Cómo organizar un mercado de interior sin perder el control

Un mercado de interior empieza mucho antes de colocar las mesas. Primero confirma la fecha y el espacio, después reúne a los expositores y cierra la distribución de los puestos. En paralelo tendrás que coordinar inscripciones, catering, pagos, señalización y residuos. El último tramo se centra en revisar el recinto, recibir entregas y montar carpas, mesas y sillas sin bloquear los accesos.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Contactar a los expositores participantes
2 personas
3
Enviar el formulario de inscripción
4
Enviar invitaciones
2 personas
5
Publicar el texto promocional
6
Gestionar inscripciones
2 personas
7
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
8
Fijar los soportes de los puestos
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Reservar el catering
11
Organizar la recogida de residuos
12
Hacer el plano
2 personas
13
Imprimir la lista de expositores
14
Imprimir la señalización
15
Preparar información para los visitantes
16
Comprobar el pronóstico del tiempo
17
Enviar la última reunión informativa a los expositores
18
Hacer la compra
2 personas
19
Reunir los materiales
2 personas
20
Llenar las neveras portátiles
2 personas
21
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
22
Inspeccionar el recinto
2 personas
23
Recibir entregas
3 personas
24
Descargar las mesas y sillas
4 personas
25
Montar las carpas
4 personas
26
Marcar los puestos
2 personas
27
Montar mesas de stand
4 personas
28
Despejar la ruta de visitantes
2 personas
29
Montar el mostrador de información
2 personas
30
Montar el punto de café
2 personas
31
Preparar la restauración
3 personas
32
Colgar la iluminación
3 personas
33
Colgar la decoración
2 personas
34
Colocar la señalización
2 personas
35
Recibir a los expositores
3 personas
36
Guiar a los expositores a sus puestos
3 personas
37
Comprobar la decoración del stand
2 personas
38
Probar la técnica y la iluminación
2 personas
39
Preparar café y té
2 personas

Evento

40
Anunciar la apertura
41
Atender el mostrador de información
2 personas
42
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
43
Señalizar el aparcamiento y la ruta de acceso
2 personas
44
Servir café y té
2 personas
45
Servir las bebidas
2 personas
46
Servir aperitivos
2 personas
47
Rellenar las bebidas
2 personas
48
Reponer el bufé
2 personas
49
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
50
Comprobar los baños
51
Apoyar a los expositores
2 personas
52
Ajustar la iluminación
53
Informar a los últimos visitantes
2 personas
54
Cerrar la venta y el acceso
2 personas

Seguimiento

55
Registrar la salida de los expositores
3 personas
56
Guardar los restos de forma segura
2 personas
57
Desmontar mesas y sillas
4 personas
58
Desmontar las carpas
4 personas
59
Retirar la iluminación
3 personas
60
Retirar la decoración
2 personas
61
Recoger la basura
3 personas
62
Lavar la vajilla
2 personas
63
Barrer y limpiar el lugar
3 personas
64
Contar y limpiar los materiales
2 personas
65
Devolver el material alquilado
2 personas
66
Gestionar las compras sobrantes
67
Registrar objetos perdidos
68
Entregar la ubicación
2 personas
69
Llamar a los expositores sobre objetos olvidados

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 18
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 40
Mesas de cervezacant. 6
Taburetes de barcant. 8
Mesas de maquillajecant. 2
Percheroscant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12
Mantelescant. 24

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Lámparas con bateríacant. 8
Micrófono de mano
Altavoz portátilcant. 2
Terminales de pagocant. 2
Estaciones de cargacant. 2

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 10
Lámparas de obracant. 6
Farolescant. 8

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Arreglos floralescant. 8
Pizarrascant. 10
Photowall
Decoración de mesacant. 12
Carteles direccionalescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 150
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Bandejas de servircant. 16
Cucharones de servircant. 12
Cucharillas de cafécant. 80

Cocina

Termoscant. 6
Filtros de cafécant. 200
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinzas de servircant. 8
Abrebotellascant. 4
Cubetas para lavarcant. 4
Paños de cocinacant. 12

Limpieza

Papeleracant. 10
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Paños de microfibracant. 20
Dispensadores de jabón de manoscant. 6

Catering

Dispensadores de bebidascant. 4
Bandejas de servircant. 12
Cartas del menúcant. 8
Porta-servilletascant. 8
Compras

Montaje

Alfombrillas para cablescant. 12
Postes separadorescant. 12
Cinta de balizamientocant. 4
Cajas de almacenajecant. 10
Cubículos de vestuariocant. 2

Oficina

Portapapelescant. 6
Bolígrafoscant. 30
Rotuladores permanentescant. 12
Cinta adhesivacant. 8
Tijerascant. 6
Grapadorascant. 3
Papel A4cant. 2
Pegatinas con nombrecant. 100
Libretas de cajacant. 6
Bandejas para cambiocant. 3
Sobrescant. 50

Seguridad

Linternascant. 4
Guantes de trabajocant. 8
Alfombrillas antideslizantescant. 6

Transporte

Carros de manocant. 2
Contenedores rodantescant. 4

Consejos

Cierra la fecha, el recinto y las condiciones de montaje antes de contactar con los expositores. Envía el formulario de inscripción con una fecha límite clara y deja varios días para corregir datos incompletos.
Haz el plano cuando conozcas los puestos confirmados. Reserva pasillos suficientemente amplios, marca entradas y salidas y comunica a cada expositor su ubicación antes del montaje.
No dejes el catering para la última semana: recoge las preferencias dietéticas durante la inscripción y confirma el pedido con varios días de margen. Calcula también dónde estarán las máquinas de café, las teteras y las neveras portátiles.
Prepara por separado la información para visitantes y la de los expositores. Imprime la lista de expositores, los carteles direccionales y el plano antes del día del mercado, y envía la última reunión informativa con horarios de llegada y descarga.
Haz una inspección final del recinto antes de abrir. Comprueba electricidad, cables alargadores, iluminación, terminales de pago, cambio en caja, residuos y el pronóstico del tiempo, aunque el mercado sea en interior.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de interior?: Empieza al menos 8 semanas antes para confirmar el recinto, contactar con expositores y abrir las inscripciones. Reserva las últimas 2 semanas para cerrar el plano, imprimir la señalización y confirmar entregas.
¿Cuándo se debe hacer el plano de los puestos?: Haz un primer borrador cuando tengas las primeras inscripciones y ciérralo entre 7 y 10 días antes del mercado. Así puedes asignar espacios, fijar los soportes y avisar de cambios antes del montaje.
¿Qué hay que preparar el día anterior?: Deja listas las cajas de materiales, la señalización, la lista de expositores, el cambio y los equipos de pago. También conviene llenar las neveras portátiles y comprobar cables, regletas y lámparas al menos 12 horas antes.
¿A qué hora deben llegar los expositores?: Define una franja de montaje de 2 a 3 horas antes de la apertura y asigna horarios escalonados si hay muchas entregas. Indica por escrito dónde descargar para evitar que las mesas, sillas y carpas bloqueen la entrada.

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