Organiser un salon de l’hôtellerie-restauration, étape par étape

Un salon professionnel se prépare d’abord sur le papier : date, horaires, lieu et plan des stands doivent être fixés avant de lancer les invitations. Ensuite, coordonnez les exposants, les visiteurs, le catering et les besoins techniques dans un même calendrier. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les quantités, les livraisons et les badges. Ce déroulé vous aide à éviter les oublis qui bloquent l’installation ou l’accueil le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Créer le plan du salon
2 personnes
4
Inviter les exposants
2 personnes
5
Envoyer les invitations aux visiteurs
2 personnes
6
Ouvrir les inscriptions en ligne
7
Publier le programme du salon
8
Confirmer les prestations de catering
2 personnes
9
Confirmer la disposition des stands
2 personnes
10
Envoyer les informations aux exposants
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Envoyer les infos de parking
14
Collecter les informations des badges
2 personnes
15
Planifier les livraisons avec les exposants
2 personnes
16
Passer la commande d'impression
17
Vérifier le matériel technique
2 personnes
18
Établir le planning du personnel
2 personnes
19
Confirmer les quantités finales
20
Commander les courses
2 personnes
21
Trier les badges et les bracelets
2 personnes
22
Récupérer les courses
2 personnes
23
Contrôler les produits réfrigérés
2 personnes
24
Préparer les impressions et les badges
2 personnes
25
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
26
Libérer l’espace d’accueil
2 personnes
27
Marquer les emplacements avec du ruban
3 personnes
28
Installer les tables et les chaises
4 personnes
29
Monter les stands des exposants
6 personnes
30
Installer les points d’alimentation et les câbles
3 personnes
31
Installer l’éclairage
2 personnes
32
Installer le comptoir d’inscription
3 personnes
33
Installer la signalétique
2 personnes
34
Aménager l’espace de présentation
3 personnes
35
Aménager les points café
3 personnes
36
Mettre en place le buffet et le bar
4 personnes
37
Préparer les en-cas
5 personnes
38
Mettre les boissons au frais
2 personnes
39
Étiqueter séparément les repas spéciaux
2 personnes
40
Tester le comptoir des badges
2 personnes
41
Vérifier la sécurité incendie
2 personnes
42
Effectuer le nettoyage final
3 personnes

Événement

43
Accueillir les exposants
3 personnes
44
Tenir le bureau d’inscription
3 personnes
45
Accueillir les visiteurs
3 personnes
46
Distribuer les badges
2 personnes
47
Guider les exposants vers les stands
2 personnes
48
Servir le café et le thé
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
4 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
51
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Vérifier les toilettes
2 personnes
54
Animer les présentations
2 personnes
55
Gérer la technique pendant les présentations
56
Servir les repas diététiques
2 personnes
57
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
58
Collecter les coordonnées des exposants
59
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

60
Démonter les stands des exposants
6 personnes
61
Rassembler la vaisselle et le verrerie
3 personnes
62
Emballer les aliments en toute sécurité
3 personnes
63
Éteindre l’équipement
2 personnes
64
Remettre le mobilier en place
4 personnes
65
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
66
Nettoyer le lieu
4 personnes
67
Vérifier les objets oubliés
2 personnes
68
Rapporter le matériel
3 personnes
69
Retourner les matériels de location
2 personnes
70
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
71
Archiver les données des badges
72
Enregistrer les objets trouvés
73
Partager les photos des exposants
74
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Systèmes de salonqté 20
Tablesqté 30
Chaises pliantesqté 120
Tabourets de barqté 20
Tables de buffetqté 6
Table d'inscriptionqté 2
Portantsqté 3
Poubellesqté 12
Chaises de terrasseqté 20

Vaisselle

Tasses à caféqté 150
Verres à théqté 150
Verres à eauqté 200
Verres à vinqté 150
Verres à bièreqté 150
Assiettesqté 200
Assiettes à dessertqté 150
Couvertsqté 200
Louchesqté 20
Plateaux de serviceqté 30
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 4
Réfrigérateursqté 3
Glacièresqté 6
Bacs de maintien au chaudqté 8
Plaques à inductionqté 4
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 15
Ordinateurs portablesqté 3
Écransqté 3
Projecteursqté 2
Écrans de projectionqté 2
Microphonesqté 3
Haut-parleursqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux d’officeqté 8
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Conteneurs réfrigérésqté 4
Thermomètres alimentairesqté 3
Boîtes de conservationqté 30
Papier aluminiumqté 6
Film alimentaireqté 6

Décoration

Panneaux de standqté 20
Sets de nappesqté 20
Plantesqté 20
Supports de menuqté 20
Porte-nomsqté 30
Braceletsqté 250
Badges nominatifsqté 250
Porte-badgesqté 250
Panneaux indicateursqté 20
Pupitres de programmeqté 8

Éclairage

Projecteurs LEDqté 20
Éclairage d’ambianceqté 10

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 6
Serpillièresqté 6
Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Chiffons microfibresqté 30

Catering

Courses

Conseils

Commencez par le plan du salon avant d’inviter les exposants. Prévoyez les espaces de circulation, l’accueil, le catering et les besoins électriques de chaque stand afin d’éviter de déplacer les systèmes de salon à la dernière minute.
Ouvrez les inscriptions en ligne dès que la date, les horaires et le programme sont stables. Demandez immédiatement les informations de badge, les besoins alimentaires et, si nécessaire, les informations de parking.
Donnez aux exposants une échéance de livraison clairement écrite, idéalement au moins 7 jours avant le salon. Regroupez les horaires d’arrivée, les coordonnées sur les badges et les contraintes de montage dans un seul document.
Vérifiez la technique avant le déploiement du mobilier. Testez les ordinateurs portables, écrans, rallonges et multiprises sur place, puis attribuez les prises pour les machines à café, bouilloires et équipements des stands.
Gardez la confirmation finale pour les derniers jours, pas pour le matin de l’ouverture. Contrôlez les quantités de vaisselle, boissons et produits réfrigérés, triez les badges et bracelets, puis acheminer tout le matériel sur site avec un responsable identifié.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de l’hôtellerie-restauration ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un salon avec plusieurs exposants. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, construire le plan, ouvrir les inscriptions, confirmer le catering et organiser les livraisons.
Quand faut-il inviter les exposants à un salon professionnel ?: Envoyez les premières invitations environ 8 semaines avant l’ouverture. Demandez une confirmation sous 10 à 14 jours, puis transmettez les informations pratiques et les horaires de livraison au plus tard 7 jours avant l’événement.
Quand ouvrir les inscriptions visiteurs pour un salon ?: Ouvrez les inscriptions dès que les horaires et une première version du programme sont confirmés, généralement 6 à 8 semaines avant le salon. Faites un dernier point sur les inscrits 7 jours avant l’ouverture pour préparer les badges et l’accueil.
Que faut-il vérifier la veille d’un salon de l’hôtellerie-restauration ?: La veille, contrôlez le plan des stands, le matériel technique, les badges, les livraisons et les quantités finales de catering. Vérifiez aussi les produits réfrigérés et les équipements de maintien au chaud avant leur mise en place.

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