Eine Mobilitätsmesse Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Mobilitätsmesse entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Messetag. Lege zuerst Datum, Ort und Zielgruppe fest, bevor du Organisationen und Aussteller ansprichst. Danach folgen Standplanung, Programm, Anmeldung und Besucherinformationen; Technik, Beschilderung und Aufbau kommen erst in der Schlussphase. Plane feste Fristen ein, damit Zusagen, Ernährungswünsche, Parkinformationen und Präsentationsmaterial nicht in den letzten Tagen zusammenlaufen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Teilnehmende Organisationen kontaktieren
2 Personen
- 3
Aussteller anmelden
2 Personen
- 4
Messeaufteilung erstellen
2 Personen
- 5
Standplätze zuweisen
2 Personen
- 6
Programm zusammenstellen
2 Personen
- 7
Anmeldeformular öffnen
- 8
Einladungen verschicken
2 Personen
- 9
Messeinformationen online stellen
- 10
Anmeldungen bearbeiten
- 11
Ernährungswünsche erfassen
- 12
Parkinformationen verteilen
- 13
Reservierungen bestätigen
- 14
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
- 15
Wegweiser ausdrucken
- 16
Standmaterial sammeln
2 Personen
- 17
Einkaufen gehen
2 Personen
- 18
Technik testen
2 Personen
- 19
Ausstellerliste drucken
Event
- 20
Registrierungstheke vorbereiten
2 Personen
- 21
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 22
Ausstellerstände aufbauen
6 Personen
- 23
Standbeschilderungen anbringen
2 Personen
- 24
Wegweiser aufhängen
2 Personen
- 25
Präsentationsmaterial bereitlegen
3 Personen
- 26
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 27
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 28
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 29
Licht und Strom kontrollieren
2 Personen
- 30
Registrierungsteam einweisen
2 Personen
- 31
Aussteller empfangen
3 Personen
- 32
Besucher begrüßen
3 Personen
- 33
Besucher registrieren
3 Personen
- 34
Programmhefte verteilen
2 Personen
- 35
Aussteller unterstützen
2 Personen
- 36
Infotisch betreuen
2 Personen
- 37
Mobilitätsdemos begleiten
2 Personen
- 38
Präsentationen ankündigen
- 39
Präsentationsraum betreuen
2 Personen
- 40
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 41
Snacks servieren
2 Personen
- 42
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 43
Mülleimer leeren
2 Personen
- 44
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 45
Bestand prüfen
- 46
Letzte Besucher informieren
2 Personen
- 47
Aussteller auschecken
2 Personen
- 48
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 49
Ausstellungsmaterial abbauen
6 Personen
- 50
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
- 51
Geräte ausschalten
2 Personen
- 52
Geschirr sammeln
2 Personen
- 53
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 54
Abfall sammeln
3 Personen
- 55
Location reinigen
4 Personen
- 56
Dekoration entfernen
2 Personen
- 57
Fundsachen sammeln
- 58
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 59
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
- 60
Aussteller bedanken
- 61
Ausgaben sammeln
- 62
Reste einlagern
2 Personen
- 63
Nachricht an Besucher senden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 18
- StühleAnz. 80
- StehtischeAnz. 8
- Registrierungstheke
- ProspektständerAnz. 6
- KleiderständerAnz. 4
Ausstattung
- LaptopsAnz. 3
- TabletsAnz. 3
- DruckerAnz. 2
- Präsentationsbildschirm
- LaptoplautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 12
- VerlängerungskabelAnz. 10
- LadestationenAnz. 3
- KabeltrommelnAnz. 3
- WerkzeugkofferAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 10
- SchreibtischlampenAnz. 6
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 80
- GläserAnz. 120
- TellerAnz. 100
- GabelnAnz. 100
- MesserAnz. 100
- LöffelAnz. 100
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 4
- ServiertablettsAnz. 6
- ZangenAnz. 4
- ScherenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 3
- MesserAnz. 4
Dekoration
- TischdeckenAnz. 18
- HintergrundtücherAnz. 12
- WimpelkettenAnz. 10
- PflanzenAnz. 12
- WegweiserAnz. 12
- NamensschildhalterAnz. 30
- KlemmbretterAnz. 20
- AbsperrpfostenAnz. 12
- AbsperrbandAnz. 4
- PinnwändeAnz. 6
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- Handfeger und KehrblechAnz. 3
- WischmopsAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Beginne mindestens 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und den ersten Kontakten zu teilnehmenden Organisationen. Gib Ausstellern eine verbindliche Anmeldefrist von etwa 6 Wochen vor der Messe, damit die Standaufteilung nicht ständig neu erstellt werden muss.
- Plane Standflächen nicht nur nach Tischgröße. Rechne Wege, Prospektständer, Kleiderständer und Präsentationsbildschirme mit ein und lasse zwischen den Ständen ausreichend Platz für Besuchergruppen und Kabel.
- Verschicke Einladungen und Messeinformationen spätestens 4 Wochen vorher. Parkhinweise, Anreise, Öffnungszeit und Hinweise zur Registrierung werden häufig vergessen und verursachen am Eingang unnötige Rückfragen.
- Teste Laptops, Tablets, Drucker, Präsentationsbildschirm, Lautsprecher und Ladestationen 1 bis 2 Tage vor dem Aufbau. Prüfe dabei auch Verlängerungskabel, Kabeltrommeln und Steckdosen an jedem Stand, nicht nur die Technik am Registrierungstresen.
- Bereite Namensschilder, Ausstellerliste und Wegweiser am Vortag vollständig vor. Stelle Registrierungstheke, Tische und Stühle zuerst auf und baue danach die Ausstellerstände auf; so bleiben Laufwege und Beschilderung sichtbar.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Mobilitätsmesse organisieren?
- Starte idealerweise 12 Wochen vor dem Termin. Für die letzten 2 Wochen sollten nur noch Bestätigungen, Drucksachen, Techniktests und der Aufbau offen sein.
- Wann sollte die Anmeldung für eine Mobilitätsmesse schließen?
- Schließe die Anmeldung etwa 6 Wochen vor der Messe. So bleiben rund 4 Wochen für Standplätze, Ausstellerliste, Namensschilder und die Erfassung von Ernährungswünschen.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Mobilitätsmesse?
- Plane für Möbel, Registrierung, Beschilderung und Ausstellerstände mindestens 3 bis 4 Stunden ein. Der Techniktest sollte vorher stattfinden und nicht erst während des Aufbaus beginnen.
- Wann verschickt man die Informationen zur Mobilitätsmesse?
- Sende die wichtigsten Besucherinformationen spätestens 4 Wochen vorher und erinnere 7 Tage vor dem Termin noch einmal daran. Parkmöglichkeiten und Anreise gehören in beide Nachrichten.
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