Zo organiseer je een horecabeurs zonder losse eindjes
Begin een horecabeurs niet met het bestellen van drukwerk, maar met datum, openingstijden, locatie en capaciteit. Daarna bouw je de beurs op in drie stromen: exposanten, bezoekers en logistiek. Leg vroeg de plattegrond, standindeling en levermomenten vast; daar hangen catering, techniek, badges en personeelsinzet van af. In de laatste week draait het vooral om aantallen, dieetwensen, koelproducten, drukwerk en een controle op stroom, meubilair en registratie.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Plattegrond van de beurs maken
2 personen
- 4
Exposanten uitnodigen
2 personen
- 5
Bezoekersuitnodigingen versturen
2 personen
- 6
Online aanmeldingen openen
- 7
Beursprogramma publiceren
- 8
Cateringafspraken bevestigen
2 personen
- 9
Standindeling bevestigen
2 personen
- 10
Exposanteninformatie versturen
- 11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 12
Dieetwensen verzamelen
- 13
Parkeerinformatie versturen
- 14
Badgegegevens verzamelen
2 personen
- 15
Leveringen met exposanten plannen
2 personen
- 16
Drukwerkbestelling plaatsen
- 17
Technische benodigdheden controleren
2 personen
- 18
Personeelsrooster maken
2 personen
- 19
Eindstandaantallen bevestigen
- 20
Boodschappen bestellen
2 personen
- 21
Badges en polsbandjes sorteren
2 personen
- 22
Boodschappen ophalen
2 personen
- 23
Koelproducten controleren
2 personen
- 24
Drukwerk en badges klaarleggen
2 personen
- 25
Materialen naar locatie brengen
3 personen
- 26
Ontvangstruimte vrijmaken
2 personen
- 27
Standplaatsen afplakken
3 personen
- 28
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 29
Exposantenstands opbouwen
6 personen
- 30
Stroompunten en kabels leggen
3 personen
- 31
Verlichting plaatsen
2 personen
- 32
Registratiebalie inrichten
3 personen
- 33
Bewegwijzering ophangen
2 personen
- 34
Presentatieruimte inrichten
3 personen
- 35
Koffiepunten inrichten
3 personen
- 36
Buffet en bar klaarzetten
4 personen
- 37
Hapjes voorbereiden
5 personen
- 38
Dranken koud zetten
2 personen
- 39
Dieetmaaltijden apart labelen
2 personen
- 40
Badgebalie testen
2 personen
- 41
Brandveiligheid controleren
2 personen
- 42
Laatste schoonmaak uitvoeren
3 personen
Event
- 43
Exposanten ontvangen
3 personen
- 44
Registratiebalie bemannen
3 personen
- 45
Bezoekers verwelkomen
3 personen
- 46
Badges uitdelen
2 personen
- 47
Exposanten naar stands begeleiden
2 personen
- 48
Koffie en thee serveren
3 personen
- 49
Hapjes serveren
4 personen
- 50
Dranken bijvullen
3 personen
- 51
Buffet aanvullen
3 personen
- 52
Afvalbakken legen
2 personen
- 53
Toiletten controleren
2 personen
- 54
Presentaties begeleiden
2 personen
- 55
Techniek tijdens presentaties bedienen
- 56
Dieetmaaltijden uitserveren
2 personen
- 57
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
- 58
Contactgegevens van exposanten verzamelen
- 59
Laatste bezoekers uitzwaaien
3 personen
Nazorg
- 60
Exposanten laten afbouwen
6 personen
- 61
Servies en glaswerk verzamelen
3 personen
- 62
Voedsel veilig verpakken
3 personen
- 63
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 64
Meubilair terugplaatsen
4 personen
- 65
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
- 66
Locatie schoonmaken
4 personen
- 67
Achtergebleven spullen controleren
2 personen
- 68
Materialen terugbrengen
3 personen
- 69
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 70
Ongebruikte boodschappen opslaan
2 personen
- 71
Badgegegevens archiveren
- 72
Gevonden voorwerpen registreren
- 73
Exposantenfoto's delen
- 74
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Beurssystemenaantal 20
- Tafelsaantal 30
- Klapstoelenaantal 120
- Barkrukkenaantal 20
- Buffettafelsaantal 6
- Registratietafelaantal 2
- Garderoberekkenaantal 3
- Afvalbakkenaantal 12
- Terrasstoelenaantal 20
Servies
- Koffiekopjesaantal 150
- Theeglazenaantal 150
- Waterglazenaantal 200
- Wijnglazenaantal 150
- Bierglazenaantal 150
- Bordenaantal 200
- Dessertbordenaantal 150
- Besteksetsaantal 200
- Opscheplepelsaantal 20
- Serveerschalenaantal 30
- Serveertraysaantal 12
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 4
- Waterkokersaantal 4
- Koelkastenaantal 3
- Koelboxenaantal 6
- Warmhoudbakkenaantal 8
- Inductiekookplatenaantal 4
- Verlengkabelsaantal 12
- Stekkerdozenaantal 15
- Laptopsaantal 3
- Beeldschermenaantal 3
- Projectorenaantal 2
- Projectieschermenaantal 2
- Microfoonsaantal 3
- Luidsprekersaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 8
- Koksmesjesaantal 8
- Mengkommenaantal 8
- Maatbekersaantal 4
- Keukentangenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 12
- Koelcontainersaantal 4
- Voedselthermometersaantal 3
- Vershoudbakkenaantal 30
- Aluminiumfolieaantal 6
- Vershoudfolieaantal 6
Decoratie
- Standbordenaantal 20
- Tafelkleedsetsaantal 20
- Plantenaantal 20
- Menustandaardsaantal 20
- Naamkaarthoudersaantal 30
- Polsbandjesaantal 250
- Naambadgesaantal 250
- Badgehoudersaantal 250
- Pijlbordenaantal 20
- Programmastandaardsaantal 8
Verlichting
- Ledspotsaantal 20
- Sfeerverlichtingaantal 10
Schoonmaak
- Schoonmaakemmersaantal 6
- Dweilenaantal 6
- Bezemsaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Schoonmaakhandschoenenaantal 12
- Microvezeldoekenaantal 30
Catering
- Boodschappen
Tips
- Reserveer de locatie voordat je exposanten uitnodigt en teken daarna de plattegrond uit. Plan registratie, stands, catering, opslag en looproutes afzonderlijk; zo voorkom je dat leveringen of wachtrijen de entree blokkeren.
- Open online aanmelden zodra datum, openingstijden en programma vaststaan. Vraag bij de registratie meteen badgegegevens, dieetwensen en parkeerbehoefte uit, zodat je die informatie niet dagen voor de beurs opnieuw moet verzamelen.
- Bevestig de standindeling en exposanteninformatie uiterlijk enkele weken vooraf. Vermeld per exposant het toegewezen vak, opbouw- en levertijd, beschikbare tafels of beurssystemen en de technische aansluitingen.
- Plan leveringen per tijdslot en controleer techniek per stand, niet alleen centraal. Tel laptops, beeldschermen, verlengkabels en stekkerdozen vóór transport; ontbrekende aansluitingen worden op een beursdag lastig opgelost.
- Maak 2 tot 3 dagen vooraf de eindstandaantallen definitief voor catering, badges en materialen. Controleer daarna koelproducten, sorteer badges en polsbandjes en leg drukwerk klaar, zodat de registratietafel bij opening direct kan werken.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een horecabeurs organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en exposantenwerving. Open de bezoekersaanmelding ongeveer 8 tot 12 weken voor de beurs en bevestig de eindstanden uiterlijk 2 tot 3 dagen vooraf.
- Hoe deel je een horecabeurs logisch in?
- Maak eerst zones voor registratie, exposanten, catering, garderobe en opslag en teken daarna de looproute. Houd minimaal 1 duidelijke hoofdroute vrij en plan leveringen buiten de bezoekersuren.
- Wanneer verstuur je uitnodigingen voor een horecabeurs?
- Nodig exposanten ongeveer 3 tot 4 maanden vooraf uit. Verstuur bezoekersuitnodigingen 6 tot 8 weken vooraf en stuur parkeerinformatie en praktische beursgegevens uiterlijk 1 week voor opening.
- Hoeveel tijd kost de opbouw van een horecabeurs?
- Reken voor een middelgrote beurs op minimaal 4 tot 8 uur opbouw, afhankelijk van stands, techniek en catering. Laat exposanten hun levertijd per tijdslot bevestigen en plan een eindcontrole 60 tot 90 minuten voor opening.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!