Cómo organizar una feria de movilidad sin perder el control
Una feria de movilidad reúne a organizaciones, expositores y visitantes con necesidades muy distintas. Empieza cerrando la fecha y el lugar, y después confirma quién participa antes de diseñar la distribución de los puestos. El programa, las inscripciones y la información sobre aparcamiento deben estar listos antes de abrir la convocatoria. En la última semana, céntrate en acreditaciones, señales, material de los stands y una prueba técnica completa.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar fecha y lugar
2 personas
- 2
Contactar con las organizaciones participantes
2 personas
- 3
Registrar expositores
2 personas
- 4
Diseñar la distribución de la feria
2 personas
- 5
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
- 6
Elaborar el programa
2 personas
- 7
Abrir el formulario de inscripción
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Publicar la información de la feria en línea
- 10
Gestionar inscripciones
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Difundir la información de aparcamiento
- 13
Confirmar las reservas
- 14
Preparar acreditaciones
2 personas
- 15
Imprimir señales de ruta
- 16
Recoger el material del stand
2 personas
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Probar la técnica
2 personas
- 19
Imprimir la lista de expositores
Evento
- 20
Preparar mostrador de registro
2 personas
- 21
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 22
Montar los stands de expositores
6 personas
- 23
Colocar las indicaciones de los puestos
2 personas
- 24
Colgar los carteles de ruta
2 personas
- 25
Preparar el material de presentación
3 personas
- 26
Montar el punto de café
2 personas
- 27
Enfriar las bebidas
2 personas
- 28
Preparar aperitivos
3 personas
- 29
Comprobar la iluminación y la electricidad
2 personas
- 30
Instruir al equipo de registro
2 personas
- 31
Recibir a los expositores
3 personas
- 32
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 33
Registrar a los visitantes
3 personas
- 34
Repartir folletos del programa
2 personas
- 35
Apoyar a los expositores
2 personas
- 36
Atender la mesa de información
2 personas
- 37
Coordinar las demos de movilidad
2 personas
- 38
Anunciar presentaciones
- 39
Guiar la sala de presentaciones
2 personas
- 40
Servir café y té
2 personas
- 41
Servir aperitivos
2 personas
- 42
Rellenar las bebidas
2 personas
- 43
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 44
Comprobar los baños
2 personas
- 45
Comprobar el inventario
- 46
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 47
Registrar a los expositores
2 personas
- 48
Acompañar a los visitantes a la salida
2 personas
Seguimiento
- 49
Desmontar el material de exposición
6 personas
- 50
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 51
Apagar el equipo
2 personas
- 52
Recoger la vajilla
2 personas
- 53
Lavar la vajilla
2 personas
- 54
Recoger la basura
3 personas
- 55
Limpiar el lugar
4 personas
- 56
Retirar la decoración
2 personas
- 57
Recoger objetos perdidos
- 58
Inventariar materiales
2 personas
- 59
Devolver el material prestado
2 personas
- 60
Agradecer a los expositores
- 61
Recopilar gastos
- 62
Guardar los restos
2 personas
- 63
Enviar un mensaje de seguimiento a los visitantes
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 18
- Sillascant. 80
- Mesas altascant. 8
- Mostrador de registro
- Expositores para folletoscant. 6
- Percheroscant. 4
Equipo
- Portátilescant. 3
- Tabletscant. 3
- Impresorascant. 2
- Pantalla de presentación
- Altavoces para portátilcant. 2
- Cables alargadorescant. 12
- Regletascant. 10
- Estaciones de cargacant. 3
- Enrollacablescant. 3
- Maletines de herramientascant. 2
Iluminación
- Lámparas LEDcant. 10
- Lámparas de escritoriocant. 6
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 100
- Tenedorescant. 100
- Cuchilloscant. 100
- Cucharascant. 100
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Bandejas de serviciocant. 6
- Pinzascant. 4
- Tijerascant. 8
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchilloscant. 4
Decoración
- Mantelescant. 18
- Telones de fondocant. 12
- Guirnaldascant. 10
- Plantascant. 12
- Carteles direccionalescant. 12
- Portanombrescant. 30
- Portapapelescant. 20
- Postes separadorescant. 12
- Cinta de balizamientocant. 4
- Tableros de corchocant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 12
- Recogedor y escobacant. 3
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Guantes de limpiezacant. 8
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra primero la fecha, el lugar y las organizaciones participantes. Intenta tener confirmados los expositores al menos 4 semanas antes, porque sus necesidades de espacio condicionan la distribución de la feria.
- Diseña el plano antes de asignar los puestos. Deja pasillos claros, coloca el mostrador de registro en la entrada y comprueba que cada stand tenga acceso a mesas, sillas y tomas eléctricas sin cables cruzando las zonas de paso.
- Abre las inscripciones cuando el programa y la información práctica estén definidos. Pide las preferencias dietéticas en el mismo formulario y envía los datos de aparcamiento junto con la confirmación, no en un mensaje separado de última hora.
- Haz la prueba técnica entre 2 y 3 días antes. Comprueba portátiles, tablets, impresoras, pantalla, altavoces, cables, regletas y estaciones de carga; lleva también herramientas y enrollacables para resolver fallos durante el montaje.
- Reserva una franja de montaje de al menos 3 horas el día de la feria. Coloca primero mesas y sillas, monta los stands, instala las indicaciones y carteles de ruta, y prepara después el registro, la lista de expositores y el material de presentación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar una feria de movilidad?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Procura confirmar el lugar y las organizaciones participantes durante las primeras 2 semanas, y deja las 2 últimas para acreditaciones, señales, compras y pruebas técnicas.
- ¿Cuándo debo abrir las inscripciones para una feria de movilidad?
- Ábrelas cuando el programa, los expositores y la información del lugar estén confirmados, normalmente entre 4 y 6 semanas antes. Cierra el formulario entre 5 y 7 días antes para poder revisar asistentes y preferencias dietéticas.
- ¿Cuánto tiempo necesito para montar los stands?
- Calcula al menos 3 horas para colocar mesas y sillas, montar los stands, preparar el registro y poner la señalización. Añade 30 minutos para una comprobación final de cables, pantallas, impresoras y material de presentación.
- ¿Cuándo se prepara la señalización de la feria?
- Imprime las señales de ruta y las indicaciones de los puestos entre 3 y 5 días antes. Colócalas durante el montaje, aproximadamente 60 minutos antes de abrir, y revisa que se vean desde la entrada y en cada cruce.
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