détails qui bloquent souvent l’installation.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Contacter les organisations participantes
2 personnes
- 3
Inscrire les exposants
2 personnes
- 4
Établir le plan du salon
2 personnes
- 5
Attribuer les emplacements
2 personnes
- 6
Établir le programme
2 personnes
- 7
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 8
Envoyer les invitations
2 personnes
- 9
Publier les informations du salon en ligne
- 10
Traiter les inscriptions
- 11
Recueillir les besoins alimentaires
- 12
Diffuser les informations de stationnement
- 13
Confirmer les réservations
- 14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
- 15
Imprimer les panneaux d’itinéraire
- 16
Rassembler le matériel de stand
2 personnes
- 17
Faire les courses
2 personnes
- 18
Tester la technique
2 personnes
- 19
Imprimer la liste des exposants
Événement
- 20
Préparer le comptoir d'inscription
2 personnes
- 21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 22
Monter les stands des exposants
6 personnes
- 23
Installer les panneaux de signalisation
2 personnes
- 24
Installer des panneaux de signalisation
2 personnes
- 25
Installer le matériel de présentation
3 personnes
- 26
Mettre en place le point café
2 personnes
- 27
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 28
Préparer les en-cas
3 personnes
- 29
Vérifier l’éclairage et l’alimentation
2 personnes
- 30
Briefer l'équipe d'inscription
2 personnes
- 31
Accueillir les exposants
3 personnes
- 32
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 33
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
- 34
Distribuer les programmes
2 personnes
- 35
Aider les exposants
2 personnes
- 36
Tenir le stand d’information
2 personnes
- 37
Animer les démonstrations de mobilité
2 personnes
- 38
Annoncer les présentations
- 39
Encadrer la salle de présentation
2 personnes
- 40
Servir le café et le thé
2 personnes
- 41
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 42
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 43
Vider les poubelles
2 personnes
- 44
Vérifier les toilettes
2 personnes
- 45
Vérifier les stocks
- 46
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
- 47
Faire le départ des exposants
2 personnes
- 48
Reconduire les visiteurs
2 personnes
Suivi
- 49
Démonter le matériel d'exposition
6 personnes
- 50
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 51
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 52
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 53
Faire la vaisselle
2 personnes
- 54
Rassembler les déchets
3 personnes
- 55
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 56
Retirer la décoration
2 personnes
- 57
Rassembler les objets trouvés
- 58
Inventorier le matériel
2 personnes
- 59
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
- 60
Remercier les exposants
- 61
Rassembler les frais
- 62
Ranger les restes
2 personnes
- 63
Envoyer un message de suivi aux visiteurs
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 18
- Chaisesqté 80
- Tables hautesqté 8
- Comptoir d'inscription
- Présentoirs à dépliantsqté 6
- Portants à vêtementsqté 4
Équipement
- Ordinateurs portablesqté 3
- Tablettesqté 3
- Imprimantesqté 2
- Écran de présentation
- Haut-parleurs pour ordinateur portableqté 2
- Rallongesqté 12
- Multiprisesqté 10
- Stations de rechargeqté 3
- Rallonges à enrouleurqté 3
- Boîtes à outilsqté 2
Éclairage
- Lampes LEDqté 10
- Lampes de bureauqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 120
- Assiettesqté 100
- Fourchettesqté 100
- Couteauxqté 100
- Cuillèresqté 100
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 4
- Glacièresqté 4
- Plateaux de serviceqté 6
- Pincesqté 4
- Ciseauxqté 8
- Planches à découperqté 3
- Couteauxqté 4
Décoration
- Nappesqté 18
- Toiles de fondqté 12
- Guirlandes de fanionsqté 10
- Plantesqté 12
- Panneaux indicateursqté 12
- Porte-nomsqté 30
- Presse-papiersqté 20
- Poteaux de balisageqté 12
- Ruban de balisageqté 4
- Panneaux d’affichageqté 6
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Balayette et pelleqté 3
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Gants de nettoyageqté 8
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par fixer la date et le lieu, puis contactez les organisations participantes avant d’ouvrir les inscriptions. Vous aurez ainsi le temps de confirmer les exposants et leurs besoins spécifiques.
- Établissez le plan du salon avant d’attribuer les emplacements. Prévoyez les tables, chaises, tables hautes et présentoirs à dépliants en fonction des stands, mais gardez des passages suffisamment larges pour les visiteurs.
- Ouvrez le formulaire d’inscription dès que le programme et les informations pratiques sont assez précis. Demandez notamment les besoins alimentaires, les contraintes de stationnement et le matériel utilisé par chaque exposant.
- Traitez les inscriptions au fil de l’eau et envoyez les informations de stationnement plusieurs jours avant le salon. Préparez ensuite les badges nominatifs, la liste des exposants et le comptoir d’inscription pour éviter une file dès l’ouverture.
- Réservez un créneau d’installation séparé de l’ouverture au public. Testez les ordinateurs portables, tablettes, imprimantes, écran, haut-parleurs et rallonges, puis installez la signalétique et le matériel de présentation avant l’arrivée des exposants.
Questions fréquentes
- Quand faut-il commencer à organiser un salon de la mobilité ?
- Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les organisations participantes, les exposants, le lieu et le programme doivent être confirmés avant l’ouverture des inscriptions.
- Quand ouvrir les inscriptions pour un salon de la mobilité ?
- Ouvrez-les dès que le lieu, les horaires, le programme provisoire et les modalités pratiques sont définis, généralement 4 à 6 semaines avant l’événement. Fixez une date limite au moins 7 jours avant le salon pour traiter les demandes.
- Que faut-il tester avant l’ouverture du salon ?
- Testez la veille ou le matin même les ordinateurs, tablettes, imprimantes, écran de présentation, haut-parleurs, rallonges et multiprises. Prévoyez au moins 60 minutes pour corriger un problème de connexion ou d’alimentation.
- Quand installer les stands et la signalétique ?
- Installez les tables, chaises, stands, panneaux d’itinéraire et autres éléments de signalisation avant l’arrivée des visiteurs, idéalement 2 à 3 heures avant l’ouverture. Gardez ensuite au moins 30 minutes pour les derniers réglages des exposants.
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