Comment organiser un salon de l’automobile sans perdre le fil

Un salon de l’automobile se prépare dans un ordre précis : d’abord la date, les horaires et les exposants, puis les inscriptions, le plan des stands et la circulation des voitures. Les informations techniques de chaque véhicule doivent arriver assez tôt pour attribuer les emplacements correctement. Gardez ensuite une semaine dédiée aux confirmations, aux badges, aux panneaux et au catering. Le jour J, l’accueil, le stationnement et l’arrivée des voitures doivent être réglés avant l’ouverture au public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires du salon
2
Établir la liste des exposants
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Publier le formulaire d'inscription
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer les exposants
2 personnes
8
Collecter les informations sur les voitures
2 personnes
9
Préparer le plan du stand
2 personnes
10
Attribuer les numéros de stand
11
Envoyer les instructions de montage
12
Établir le plan de stationnement
13
Concevoir la signalétique
14
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
15
Imprimer les panneaux d’information
16
Trier les bracelets et les billets
2 personnes
17
Commander le catering
18
Faire les courses
2 personnes
19
Confirmer l'heure d'arrivée des voitures
20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
21
Préparer la table d'inscription
2 personnes
22
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
23
Marquer les emplacements des stands
3 personnes
24
Installer les tables
3 personnes
25
Installer les chaises
3 personnes
26
Installer les parois des stands
4 personnes
27
Brancher l’éclairage
2 personnes
28
Ranger les rallonges
2 personnes
29
Installer les panneaux d’information
2 personnes
30
Installer la signalisation
2 personnes
31
Accueillir les exposants
3 personnes
32
Guider les voitures vers les stands
4 personnes
33
Placer les voitures sur les stands
4 personnes
34
Verrouiller les voitures en toute sécurité
2 personnes
35
Mettre à jour les informations sur la voiture
2 personnes
36
Préparer les brochures par stand
2 personnes
37
Mettre en place le point café
2 personnes
38
Préparer les en-cas
2 personnes
39
Effectuer le test d’éclairage
2 personnes
40
Vérifier les toilettes
41
Vérifier l’entrée et l’itinéraire
2 personnes

Événement

42
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
43
Accueillir les visiteurs
2 personnes
44
Distribuer le programme
2 personnes
45
Répondre aux questions de l’itinéraire
2 personnes
46
Aider les exposants
2 personnes
47
Servir le café et le thé
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Nettoyer les tables entre-temps
2 personnes
52
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
53
Vérifier l'éclairage en cours de route
54
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
55
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

56
Ranger les boissons et les amuse-bouches
3 personnes
57
Rassembler le matériel promotionnel
3 personnes
58
Guider les voitures des stands
4 personnes
59
Démonter les parois du stand
4 personnes
60
Empiler les tables et les chaises
3 personnes
61
Retirer l’éclairage et les câbles
2 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Faire la vaisselle
2 personnes
64
Balayer les sols
2 personnes
65
Nettoyer les sols
2 personnes
66
Nettoyer les toilettes
2 personnes
67
Rassembler les objets trouvés
68
Inventorier le matériel
2 personnes
69
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
70
Stocker les restes au frais
71
Remettre en place le matériel du lieu
2 personnes
72
Informer les exposants du départ
73
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables d'expositionqté 12
Chaises pliantesqté 40
Bureaux d’inscriptionqté 2
Tabourets de barqté 6
Panneaux de standqté 12
Poteaux de balisageqté 24
Ruban de balisageqté 6
Nappes de tableqté 12
Panneaux de stationnementqté 10
Tapis de solqté 12

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Tablettesqté 3
Terminaux de paiementqté 2
Imprimante d'étiquettes
Imprimante
Antivols pour ordinateur portableqté 2
Chargeurs mobilesqté 6
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Projecteurs LEDqté 8
Mégaphone à main
Talkies-walkiesqté 6
Glacièresqté 4
Thermosqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Microphones de tableqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Cuillères à caféqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 12
Cuillères à caféqté 12

Décoration

Banderoles de salonqté 6
Drapeauxqté 12
Décoration de tableqté 12
Supports pour panneaux de standqté 12
Porte-nomsqté 30
Guirlandes lumineusesqté 4

Catering

Caféqté 2
Thé
Courses

Papeterie

Brochures du programmeqté 150
Cartes des standsqté 12
Badges nominatifsqté 30
Billets d'entréeqté 200
Badges des exposantsqté 30
Panneaux indicateursqté 20
Fiches autoqté 20
Enveloppesqté 100
Étiquettes adhésivesqté 200

Nettoyage

Poubellesqté 12
Poubelles pour les standsqté 12
Aspirateur
Balaisqté 3
Balayette et pelleqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses de toilettesqté 4
Gants en caoutchoucqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pinces de serviceqté 6
Plaques de refroidissementqté 6
Carafes d’eauqté 8
Distributeurs de boissonsqté 4
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 3
Bacs de stockageqté 12
Pains de glaceqté 24

Sécurité

Passe-câblesqté 12
Panneaux d'avertissementqté 8
Gants de travailqté 12
Lampes de pocheqté 4
Extincteursqté 4

Autre

Boîtes à outilsqté 2
Serre-câblesqté 100
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 3
Agrafesqté 6
Presse-papiersqté 6
Roll-containersqté 4
Chariots de transportqté 4

Conseils

Commencez par fixer la date, les horaires et la liste des exposants, puis publiez rapidement le formulaire d’inscription. Prévoyez une date limite située au moins 10 jours avant le salon pour traiter les inscriptions et relancer les dossiers incomplets.
Demandez pour chaque voiture les informations nécessaires avant d’attribuer les stands. Finalisez le plan et les numéros des emplacements au moins 7 jours à l’avance afin d’envoyer des consignes de montage exploitables.
Séparez les flux dès la préparation : arrivée des voitures, stationnement des visiteurs et accès aux exposants. Installez les panneaux de stationnement, le balisage et les marquages au sol avant l’arrivée du premier véhicule.
Préparez l’accueil comme un poste de travail, pas comme une simple table. Gardez les badges, bracelets, billets, ordinateur, imprimante et moyens de paiement au même endroit, avec les chargeurs et rallonges testés la veille.
Ne repoussez pas les boissons et le catering au matin même. Confirmez la commande quelques jours avant, mettez les boissons au frais la veille et prévoyez les tasses, verres et assiettes en fonction du nombre attendu.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un salon de l’automobile ?: Comptez au minimum 6 à 8 semaines pour un salon avec plusieurs exposants. Ce délai permet de recueillir les inscriptions, les informations sur les voitures, les besoins alimentaires et de finaliser les stands avant l’envoi des consignes.
Quand faut-il attribuer les numéros de stand ?: Attribuez les numéros environ 7 jours avant l’événement, après avoir confirmé les exposants et leurs véhicules. Envoyez immédiatement le plan du stand et les instructions de montage pour éviter les changements de dernière minute.
Quand confirmer l’arrivée des voitures ?: Confirmez l’heure d’arrivée de chaque voiture 3 à 5 jours avant le salon. Regroupez ces horaires dans un planning d’accès afin de ne pas bloquer l’entrée ni mélanger les arrivées des exposants avec le stationnement du public.
Que préparer la veille d’un salon de l’automobile ?: La veille, testez l’ordinateur, les tablettes, l’imprimante et les terminaux de paiement, puis chargez les talkies-walkies. Installez si possible le balisage, préparez les badges et bracelets, et mettez les boissons au frais pour réduire la charge du matin.

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