Zo organiseer je een mobiliteitsbeurs zonder losse eindjes
Begin met de datum, locatie en deelnemende organisaties; pas daarna kun je de beursindeling en het programma betrouwbaar maken. Reserveer standplaatsen op basis van het aantal exposanten en controleer vroeg welke tafels, stoelen, schermen en stroompunten nodig zijn. Open vervolgens de aanmelding, verzamel dieetwensen en verspreid parkeer- en route-informatie. In de laatste week draait alles om bevestigingen, badges, exposantenlijsten en een technische test. Op de dag zelf werk je van registratiebalie naar stands en bewegwijzering.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
- 2
Deelnemende organisaties benaderen
2 personen
- 3
Exposanten aanmelden
2 personen
- 4
Beursindeling maken
2 personen
- 5
Standplaatsen toewijzen
2 personen
- 6
Programma samenstellen
2 personen
- 7
Aanmeldformulier openen
- 8
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 9
Beursinformatie online plaatsen
- 10
Aanmeldingen verwerken
- 11
Dieetwensen verzamelen
- 12
Parkeerinformatie verspreiden
- 13
Reserveringen bevestigen
- 14
Naambadges voorbereiden
2 personen
- 15
Routeborden afdrukken
- 16
Standmateriaal verzamelen
2 personen
- 17
Boodschappen doen
2 personen
- 18
Techniek testen
2 personen
- 19
Exposantenlijst printen
Event
- 20
Registratiebalie voorbereiden
2 personen
- 21
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
- 22
Exposantenstands opbouwen
6 personen
- 23
Standaanduidingen plaatsen
2 personen
- 24
Routeborden ophangen
2 personen
- 25
Presentatiemateriaal klaarzetten
3 personen
- 26
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 27
Dranken koud zetten
2 personen
- 28
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 29
Licht en stroom controleren
2 personen
- 30
Registratieteam instrueren
2 personen
- 31
Exposanten ontvangen
3 personen
- 32
Bezoekers welkom heten
3 personen
- 33
Bezoekers registreren
3 personen
- 34
Programmafolders uitdelen
2 personen
- 35
Exposanten ondersteunen
2 personen
- 36
Informatietafel bemannen
2 personen
- 37
Mobiliteitsdemo's begeleiden
2 personen
- 38
Presentaties aankondigen
- 39
Presentatieruimte begeleiden
2 personen
- 40
Koffie en thee serveren
2 personen
- 41
Hapjes serveren
2 personen
- 42
Dranken bijvullen
2 personen
- 43
Afvalbakken legen
2 personen
- 44
Toiletten controleren
2 personen
- 45
Voorraad controleren
- 46
Laatste bezoekers informeren
2 personen
- 47
Exposanten uitchecken
2 personen
- 48
Bezoekers uitgeleiden
2 personen
Nazorg
- 49
Expositiemateriaal afbouwen
6 personen
- 50
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 51
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 52
Servies verzamelen
2 personen
- 53
Servies afwassen
2 personen
- 54
Afval verzamelen
3 personen
- 55
Locatie schoonmaken
4 personen
- 56
Decoratie verwijderen
2 personen
- 57
Gevonden voorwerpen verzamelen
- 58
Materialen inventariseren
2 personen
- 59
Geleende materialen retourneren
2 personen
- 60
Exposanten bedanken
- 61
Onkosten verzamelen
- 62
Restanten opslaan
2 personen
- 63
Bezoekers nabericht sturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 18
- Stoelenaantal 80
- Statafelsaantal 8
- Registratiebalie
- Folderrekkenaantal 6
- Kledingrekkenaantal 4
Apparatuur
- Laptopsaantal 3
- Tabletsaantal 3
- Printersaantal 2
- Presentatiescherm
- Laptopspeakersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 10
- Oplaadstationsaantal 3
- Kabelhaspelsaantal 3
- Gereedschapskoffersaantal 2
Verlichting
- Ledlampenaantal 10
- Bureaulampenaantal 6
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 120
- Bordenaantal 100
- Vorkenaantal 100
- Messenaantal 100
- Lepelsaantal 100
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Serveerbladenaantal 6
- Tangenaantal 4
- Scharenaantal 8
- Snijplankenaantal 3
- Messenaantal 4
Decoratie
- Tafelkledenaantal 18
- Achtergronddoekenaantal 12
- Vlaggenlijnenaantal 10
- Plantenaantal 12
- Pijlbordenaantal 12
- Naambordhoudersaantal 30
- Klembordenaantal 20
- Afzetpalenaantal 12
- Afzetlintaantal 4
- Prikbordenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 12
- Stoffer en blikaantal 3
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg standplaatsen vast zodra de eerste exposanten zijn aangemeld. Noteer per stand hoeveel tafelruimte, stoelen, stroompunten en presentatiemateriaal nodig zijn, zodat je niet op de opbouwdag hoeft te schuiven.
- Plan de techniekstest uiterlijk 3 dagen voor de beurs. Test laptops, tablets, printers, het presentatiescherm, speakers, verlengkabels en stekkerdozen op de plek waar ze worden gebruikt.
- Stuur parkeerinformatie en de route naar de locatie minstens 7 dagen vooraf mee met de bevestiging. Zet routeborden bovendien klaar per kruispunt of ingang; één stapel borden zonder plaatsingsplan zorgt snel voor verwarring.
- Maak de registratiebalie vóór de opbouw compleet met naambadges, een geprinte exposantenlijst en de benodigde laptop of tablet. Houd daarnaast een papieren lijst achter de hand voor het geval de techniek uitvalt.
- Bouw eerst de vaste onderdelen op en controleer daarna elke stand aan de hand van de beursindeling. Zet presentatiemateriaal, folderrekken, verlichting en kabels uiterlijk 30 minuten voor opening klaar, zodat exposanten niet tijdens de ontvangst hoeven te zoeken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een mobiliteitsbeurs organiseren?
- Begin bij voorkeur 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en deelnemende organisaties. Open de aanmelding zodra de beursindeling en het programma voldoende duidelijk zijn, meestal 4 tot 6 weken voor de beurs.
- Hoeveel tijd heb je nodig voor de opbouw van een mobiliteitsbeurs?
- Plan minimaal 3 uur voor tafels, stoelen, registratiebalie, stands en routeborden. Voeg minstens 30 minuten toe voor de technische controle en een ronde langs alle standplaatsen.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een mobiliteitsbeurs?
- Stuur de eerste uitnodiging ongeveer 4 weken vooraf en een praktische bevestiging 7 dagen voor de beurs. Vermeld daarin parkeerinformatie, route, programma, aanmeldgegevens en eventuele dieetwensen.
- Wat moet je controleren bij de registratiebalie?
- Controleer uiterlijk 1 dag vooraf de naambadges, exposantenlijst, printer en laptop of tablet. Leg op de beursdag ook een papieren deelnemerslijst en extra schrijfmateriaal klaar, zodat registratie niet stilvalt bij een technisch probleem.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!