Gastronomiemesse organisieren: der praktische Ablauf

Eine Gastronomiemesse steht und fällt mit der Reihenfolge der Vorbereitung. Lege zuerst Termin, Öffnungszeiten und Location fest, bevor du Aussteller einlädst oder Anmeldungen öffnest. Danach folgen Messeplan, Catering, Technik und Besucherkommunikation. Plane außerdem feste Fristen für Badge-Daten, Lieferungen, Endzahlen und Kühlprodukte ein – diese Punkte werden besonders häufig zu spät geklärt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
2
Location reservieren
3
Messeplan erstellen
2 Personen
4
Aussteller einladen
2 Personen
5
Besuchereinladungen verschicken
2 Personen
6
Online-Anmeldungen öffnen
7
Messeprogramm veröffentlichen
8
Catering-Absprachen bestätigen
2 Personen
9
Standaufteilung bestätigen
2 Personen
10
Ausstellerinformationen versenden
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Parkinformationen versenden
14
Badge-Daten sammeln
2 Personen
15
Lieferungen mit Ausstellern planen
2 Personen
16
Druckauftrag erteilen
17
Technische Utensilien prüfen
2 Personen
18
Personaleinsatzplan erstellen
2 Personen
19
Endzahlen bestätigen
20
Einkäufe bestellen
2 Personen
21
Badges und Armbänder sortieren
2 Personen
22
Einkäufe abholen
2 Personen
23
Kühlprodukte kontrollieren
2 Personen
24
Drucksachen und Namensschilder bereitlegen
2 Personen
25
Materialien zum Veranstaltungsort bringen
3 Personen
26
Empfangsraum freiräumen
2 Personen
27
Standplätze abkleben
3 Personen
28
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
29
Ausstellerstände aufbauen
6 Personen
30
Stromanschlüsse und Kabel verlegen
3 Personen
31
Beleuchtung anbringen
2 Personen
32
Registrierungstheke einrichten
3 Personen
33
Beschilderung anbringen
2 Personen
34
Präsentationsraum einrichten
3 Personen
35
Kaffee-Stationen einrichten
3 Personen
36
Buffet und Bar vorbereiten
4 Personen
37
Snacks vorbereiten
5 Personen
38
Getränke kalt stellen
2 Personen
39
Diätmahlzeiten separat kennzeichnen
2 Personen
40
Badge-Desk testen
2 Personen
41
Brandschutz prüfen
2 Personen
42
Abschließende Reinigung durchführen
3 Personen

Event

43
Aussteller empfangen
3 Personen
44
Anmeldetresen besetzen
3 Personen
45
Besucher begrüßen
3 Personen
46
Namensschilder ausgeben
2 Personen
47
Aussteller zu den Ständen begleiten
2 Personen
48
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
49
Snacks servieren
4 Personen
50
Getränke nachfüllen
3 Personen
51
Buffet auffüllen
3 Personen
52
Mülleimer leeren
2 Personen
53
Toiletten kontrollieren
2 Personen
54
Präsentationen betreuen
2 Personen
55
Technik bei Präsentationen bedienen
56
Diätmahlzeiten ausgeben
2 Personen
57
Besucherfragen beantworten
2 Personen
58
Kontaktdaten der Aussteller sammeln
59
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

60
Aussteller den Abbau durchführen lassen
6 Personen
61
Geschirr und Glaswaren zusammentragen
3 Personen
62
Lebensmittel sicher verpacken
3 Personen
63
Geräte ausschalten
2 Personen
64
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
65
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
66
Location reinigen
4 Personen
67
Zurückgelassene Gegenstände kontrollieren
2 Personen
68
Materialien zurückbringen
3 Personen
69
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
70
Unbenutzte Lebensmittel einlagern
2 Personen
71
Badge-Daten archivieren
72
Fundgegenstände registrieren
73
Ausstellerfotos teilen
74
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MessesystemeAnz. 20
TischeAnz. 30
KlappstühleAnz. 120
BarhockerAnz. 20
BuffetischeAnz. 6
RegistrierungstischAnz. 2
GarderobenständerAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 12
TerrassenstühleAnz. 20

Geschirr

KaffeetassenAnz. 150
TeegläserAnz. 150
WassergläserAnz. 200
WeingläserAnz. 150
BiergläserAnz. 150
TellerAnz. 200
DesserttellerAnz. 150
BestecksetsAnz. 200
ServierlöffelAnz. 20
ServierschalenAnz. 30
ServiertablettsAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 4
WasserkocherAnz. 4
KühlschränkeAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
WarmhaltebehälterAnz. 8
InduktionskochplattenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 15
LaptopsAnz. 3
BildschirmeAnz. 3
ProjektorenAnz. 2
ProjektionsleinwändeAnz. 2
MikrofoneAnz. 3
LautsprecherAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 8
KochmesserAnz. 8
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 4
KüchenzangenAnz. 12
ServierlöffelAnz. 12
KühlcontainerAnz. 4
LebensmittelthermometerAnz. 3
FrischhaltedosenAnz. 30
AluminiumfolieAnz. 6
FrischhaltefolieAnz. 6

Dekoration

StandschilderAnz. 20
TischdeckensetsAnz. 20
PflanzenAnz. 20
MenükartenständerAnz. 20
NamensschildhalterAnz. 30
ArmbänderAnz. 250
NamensschilderAnz. 250
BadgehalterAnz. 250
WegweiserAnz. 20
ProgrammständerAnz. 8

Beleuchtung

LED-SpotsAnz. 20
StimmungsbeleuchtungAnz. 10

Reinigung

PutzeimerAnz. 6
WischmopsAnz. 6
BesenAnz. 4
Handfeger und KehrblechAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12
MikrofasertücherAnz. 30

Catering

Einkäufe

Tipps

Erstelle den Messeplan, bevor du die Standaufteilung bestätigst. Berücksichtige dabei Laufwege, Registrierung, Catering, Sitzbereiche, Garderobenständer und Abfallbehälter statt nur die verfügbare Standfläche.
Öffne die Online-Anmeldung erst, wenn Öffnungszeiten, Parkinformationen und das vorläufige Messeprogramm feststehen. Verschicke die Parkhinweise spätestens 7 Tage vor dem Termin erneut.
Fordere Badge-Daten der Aussteller mindestens 14 Tage vorher an. Sortiere Badges und Armbänder nach Aussteller oder Einsatzbereich, damit die Registrierung am Veranstaltungstag nicht ins Stocken gerät.
Plane Lieferungen mit den Ausstellern in Zeitfenstern von 30 bis 60 Minuten. Prüfe besonders Kühlprodukte bei der Anlieferung und stelle Kühlschränke oder Kühlboxen vor Beginn der Aufbauzeit bereit.
Bestätige Catering-Endzahlen und Ernährungswünsche 3 bis 5 Tage vorher. Kontrolliere außerdem Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Verlängerungskabel, Bildschirme und Laptops am Vortag – fehlende Technik lässt sich vor Ort meist nur schwer ersetzen.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man eine Gastronomiemesse organisieren?: Beginne idealerweise 6 bis 9 Monate vorher mit Termin, Öffnungszeiten und Location. Für Aussteller, Besucheranmeldungen, Drucksachen und Lieferplanung brauchst du danach mehrere feste Vorläufe.
Wann sollte man Aussteller zu einer Gastronomiemesse einladen?: Lade Aussteller etwa 4 bis 6 Monate vor der Messe ein, sobald Termin, Location und ein erster Messeplan feststehen. Die endgültige Standaufteilung sollte spätestens 2 bis 3 Wochen vorher bestätigt werden.
Wie viele Tage vorher müssen Catering und Ernährungswünsche feststehen?: Bestätige Endzahlen und Ernährungswünsche 3 bis 5 Tage vor der Veranstaltung. Bestelle haltbare Einkäufe früher und kontrolliere Kühlprodukte erst bei der Abholung oder Anlieferung.
Was muss am Tag vor einer Gastronomiemesse kontrolliert werden?: Lege Drucksachen, Namensschilder, Badges und Armbänder bereit und prüfe die technische Ausstattung am Vortag. Materialien sollten ebenfalls spätestens dann zur Location gebracht werden, damit am Veranstaltungstag nur noch Aufbau und Kontrolle bleiben.

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