Cómo organizar una feria de hostelería sin perder el control

Organizar una feria de hostelería exige coordinar expositores, visitantes, catering, acreditaciones y necesidades técnicas en un orden claro. Empieza por fijar la fecha, reservar el lugar y dibujar el plano antes de enviar invitaciones. Después confirma quién participa, abre las inscripciones y recoge los datos que necesitarás para el acceso y la restauración. El día del evento, la distribución de los stands, las entregas y el material técnico suelen causar los retrasos que más se olvidan.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el horario
2 personas
2
Reservar el lugar
3
Crear el plano de la feria
2 personas
4
Invitar a los expositores
2 personas
5
Enviar invitaciones a visitantes
2 personas
6
Abrir inscripciones online
7
Publicar el programa de la feria
8
Confirmar los acuerdos de catering
2 personas
9
Confirmar la distribución del stand
2 personas
10
Enviar información a los expositores
11
Gestionar inscripciones
2 personas
12
Recoger preferencias dietéticas
13
Enviar la información de aparcamiento
14
Recopilar datos de las acreditaciones
2 personas
15
Planificar entregas con los expositores
2 personas
16
Realizar pedido de impresión
17
Comprobar el material técnico
2 personas
18
Hacer el horario del personal
2 personas
19
Confirmar los números finales de asistencia
20
Pedir la compra
2 personas
21
Clasificar acreditaciones y pulseras
2 personas
22
Recoger la compra
2 personas
23
Comprobar los productos refrigerados
2 personas
24
Preparar la impresión y las acreditaciones
2 personas
25
Llevar materiales al lugar
3 personas
26
Despejar la zona de recepción
2 personas
27
Marcar las plazas
3 personas
28
Colocar mesas y sillas
4 personas
29
Montar los stands de expositores
6 personas
30
Instalar puntos de corriente y cables
3 personas
31
Instalar la iluminación
2 personas
32
Montar el mostrador de registro
3 personas
33
Colgar señalización
2 personas
34
Preparar el espacio de presentación
3 personas
35
Montar puntos de café
3 personas
36
Preparar el buffet y la barra
4 personas
37
Preparar aperitivos
5 personas
38
Enfriar las bebidas
2 personas
39
Etiquetar por separado las comidas especiales
2 personas
40
Probar el mostrador de acreditaciones
2 personas
41
Comprobar la seguridad contra incendios
2 personas
42
Realizar la limpieza final
3 personas

Evento

43
Recibir a los expositores
3 personas
44
Atender la mesa de registro
3 personas
45
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
46
Repartir acreditaciones
2 personas
47
Guiar a los expositores a sus stands
2 personas
48
Servir café y té
3 personas
49
Servir aperitivos
4 personas
50
Rellenar las bebidas
3 personas
51
Reponer el bufé
3 personas
52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
53
Comprobar los baños
2 personas
54
Coordinar presentaciones
2 personas
55
Operar la técnica durante las presentaciones
56
Servir comidas especiales
2 personas
57
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
58
Recopilar los datos de contacto de los expositores
59
Despedir a los últimos visitantes
3 personas

Seguimiento

60
Permitir que los expositores desmonten
6 personas
61
Recoger la vajilla y la cristalería
3 personas
62
Empaquetar los alimentos de forma segura
3 personas
63
Apagar el equipo
2 personas
64
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
65
Clasificar y retirar residuos
3 personas
66
Limpiar el lugar
4 personas
67
Comprobar objetos olvidados
2 personas
68
Devolver los materiales
3 personas
69
Devolver el material alquilado
2 personas
70
Guardar la comida sin usar
2 personas
71
Archivar los datos de las acreditaciones
72
Registrar objetos perdidos
73
Compartir fotos de expositores
74
Enviar mensaje de agradecimiento

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sistemas de feriacant. 20
Mesascant. 30
Sillas plegablescant. 120
Taburetes de barcant. 20
Mesas de buffetcant. 6
Mesa de registrocant. 2
Percheroscant. 3
Papeleracant. 12
Sillas de terrazacant. 20

Vajilla

Tazas de cafécant. 150
Vasos de técant. 150
Vasos para aguacant. 200
Copas de vinocant. 150
Copas de cervezacant. 150
Platoscant. 200
Platos de postrecant. 150
Cubiertoscant. 200
Cucharonescant. 20
Bandejas de servircant. 30
Bandejas de serviciocant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 4
Teterascant. 4
Neverascant. 3
Neveras portátilescant. 6
Bandejas para mantener calientecant. 8
Placas de induccióncant. 4
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 15
Portátilescant. 3
Pantallascant. 3
Proyectorescant. 2
Pantallas de proyeccióncant. 2
Micrófonoscant. 3
Altavocescant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chefcant. 8
Cuencos para mezclarcant. 8
Jarras medidorascant. 4
Pinzas de cocinacant. 12
Cucharones de servircant. 12
Contenedores frigoríficoscant. 4
Termómetros para alimentoscant. 3
Recipientes herméticoscant. 30
Papel de aluminiocant. 6
Film transparentecant. 6

Decoración

Carteles de standcant. 20
Juegos de mantelescant. 20
Plantascant. 20
Atriles para menúcant. 20
Portatarjetas de nombrecant. 30
Pulserascant. 250
Credencialescant. 250
Portabadgescant. 250
Carteles direccionalescant. 20
Atriles para programascant. 8

Iluminación

Focos LEDcant. 20
Iluminación ambientalcant. 10

Limpieza

Cubos de limpiezacant. 6
Fregonascant. 6
Escobascant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Guantes de limpiezacant. 12
Paños de microfibracant. 30

Catering

Compras

Consejos

Cierra el plano antes de confirmar los stands. Deja definidos los espacios para registro, buffet, circulación, mesas, sillas y equipos, y envía a cada expositor su ubicación con antelación.
No esperes a la última semana para recopilar los datos de las acreditaciones. Fija una fecha límite y comprueba también las preferencias dietéticas y la información de aparcamiento de los visitantes.
Planifica las entregas con los expositores por franjas horarias. Así evitarás que varias personas lleguen a la vez con materiales y podrás comprobar que cada stand recibe lo necesario.
Confirma el catering con el número final de asistentes, no con una estimación inicial. Revisa especialmente las bebidas, la vajilla, las neveras y los productos refrigerados cuando llegue la compra.
Haz una prueba técnica antes de abrir la feria. Comprueba portátiles, pantallas, máquinas de café, placas de inducción, cables alargadores y regletas, y asigna a una persona responsable durante el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que empezar a organizar una feria de hostelería?: Empieza al menos 8 semanas antes. La reserva del lugar, el plano, las invitaciones a expositores y el pedido de impresión deben quedar encaminados durante las primeras 2 semanas.
¿Cuándo hay que cerrar el número de asistentes?: Cierra la cifra final entre 5 y 7 días antes de la feria. Ese plazo permite ajustar el catering, las acreditaciones, las pulseras, las compras y la distribución del personal.
¿Cuándo se debe enviar la información a los expositores?: Envíala como mínimo 10 días antes del evento. Incluye el plano del stand, los horarios de entrega, las indicaciones de montaje, el aparcamiento y los datos técnicos que deben aportar.
¿Qué se suele olvidar al preparar una feria de hostelería?: Lo que más se retrasa es la coordinación de entregas y la comprobación técnica. Reserva una revisión 24 horas antes y verifica cables, regletas, pantallas, refrigeración, acreditaciones y productos refrigerados.

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